Cách làm việc từ xa tốt nhất: chìa khóa dẫn đến thành công

Làm việc từ xa và làm việc kết hợp đang trở thành phương thức tiêu chuẩn cho nhiều tổ chức và được nhiều nhân viên lựa chọn. Nhưng làm thế nào để những lãnh đạo, người quản lý và nhân viên tận dụng phương thức này tốt nhất? Chúng tôi đã có câu trả lời cho bạn.

LàM VIệC Từ XA | 7 PHúT đọC

Làm việc từ xa và làm việc kết hợp đang ngày càng phổ biến. Dù một số người đã trở lại văn phòng toàn thời gian hoặc vài ngày trong tuần, nhưng cảm nhận chung đối với nhân viên văn phòng là hình thức làm việc như trước đại dịch sẽ không còn nữa.

Trên khắp thế giới, 38% công ty dự kiến nhân viên làm việc từ xa sẽ dành 2 ngày trở lên trong tuần để làm việc tại nhà sau đại dịch, so với trước đây là 22%.

Và khi ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc từ xa, người quản lý và lãnh đạo đội ngũ cần cân nhắc lại cách tốt nhất để thực hiện công việc.

Cách hỗ trợ nhân viên tuyến đầu làm việc hiệu quả hơn

Nhân viên tuyến đầu có thể mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Nhưng họ chỉ thực hiện được nếu bạn kết nối và tiếp sức cho họ. Hãy tải danh sách kiểm tra xuống để tìm hiểu cách thực hiện.

Đâu là cách tốt nhất để làm việc từ xa?

Đâu là cách tốt nhất để làm việc từ xa?

Khi nói đến cách làm việc từ xa tốt nhất, tất cả những gì cần làm là đề ra chiến lược hiệu quả để tận dụng tối đa các đội ngũ đang ở cách xa nhau. Chiến lược cần tập trung vào 4 khía cạnh chính sau:

  • Năng suất

  • Chất lượng đời sống

  • Hiệu quả

  • Mức độ kết nối

Thiết lập cách làm việc từ xa tốt nhất cho riêng bạn là chìa khóa để vận hành tổ chức một cách suôn sẻ. Nhưng những cách làm việc từ xa tốt nhất không phải là bất di bất dịch. Sau 18 tháng qua, có lẽ bạn đã nhận ra cách làm tốt nhất chính là thử nghiệm và sai sót nhiều lần cũng như lập kế hoạch hoàn hảo. Và quá trình này liên tục phát triển nhờ công nghệ tân tiến, thông tin chi tiết mới hay mức độ nhận thức cao hơn.

alttext

Những cách làm việc từ xa tốt nhất sẽ hỗ trợ nhân viên vượt qua nhiều thử thách lớn.

Từ việc lên lịch cuộc gọi hội thảo giữa các múi giờ khác nhau đến việc khuyến khích mọi người giữ tinh thần lạc quan, công tác quản lý từ xa có thể là một thử thách. Các đội ngũ làm việc từ xa có thể khó duy trì năng suất và gắn kết. Vì vậy, người quản lý sẽ phải nghĩ ra những cách mới để giữ vững tinh thần làm việc.

Tuy nhiên, mọi thứ đang tiến triển. Theo báo cáo Hiện trạng làm việc năm 2021 của Buffer1, thách thức lớn nhất đối với nhân viên làm việc từ xa đã thay đổi kể từ đầu đại dịch. Trong các năm trước, những khó khăn trong việc cộng tác và giao tiếp luôn đứng đầu danh sách, nhưng năm nay thì khác.

  • Không thể rút phích cắm thiết bị làm việc vào cuối ngày là yếu tố đứng đầu trong cuộc thăm dò ý kiến, với 27% nhân viên xem đây là khó khăn lớn nhất với họ khi làm việc từ xa

  • Cộng tác và giao tiếp vẫn còn là thử thách lớn nhất đối với 16% người tham gia khảo sát. Khi làm việc từ xa, mọi người sẽ khó nhận biết ngôn ngữ cơ thể và đặt câu hỏi nhanh cho đồng nghiệp ngay tại bàn làm việc hơn

  • Cảm giác cô đơn và biệt lập cũng là thách thức đối với 16% nhân viên làm việc từ xa. Việc chỉ ngồi tại nhà mà không nói chuyện với bất kỳ ai từ ngày này qua ngày khác sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần, đồng thời khiến mọi người đánh mất yếu tố cần thiết khi làm việc nhóm

Một thách thức quan trọng khác chính là công tác đào tạo. Làm cách nào để đào tạo nhân viên mới tuyển dụng hoặc thành viên ít kinh nghiệm khi không có ai bên cạnh để hướng dẫn họ? Bạn cần phải tìm ra giải pháp. Báo cáo của PwC cho biết 34% nhân viên chưa có kinh nghiệm có nhiều khả năng sẽ thấy mình kém năng suất hơn khi làm việc từ xa so với 23% nhân viên đã có kinh nghiệm.

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Tại sao cách làm tốt nhất lại quan trọng với hình thức làm việc từ xa?

Tại sao cách làm tốt nhất lại quan trọng với hình thức làm việc từ xa?

Đại dịch đã làm cho nhiều tổ chức tin rằng hình thức làm việc từ xa mang đến lợi thế trong việc thúc đẩy kinh doanh thành công. Sau đây là một số lợi ích khi triển khai cách làm tốt nhất cho nhân viên làm việc từ xa.

Năng suất tăng

Nhân viên làm việc từ xa sẽ có năng suất cao hơn nhờ lịch làm việc linh động hơn, không bị xao nhãng (cũng như không phải đi lại), sắp xếp công việc phù hợp với hoàn cảnh bản thân và có động lực để hoàn thành công việc nhanh hơn. Khảo sát của Gartner cho biết 36% nhân viên dành nhiều thời gian làm việc tại nhà hơn kể từ tháng 01/2020 báo cáo năng suất tăng.

Tỷ lệ giữ chân nhân viên và mức độ trung thành của nhân viên

Mức độ hạnh phúc của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc nhân viên có quyết định tìm công việc mới hay không. Lựa chọn làm việc tại nhà cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhờ đó mà mọi người có nhiều khả năng sẽ tiếp tục làm việc ở công ty hiện tại hơn. Theo McKinsey, 30% nhân viên sẽ cân nhắc thay đổi công ty nếu tổ chức của họ quay lại làm việc tại chỗ hoàn toàn sau đại dịch.

Phát triển cá nhân

Khi làm việc từ xa, nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung phát triển cá nhân và chuyên môn. Họ có thể đăng ký các khóa học online, đăng ký tham dự webinar miễn phí hoặc đọc sách điện tử để nâng cao kỹ năng. Sự phát triển cá nhân sẽ xây dựng lòng tự trọng, sự tự tin và động lực. Đây là điều tốt cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

Nhân viên có nhiều quyền tự chủ hơn

Khi tạo điều kiện để nhân viên tự do đưa ra quyết định, bạn đang trao quyền để họ tự chịu trách nhiệm về công việc của mình. Khi giao nhiều trách nhiệm và trách nhiệm giải trình hơn cho mọi người, bạn thường sẽ thấy họ nỗ lực hơn nữa để đạt kết quả tốt nhất có thể. Nghiên cứu chỉ ra rằng các tổ chức có độ tin cậy cao sẽ tăng mức độ tương tác trung bình của nhân viên thêm 76% so với những tổ chức có độ tin cậy thấp.

alttext

Cách làm việc từ xa tốt nhất. Bạn áp dụng bao nhiêu cách làm tốt nhất?

6 cách tốt nhất để làm việc từ xa hiệu quả

6 cách tốt nhất để làm việc từ xa hiệu quả

Nhân viên trực tuyến có thể vượt qua những thách thức khi không làm việc tại cùng một nơi. Hãy thực hiện 6 bí quyết chính sau đây để thành công khi làm việc từ xa.

  1. Xây dựng ranh giới giữa công việc và cuộc sống

    Làm việc từ xa có thể xóa nhòa ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn. Quan trọng là phải tách biệt 2 thế giới này và hoàn toàn nghỉ ngơi sau khi kết thúc ngày làm việc, nếu không thì bạn sẽ có nguy cơ bị kiệt sức. Lý tưởng nhất là tạo không gian làm việc sao cho bạn có thể thoải mái rời khỏi đó khi hoàn thành công việc trong ngày, để bạn không phải tiếp xúc với laptop và các thiết bị làm việc khác.

  2. Xây dựng ranh giới giữa công việc và cuộc sống

    Một trong những quy tắc vàng khi làm việc từ xa là quản lý thời gian một cách hiệu quả. Khi làm việc tại nhà, bạn có khả năng sẽ làm nhiều giờ hơn và nghỉ giải lao ít hơn.

    Ước tính thời gian để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và tự đặt ra những mục tiêu thực tế. Bạn cũng có thể dùng ứng dụng theo dõi thời gian hoặc chuông báo để luôn theo đúng tiến độ.

  3. Hãy tập trung khi đang làm việc

    Không giống như văn phòng truyền thống, sẽ không có ai quan sát bạn và không phải lúc nào đồng nghiệp cũng biết bạn đang làm gì. Hãy luôn hiện diện bằng cách nhanh chóng phản hồi tin nhắn/bình luận và thường xuyên liên hệ với đồng nghiệp.

  4. Hãy có trách nhiệm

    Khi nhân viên làm việc từ xa biết mình phải có trách nhiệm với công việc, họ sẽ tập trung hơn vào việc thực hiện tốt nhiệm vụ. Một ý tưởng là hãy để từng thành viên chia sẻ những gì họ đạt được trong tuần trước, cũng như kế hoạch cho tuần tiếp theo. Bằng cách này, bạn có thể biết những gì người khác đang làm và chịu trách nhiệm.

  5. Kết nối với đồng nghiệp

    Khi nhân viên không cùng chung một không gian làm việc, bạn cần nỗ lực hơn nữa để đảm bảo họ cảm thấy được kết nối và có những "khoảnh khắc chuyện phiếm''.

    Việc tìm hiểu đồng nghiệp ở những khía cạnh ngoài công việc sẽ tạo điều kiện để bạn xây dựng sự gắn bó mật thiết hơn. Hãy kết nối với cộng đồng xã hội của mình và dành thời gian cho giờ cà phê giải lao trực tuyến, cũng như các hoạt động giải trí cùng nhau.

  6. Xây dựng ranh giới giữa công việc và cuộc sống

    Không một ai mong bạn làm việc hết tốc lực cả ngày, mỗi ngày. Tuy nhiên, bạn không nên vắng mặt trong nửa ngày mà không xin phép khi có nhiều việc phải hoàn thành. Bạn phải tìm ra điều gì phù hợp nhất với mình thì mới có thể vui vẻ và thành công khi làm việc từ xa.

    Ví dụ: Có những thời điểm nào trong ngày mà bạn tập trung cao độ và có thể giải quyết nhiều nhiệm vụ khó hơn không? Hoặc một thời điểm giải lao vào lúc khác có giúp bạn giảm khả năng bị uể oải vào buổi chiều không? Hãy tìm hiểu những điều này và thực hiện theo.

5 cách tốt nhất để quản lý đội ngũ từ xa

5 cách tốt nhất để quản lý đội ngũ từ xa

Là người quản lý, bạn cần có sự cân bằng phù hợp giữa việc hiện diện trước nhân viên và không giám sát họ quá mức. Hãy làm theo những cách tốt nhất sau đây để quản lý từ xa, nhằm xây dựng lực lượng lao động hạnh phúc và năng suất cao.

Tìm hiểu chính sách làm việc từ xa của tổ chức bạn

Chính sách làm việc từ xa của tổ chức bạn sẽ tóm lược thông tin về thời gian và cách thức nhân viên làm việc tại các vị trí khác ngoài văn phòng, cũng như đi sâu vào chi tiết về tất cả các phương diện của hình thức làm việc này.

Chính sách này bao gồm các nội dung như làm việc linh hoạt, quyền pháp lý và yêu cầu bảo mật. Việc hiểu rõ chính sách sẽ hỗ trợ bạn đưa ra quyết định và trả lời các câu hỏi từ đội ngũ của mình.

Giao tiếp

Cách giao tiếp là một nhân tố quan trọng để quản lý thành công đội ngũ làm việc từ xa. Giữ liên lạc thường xuyên chứ không chỉ khi có vấn đề xảy ra.

Việc liên hệ hàng ngày có thể đơn giản chỉ là hỏi thăm sức khỏe, rồi theo dõi xem có nhiệm vụ nào gần đến thời hạn hoàn thành hoặc những công việc mọi người làm trong ngày là gì. Trong cuộc trao đổi hàng tuần, bạn nên chat video để duy trì kết nối cá nhân.

Cung cấp phần mềm chất lượng

Đảm bảo mọi người có các công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả nhất dù họ ở đâu. Chọn phần mềm dễ sử dụng để mọi người trong đội ngũ có thể chia sẻ nguồn lực, bình luận và cùng làm việc trên nhiều tài liệu tại một nơi.

Báo cáo Xu hướng vốn nhân lực toàn cầu của Deloitte năm 2021 cho thấy các lãnh đạo doanh nghiệp xem việc triển khai nền tảng cộng tác kỹ thuật số là nhân tố quan trọng nhất để hình thức làm việc từ xa trở nên bền vững trong các tổ chức.

Cung cấp cơ hội đào tạo

Thế nhưng phần mềm không phải là tất cả. Yếu tố con người cũng rất quan trọng. Nhân viên làm việc từ xa vẫn cần được đào tạo như khi họ ở trong môi trường văn phòng. Vì vậy, đừng để cơ hội phát triển giảm xuống chỉ vì họ phải làm việc online.

Hãy đầu tư vào các nguồn lực học trực tuyến để nhân viên làm việc từ xa có thể truy cập ở bất cứ nơi đâu. Nguồn lực này bao gồm thư viện kỹ thuật số, quyền truy cập các nền tảng học trực tuyến, webinar định kỳ, buổi đào tạo trong thời gian nghỉ trưa.

Ghi nhận sự thành công

Khi làm việc từ xa, mọi người có thể cảm thấy không được chú ý hoặc bị đánh giá thấp. Vì vậy, quan trọng là phải xây dựng văn hóa làm việc tích cực để thành viên trong đội ngũ cảm thấy được công nhận. Một chương trình công nhận có hiệu quả sẽ truyền động lực và khiến mọi người cảm thấy họ là một phần của cộng đồng ngay cả khi làm việc một mình.

Sự công nhận không nhất thiết phải là thưởng tiền. Đó có thể là hoạt động tuyên dương công khai, cơ hội phát triển hay những đặc quyền có chi phí thấp.

Liên quan

Khám phá tất cả các tin mới nhất của Workplace trên trang Tin tức

Tìm hiểu thêm

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

1 "Hiện trạng làm việc từ xa trong năm 2020" của Buffer, năm 2021.
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Khám phá tất cả các tin mới nhất của Workplace trên trang Tin tức

Tìm hiểu thêm

Bài viết gần đây

Làm việc từ xa | 7 phút đọc

Làm việc từ xa: cách làm cho hình thức này phù hợp với bạn.

Ngày càng nhiều người trong số chúng ta đang làm việc từ xa. Trong tương lai cũng sẽ có nhiều người hơn nữa. Khám phá ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa và cách khai thác tối đa hình thức này.

Làm việc từ xa | 9 phút đọc

Ý tưởng văn phòng tại nhà tiết kiệm chi phí: bí quyết từ chuyên gia.

Khi đại dịch toàn cầu xảy ra, làm việc từ xa và làm việc kết hợp trở thành xu hướng lâu dài. Xem hướng dẫn này để xây dựng văn phòng tại nhà nhằm tối đa hóa không gian và chi phí.

Làm việc từ xa | 6 phút đọc

Lý do niềm tin là yếu tố quan trọng nhất đối với sự thành công của đội ngũ làm việc từ xa.

Khi mọi người tin tưởng lẫn nhau, đội ngũ sẽ làm việc chan hòa hơn và hiệu quả hơn. Nhưng niềm tin sẽ thay đổi như thế nào khi chúng ta làm việc từ xa?