Khi mọi người tin tưởng lẫn nhau, đội ngũ sẽ làm việc chan hòa hơn và hiệu quả hơn. Nhưng niềm tin sẽ thay đổi như thế nào khi chúng ta làm việc từ xa?

Niềm tin là yếu tố cơ bản để làm nên thành công của tổ chức. Mọi người cần biết họ có thể tin tưởng và thành viên trong đội ngũ của mình, dù họ đang làm việc ngay tại bàn bên cạnh hay từ quán cà phê cách đó hơn 800 km.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Hãy nhìn vào các con số. Khi mọi người làm việc tại tổ chức có "niềm tin cao", năng suất của họ tăng 50%, mức độ nhiệt huyết của họ tăng 106% và số ngày nghỉ ốm giảm 13%. Họ cũng thấy hạnh phúc hơn. Giảm căng thẳng, tăng sự gắn bó, thỏa mãn hơn và giảm nguy cơ kiệt sức.1 Điều này không chỉ tác động đến kết quả cuối cùng, mà còn đến cả chất lượng của sản phẩm và dịch vụ mà nhân viên tạo ra.2

Khi mọi người làm việc từ xa, hoạt động xây dựng niềm tin chỉ khác đi, chứ tầm quan trọng thì không hề thay đổi. Vậy nên trước khi lập kế hoạch xây dựng niềm tin, bạn cần hiểu mình đang cố gắng xây dựng điều gì.

Vậy thì niềm tin là gì?

Vậy thì niềm tin là gì?

Niềm tin là khả năng tin vào năng lực của mọi người, tin tưởng lẫn nhau rằng chúng ta sẽ làm như đã nói và tin tưởng mọi người sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình. Niềm tin liên quan đến mối quan hệ và tình bạn. Nếu không có những điều này, niềm tin không thể phát triển. Và sau đó, chúng ta cần chú ý đến cách niềm tin lan tỏa tại nơi làm việc - giữa người quản lý với nhân viên và giữa thành viên trong đội ngũ với nhau.

Khảo sát nhân viên về Chỉ số tin tưởng (Trust Index Employee Survey©) của Great Place To Work® đánh giá văn hóa công sở từ góc nhìn của nhân viên. Chỉ số này phân tích cả mức độ tin tưởng giữa đội ngũ quản lý và nhân viên, lẫn tình đồng đội giữa đồng nghiệp với nhau. Theo chỉ số này, niềm tin gồm 3 yếu tố sau: uy tín, sự tôn trọng và công bằng. Để uy tín tăng lên, nhân viên cần thấy được người quản lý có năng lực và đáng tin cậy. Sự tôn trọng là hành động hỗ trợ, cộng tác và thể hiện sự quan tâm, còn sự công bằng phụ thuộc vào tính vô tư, không thiên vị và công chính.

Niềm tin gồm 3 yếu tố sau: uy tín, sự tôn trọng và công bằng. Để uy tín tăng lên, nhân viên cần thấy được người quản lý có năng lực và đáng tin cậy.

“Niềm tin gồm 3 yếu tố sau: uy tín, sự tôn trọng và công bằng. Để uy tín tăng lên, nhân viên cần thấy được người quản lý có năng lực và đáng tin cậy.”

Sau đó, chúng ta có cả khái niệm niềm tin nhận thức và niềm tin cảm xúc. Niềm tin cảm xúc liên quan đến cảm nhận của mọi người về khả năng hoàn thành công việc của người lãnh đạo. Loại niềm tin này không phụ thuộc vào cảm xúc mà vào cách các cá nhân đánh giá chỗ đứng của ai đó trong thế giới này, dựa trên kỹ năng và trình độ.

Niềm tin cảm xúc mang tính con người và hoàn toàn phụ thuộc vào sự đồng cảm cùng mối quan hệ. Theo Investors in People - một tổ chức cấp chứng nhận cho các công ty quản lý con người hiệu quả tại Vương quốc Anh, người lãnh đạo hiệu quả cần cả 2 loại niềm tin này. Nhưng những người khác nhau sẽ đánh giá 2 loại niềm tin này khác nhau. Nếu bạn rất tham vọng, bạn sẽ dễ liên hệ với niềm tin nhận thức hơn. Nếu bạn thiên về trí thông minh cảm xúc hơn, bạn sẽ coi trọng niềm tin cảm xúc hơn.

2 nhà nghiên cứu Reina và Reina sau đó đã chia niềm tin thành 3 loại. Niềm tin khế ước là hiểu biết giữa mọi người rằng họ sẽ làm những điều mình nói. Niềm tin này liên quan đến việc có mục tiêu, vai trò và trách nhiệm rõ ràng.

Niềm tin năng lực thể hiện sự tin tưởng đối với khả năng của nhau - để làm việc hiệu quả, người quản lý cần giao nhiệm vụ, còn nhân viên cần cảm thấy thoải mái chia sẻ kiến thức của họ.

Tiếp theo, chúng ta có niềm tin giao tiếp được tạo ra bằng cách nói lên sự thật, sẵn sàng chia sẻ thông tin và khiến mọi người cảm thấy an toàn khi đặt câu hỏi cũng như đặt ra vấn đề. Những loại niềm tin này đều có thể bị phá vỡ, nhưng một trong những năng lực cốt lõi của đội ngũ quản lý hiệu quả là xây dựng lại được niềm tin.

Bạn không cần bám lấy bất kỳ tư tưởng về niềm tin nào. Tất cả các mô hình đều có ích và đều quay về một số yếu tố chính là: Sự uy tín, Mối quan hệ và Hoạt động giao tiếp. Nhưng làm cách nào để truyền tải và nuôi dưỡng các yếu tố này khi mọi người không làm việc tại cùng một nơi?

Niềm tin trong thế giới làm việc từ xa

Niềm tin trong thế giới làm việc từ xa

Ngay cả những người ủng hộ nhiệt thành nhất cho hình thức làm việc từ xa cũng thừa nhận rằng việc dành được và duy trì niềm tin trong các đội ngũ phân tán trở nên khó khăn hơn. Điều này có hại cho cả công ty và nhân viên. 57% nhân viên marketing tại các tập đoàn lớn cho biết việc quản lý hiệu quả là vấn đề khi làm việc từ xa lâu dài.

Mặt khác, những người quản lý nhiều lần bày tỏ sự lo ngại về năng suất và sự gắn bó của nhân viên làm việc từ xa trong thời kỳ virus corona bùng phát. Không ai muốn cảm thấy không chắc chắn liệu nhân viên có đang làm việc như mong đợi không, khi mà họ đang không có mặt tại văn phòng. Nhưng ngược lại, cũng không ai muốn nghĩ rằng người quản lý đang theo dõi mình sát sao vì không tin tưởng. Thật dễ thấy đội ngũ làm việc từ xa tan rã nhanh chóng như thế nào nếu mọi người không thể giải quyết các vấn đề này.

Hoạt động xây dựng niềm tin trong đội ngũ tại văn phòng không hề dễ dàng. Nhưng khi mọi người cùng làm việc ở một nơi, niềm tin có thể tự nhiên phát triển, nhất là giữa thành viên trong đội ngũ. Những lần trò chuyện bên máy pha cà phê, cùng nhau ăn trưa, thư giãn khi đi nhậu sau một tuần làm việc đều là các hoạt động tương tác để mọi người hiểu thêm về nhau. Ngoài ra, nhân viên thấy được, ở khoảng cách gần, cách người quản lý làm việc và tương tác với nhân viên. Từ đó, họ dần tin tưởng năng lực của người quản lý hơn.

Đây là những điều chúng ta không có trong một thế giới mà thành viên trong đội ngũ có thể cách xa nhau hàng trăm kilômét hoặc thậm chí ở múi giờ khác nhau. Và có thể đội ngũ còn chưa bao giờ gặp mặt trực tiếp người quản lý của mình, cũng như chưa từng thấy họ tương tác với ai khác ngoài chính mình.

Vậy nên nếu như nói rằng bạn không thể giao phó niềm tin của đội ngũ tại văn phòng cho vận may thì bạn cũng không thể làm vậy với đội ngũ làm việc từ xa vốn hầu như không có sự tương tác tự nhiên nào. Bạn hoàn toàn có thể xây dựng niềm tin nhưng sẽ cần cố gắng rất nhiều và theo một cách có ý thức. Hãy xem các tổ chức làm điều này như thế nào.

Cách xây dựng niềm tin với đội ngũ làm việc từ xa

Cách xây dựng niềm tin với đội ngũ làm việc từ xa

Tạo tuyên bố nhiệm vụ của đội ngũ
Tạo tuyên bố nhiệm vụ của đội ngũ

Hãy xây dựng tuyên bố nhiệm vụ để đặt ra mục tiêu và cách làm việc, sau đó chia sẻ với mọi người. Bạn có thể trò chuyện với từng thành viên trong nhóm về phong cách làm việc của họ để soạn thảo tuyên bố này. Đây là cơ hội để bạn tìm hiểu về đội ngũ của mình, thể hiện rằng bạn coi trọng sự đóng góp của họ, cũng như để mọi người đạt được sự đồng thuận. Nhờ đó, tất cả đều biết chúng ta kỳ vọng điều gì ở nhau.

Nêu rõ kỳ vọng
Nêu rõ kỳ vọng

Không nên có chỗ cho sự mập mờ trong đội ngũ làm việc từ xa. Mọi người không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình nếu họ không biết nhiệm vụ đó là gì. Người quản lý cần xác định khối lượng công việc phù hợp với mọi người và nêu rõ kỳ vọng của mình. Tất cả nhân viên sẽ cảm thấy tự tin khi biết mình cần làm gì và có bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Nhưng hãy đảm bảo mọi người biết là họ có thể lên tiếng nếu gặp vấn đề.

Đáp ứng nhu cầu của đội ngũ
Đáp ứng nhu cầu của đội ngũ

Hãy nắm được những trang thiết bị mà mọi người cần để thực hiện công việc và đảm bảo họ có trang thiết bị ấy. Nếu bạn không chắc chắn, hãy hỏi nhân viên. Hãy hỏi han thường xuyên để đảm bảo mọi người có những thứ họ cần và phản hồi yêu cầu của họ nhanh chóng.

Kết nối thành viên trong đội ngũ làm việc từ xa
Kết nối thành viên trong đội ngũ làm việc từ xa

Đội ngũ của bạn không thể đi tới bàn làm việc để chào nhau nên hãy cố gắng kết nối họ. Hãy sắp xếp để những người có kỹ năng bổ trợ cho nhau hợp tác với nhau, đồng thời ghi nhận những điểm mạnh đó để thể hiện rằng bạn hiểu và tin tưởng đội ngũ của mình. Thiết lập nhóm dự án, cũng như tổ chức các cuộc họp đội ngũ và nhóm nhỏ thường xuyên hơn so với khi làm việc tại văn phòng. Bạn nên tổ chức cuộc hội thảo video cho cả đội ngũ ít nhất 1 lần/tuần.

Đừng chỉ nói về công việc
Đừng chỉ nói về công việc

Tình bạn rất quan trọng. 63% những phụ nữ hoàn toàn đồng ý rằng họ có bạn tốt nhất tại nơi làm việc thường sẽ gắn bó với công việc nhiều gấp 2 lần những người không hoàn toàn đồng ý. Để trợ giúp mọi người kết bạn, hãy thiết lập nhóm chat và tổ chức các buổi họp mặt từ xa vui vẻ với các hoạt động như giải câu đố, cuộc thi hay chỉ đơn giản là các cuộc trò chuyện sau khi hết tuần làm việc. Nhờ đó, mọi người có thể hiểu nhau trong môi trường ít nghiêm túc hơn.

Ghi nhận thành tích
Ghi nhận thành tích

Sự ghi nhận có ảnh hưởng lớn nhất đến niềm tin nếu xảy ra ngay lập tức sau khi ai đó đạt được mục tiêu và khi được công khai. Hãy sử dụng kênh chat của bạn để chúc mừng thành viên trong đội ngũ khi họ đạt được điều gì đó để mọi người biết thành viên đó đã làm tốt như thế nào. Khuyến khích mọi người đề cử đồng nghiệp nên được ghi nhận và tặng phần thưởng như thẻ quà tặng để nhân viên thấy họ được trân trọng.

Công nhận sự khác biệt
Công nhận sự khác biệt

Khi tương tác từ xa, mọi người sẽ nỗ lực nhiều hơn để người khác hiểu mình. Bạn không nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể trong đoạn chat trực tuyến hay cuộc gọi điện thoại. Các nhà nghiên cứu cho biết ngay cả hội nghị qua video cũng tạo thêm "gánh nặng nhận thức" cho người tham gia, nghĩa là họ không thể xử lý thông tin theo cách giống như trong cuộc họp trực tiếp. Người quản lý của các đội ngũ làm việc từ xa không thể thay đổi điều này. Nhưng bạn cần tìm cách cân bằng điều này qua việc đặt ra câu hỏi mở để tìm hiểu về suy nghĩ hoặc cảm xúc của người khác. Hãy khuyến khích mọi người hỏi bạn những câu tương tự và chuẩn bị để sẵn sàng trả lời trung thực và cởi mở.

Bạn muốn cải thiện cuộc gọi video tiếp theo của mình? Đọc hướng dẫn tổ chức cuộc họp qua mạng cho đội ngũ của chúng tôi.

Trả lời tin nhắn
Trả lời tin nhắn

Nghiên cứu cho thấy rằng hoạt động giao tiếp kịp thời, dự đoán được rất quan trọng khi làm việc theo nhóm từ xa. Mọi người không thể dựa vào bàn để hỏi nhanh một việc nào đó nên hãy cố gắng trả lời tin nhắn đều đặn và trong thời gian hợp lý. Nếu câu hỏi không gấp và bạn đang bận, hãy báo cho người hỏi biết là bạn sẽ trả lời họ sau. Đừng để họ phải thắc mắc liệu bạn có nhận được tin nhắn của họ không.

Trao nhiều quyền kiểm soát hơn cho nhân viên
Trao nhiều quyền kiểm soát hơn cho nhân viên

Nhân viên rất coi trọng hình thức làm việc linh hoạt - 71% nhân viên nói rằng yếu tố này hấp dẫn họ. Quá trình chuyển sang làm việc từ xa cho bạn cơ hội cung cấp hình thức làm việc linh hoạt như một lợi ích.3 Bạn có thể đặt ra một số thời gian quan trọng mà mọi người phải có mặt, nhưng sẽ cho nhân viên lựa chọn thời điểm họ hoàn tất công việc của mình. Điều này cho thấy bạn tin tưởng giao cho nhân viên phần nào quyền quản lý khối lượng công việc của họ, cũng như thể hiện là họ có thể tin rằng bạn sẽ quản lý linh hoạt, đồng thời coi trọng sự cân bằng giữa đời sống và công việc của họ.

Kiềm chế thôi thúc quản lý sát sao
Kiềm chế thôi thúc quản lý sát sao

Hãy học cách từ bỏ. Khi quản lý đội ngũ từ xa, bạn cần giao nhiệm vụ giống như khi quản lý đội ngũ tại văn phòng. Nếu nhân viên cảm thấy bạn luôn giám sát họ chặt chẽ, họ có thể nhận được tín hiệu sai lầm và không còn tin tưởng bạn. Hãy cho mọi người nhiều cơ hội để thảo luận về dự án của họ với bạn, rồi đưa ra ý kiến đóng góp trung thực, rõ ràng.

Cởi mở
Cởi mở

Văn hóa làm việc từ xa có tính tin tưởng và cộng tác đảm bảo mọi người sẽ chia sẻ ý tưởng cũng như ý kiến. Hãy hỏi mọi người về suy nghĩ của họ và lắng nghe một cách tôn trọng. Bạn cũng cần định hướng bằng cách nói thật và minh bạch. Đúng là mọi người cần thêm các cuộc họp đội ngũ và họp cá nhân vào lịch nhưng đừng lên lịch cho mọi thứ. Hãy mở rộng cánh cửa ảo của bạn để mọi người thoải mái gửi tin nhắn hoặc gọi video cho bạn khi cần.

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Có thể bạn quan tâm

Có thể bạn quan tâm

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Làm việc từ xa | Thời gian đọc: 7 phút

Làm việc từ xa: Lợi ích và thách thức

Ngày càng nhiều người trong chúng ta đang và sẽ làm việc từ xa. Khám phá ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa và cách khai thác tối đa mô hình này.

Làm việc từ xa | Thời gian đọc: 7 phút

9 bí quyết để nhân viên làm việc từ xa cảm thấy hòa nhập

Việc gắn kết lực lượng lao động từ xa có thể là một thách thức, nhưng có những cách đã được thử nghiệm và đáng tin cậy để thực hiện. 9 bí quyết cần thiết này sẽ hỗ trợ bạn gắn kết với nhân viên làm việc từ xa.

Làm việc từ xa | Thời gian đọc: 9 phút

Ý tưởng văn phòng tại nhà tiết kiệm chi phí

Học hỏi từ chuyên gia - cách thiết lập văn phòng tại nhà lý tưởng tiết kiệm chi phí và những điểm quan trọng để tạo không gian làm việc tại nhà hiệu quả.