Bí quyết hàng đầu để tăng năng suất

Dưới đây là 25 cách để nâng cao năng suất chung, ngăn tình trạng sử dụng email làm tiêu tốn thời gian của bạn và tận dụng tối đa các công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất.

NăNG SUấT | THờI GIAN đọC: 9 PHúT
productivity tips - Workplace from Meta
10 bí quyết hàng đầu để cải thiện năng suất cho bạn và đội ngũ

10 bí quyết hàng đầu để cải thiện năng suất cho bạn và đội ngũ

1. Nhớ giải thích "tại sao"

Hãy đặt nhiệm vụ trong bối cảnh có thể thúc đẩy đội ngũ xử lý. Đảm bảo mọi người biết từng phần công việc sẽ tác động đến dự án như thế nào, mang lại lợi ích gì cho công ty hoặc khách hàng và có thể đóng góp vào sự phát triển cá nhân của họ ra sao. Đội ngũ của bạn càng gắn bó với nhau, họ càng háo hức bắt tay vào việc.

2. Suy nghĩ kĩ trước khi đặt lịch họp

Số liệu thống kê về thời gian lãng phí trong các cuộc họp khá đáng sợ. Sau đây chỉ là một vài số liệu: 67% nhân viên cho biết họp quá nhiều khiến họ không thể hoàn tất công việc một cách tốt nhất, trong khi 68% chuyên gia Hoa Kỳ chia sẻ rằng các cuộc họp được tổ chức kém đang lãng phí thời gian của họ. Vì vậy, trước hết, bạn đừng tổ chức cuộc họp trừ khi thực sự cần thiết. Khi tổ chức họp, đầu tiên bạn cần lên lịch, lập kế hoạch và đừng mời những người không cần có mặt. Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng mọi người rời đi khi đã nắm được danh sách các bước tiếp theo. Để biết thêm những bí quyết hay về cách làm cho cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, bạn hãy xem các chiến lược để có cuộc họp hiệu quả.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

3. Cải thiện việc quản lý thời gian

Khi sắp xếp một ngày của mình một cách hiệu quả, bạn không những có thể làm việc tốt hơn mà còn có thể làm nhẹ bớt những căng thẳng - là yếu tố làm giảm năng suất - đến từ núi công việc chồng chất. Vì vậy, khi các thành viên đội ngũ làm việc từ xa, việc quản lý thời gian hiệu quả càng trở nên quan trọng hơn. Nếu mọi người không kiểm soát giờ giấc làm việc, ranh giới có thể dễ dàng mờ đi, ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc - cuộc sống và năng suất sẽ sụt giảm đáng kể. Hãy quản lý thời gian hiệu quả bằng các kỹ thuật quản lý thời gian này.

4. Ghi nhận và khen thưởng đội ngũ của bạn

Việc khen thưởng khi một công việc được hoàn thành tốt có sự liên kết với năng suất của đội ngũ. Nhân viên chắc chắn biết về trải nghiệm này. Theo một cuộc khảo sát, 78% nhân viên nói rằng sự ghi nhận tạo động lực để họ làm việc hiệu quả hơn. Khi chuyển sang hình thức làm việc từ xa và làm việc kết hợp, sự khen thưởng và ghi nhận buộc phải thay đổi (chẳng hạn như bạn không thể đưa ai đó đi ăn trưa) nhưng chắc chắn vẫn giữ nguyên tầm quan trọng. Thông qua những nền tảng liên lạc, các tổ chức có thể ghi nhận thành tích bằng cách thông báo trong toàn đội ngũ, gửi phần thưởng như phiếu giảm giá cùng quà tặng cho nhân viên tuyến đầu và làm việc từ xa.

5. Khuyến khích nhân viên nghỉ giải lao ngắn, thường xuyên

Tình trạng thường xuyên làm quá giờ - làm việc nhiều giờ - không cải thiện năng suất. Trên thực tế, làm việc trong nhiều giờ liên tục có thể khiến bạn nhanh chóng kiệt sức. Tuy nhiên, khi thường xuyên nghỉ ngơi, rời xa bàn hoặc nơi làm việc, mọi người có thể cảm thấy sảng khoái và minh mẫn hơn. Nhờ cách này, mọi người cũng có thể tránh được các vấn đề về cơ xương khớp mà nhân viên làm việc bàn giấy dễ mắc phải, đặc biệt khi làm việc tại nhà. Các đội ngũ cũng có thể nạp lại năng lượng khi nghỉ trưa đều đặn. Bạn hãy tìm cách đưa những nội dung này vào chính sách của mình và thường xuyên nhắc nhở mọi người thực hiện.

6. Tự động khi có thể

Công nghệ chưa bao giờ hiệu quả hơn hoặc sẵn có như hiện tại - vậy tại sao lại lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ mà bạn có thể xử lý bằng trí tuệ nhân tạo hoặc phần mềm tự động hóa? Một khoản đầu tư nhỏ vào hệ thống tự động hóa hôm nay có thể giải phóng thời gian cũng như nguồn lực, tạo điều kiện cho mọi người tập trung vào các công việc thú vị, có giá trị và bổ ích hơn.

7. Phân công hiệu quả và cộng tác

Nếu công việc chưa được phân bổ đồng đều trong đội ngũ, đã đến lúc bạn phải điều chỉnh lại để tạo sự cân bằng. Đảm bảo bạn nắm được khối lượng công việc của các thành viên đội ngũ và trao quyền để họ phân công nhiệm vụ khi cần. Hãy làm gương bằng cách giao việc của bạn. Cách làm này không chỉ là phương thức tuyệt vời để cải thiện năng suất cá nhân, mà còn có thể hỗ trợ thành viên khác trong đội ngũ làm việc hiệu quả và hợp tác hơn.

8. Tổ chức check in thường xuyên với các thành viên đội ngũ

Làm việc từ xa hoặc làm việc kết hợp mang lại nhiều mặt tích cực, nhưng nhân viên có thể bắt đầu bỏ lỡ cơ hội giao lưu tại nơi làm việc sau những khoảng thời gian dài tương đối bị cô lập. May mắn thay, có nhiều cách để giữ liên lạc với thành viên đội ngũ ngay cả khi bạn không thể gặp họ trực tiếp. Hãy đặt thời gian định kỳ trong tuần để gặp mặt trao đổi thông tin riêng hoặc với cả đội ngũ. Việc tạo điều kiện để mọi người cảm thấy gắn kết có thể cải thiện năng suất của họ rất nhiều.

9. Xem xét kết quả vào cuối mỗi kỳ, sau đó đặt mục tiêu vượt kết quả đó

Cố gắng cải thiện năng suất cũng chẳng ích gì nếu bạn không biết mức năng suất hiện tại của mình. Hãy xem xét các cách đo lường kết quả đạt được và hiệu suất bằng cách theo dõi số giờ tạo ra giá trị, đồng thời nắm rõ những thách thức mà mọi người phải đối mặt trong suốt quá trình đó. Sau đó, trong chu kỳ làm việc tiếp theo, hãy cố gắng giải quyết những thách thức này và xem cách làm như vậy có cải thiện được hiệu suất hay không.

10. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch và công cụ gia tăng năng suất

Từ ứng dụng trên điện thoại thông minh đến nền tảng cộng tác trực tuyến, các công cụ lập kế hoạch và công cụ gia tăng năng suất đã tiến bộ vượt bậc. Đồng thời, với sự phát triển của mô hình làm việc từ xa và làm việc kết hợp, có khả năng các công cụ này sẽ ngày càng phổ biến. Có rất nhiều loại công cụ gia tăng năng suất phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, vậy tại sao bạn không dành chút thời gian để tìm loại phù hợp với mình?

9 bí quyết kiểm soát email

9 bí quyết kiểm soát email

Bất chấp sự gia tăng của hoạt động nhắn tin tức thời trong doanh nghiệp, email vẫn đóng vai trò rất quan trọng. Đây cũng là một trong những thách thức đáng kể nhất đối với năng suất ở môi trường làm việc hiện đại. Nhân viên văn phòng trung bình nhận được hơn 120 email mỗi ngày. Nếu mất một phút để đọc một email, họ sẽ dành khoảng hai giờ mỗi ngày chỉ để đọc hết số email đó.

Vậy chúng ta nên làm gì? Đầu tiên, hãy gửi ít email hơn (và soạn email tốt hơn). Thứ hai, xử lý email hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách mà tổ chức của bạn có thể dùng để tạo ra mô hình liên lạc hỗn hợp hiệu quả hơn và cải thiện thói quen sử dụng email.

1. Điều chỉnh kênh cho phù hợp với hoạt động trao đổi thông tin của bạn

Bạn muốn cảm ơn một thành viên đội ngũ, nhận thông tin về một dự án nội bộ hoặc chia sẻ một câu chuyện cười? Đừng gửi email. Hãy thiết lập phương thức nhắn tin tức thì và nhóm dự án để tránh tình trạng các bạn liên tục làm lộn xộn hộp thư của nhau.

2. Đặt giờ cố định trong ngày để trả lời email

Một cách xử lý là chỉ xem email vào những thời điểm đã định trong ngày - lý tưởng nhất là vào buổi sáng và sau bữa trưa. Bạn có thể để các email nhận được vào cuối ngày sang một bên và trả lời vào ngày hôm sau. Khi trả lời hàng loạt email như thế này, bạn sẽ có thêm thời gian để làm việc mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, để thực sự kiểm soát hộp thư của mình, bạn hãy thiết lập thời gian nhận email.

3. Tắt thông báo qua email khi bạn không cần

Nếu bạn biết mình phải hoàn tất một số công việc cần sự tập trung liền mạch, hãy thử tắt thông báo qua email trong vài giờ - bạn sẽ ít bị phân tâm hơn. Bạn nên đưa ra thông báo vắng mặt để mọi người biết bạn sẽ không trả lời cho đến khi bạn làm xong công việc.

4. Sắp xếp hộp thư

Chuyển email đến các hộp thư khác nhau. Cách này sẽ tách các email bạn cần trả lời (ví dụ như từ khách hàng) khỏi những email bán hàng và marketing mà bạn có thể xem khi có thời gian.

5. Viết email tốt hơn

Gửi email theo cách bạn muốn nhận email. Luôn sử dụng dòng chủ đề, viết nội dung ngắn gọn và nói rõ ngay từ đầu bạn cần mọi người làm gì.

6. Tạo thời hạn chót

Việc đặt nhiều khoảng thời gian trong ngày để trả lời email sẽ không có ích lợi gì nếu bạn thường xuyên phải làm thêm giờ. Để ngăn tình trạng này, bạn hãy đặt thời điểm giới hạn để tắt thông báo và thư giãn.

7. Đừng viết email dài

Nếu nhận thấy mình đang viết khá dài, bạn nên dùng cách dễ dàng hơn là gọi điện thoại hoặc gọi video. Bạn không chỉ gửi thông điệp của mình nhanh hơn nhiều mà người bạn đang gọi có thể trả lời ngay lập tức, từ đó tiết kiệm thời gian cho mọi người.

8. Xử lý các thông báo khẩn cấp

Khi người gửi email muốn bạn trả lời gấp, nhưng bạn cần thêm thời gian để suy nghĩ kỹ, hãy gửi email chờ và cho biết khi nào bạn sẽ liên hệ lại với họ kèm theo câu trả lời đầy đủ. Nhờ vậy, bạn sẽ có thêm thời gian.

9. Chọn lọc người liên hệ

Hãy xem tất cả các bản tin và email marketing mà bạn nhận được, sau đó hủy đăng ký những email bạn không muốn nhận nữa.

Cách sử dụng công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất hàng ngày

Cách sử dụng công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất hàng ngày

Một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để đo lường và cải thiện năng suất là sử dụng công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất hàng ngày.

Với phần mềm lập kế hoạch gia tăng năng suất, bạn có thể làm nhiều thứ hiệu quả hơn, bao gồm việc đặt ra thời hạn chót và phân công nhiệm vụ. Ngoài ra, phần mềm này cũng có thể hỗ trợ đội ngũ của bạn duy trì sự liên kết, cộng tác và tận dụng tối đa thời gian làm việc - để bạn có thể đạt được mục tiêu dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Dưới đây là một số bí quyết hàng đầu để hỗ trợ bạn tận dụng tối đa các công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất.

Công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất tốt bắt đầu với một bảng điều khiển tốt. Bảng điều khiển này sẽ hiển thị:

  • Thành viên nào trong đội ngũ đang thực hiện nhiệm vụ nào
  • Khoảng thời gian mỗi người cần dành cho một nhiệm vụ
  • Cách bạn sẽ đo lường từng nhiệm vụ
  • Ai chịu trách nhiệm kết thúc công việc
  • Những công việc nào mới trong giai đoạn lên kế hoạch, đang được đội ngũ thực hiện và đã hoàn tất

Bạn cũng nên dành một nơi để lưu trữ dữ liệu cần thiết và các file liên quan đến từng nhiệm vụ. Quan trọng nhất, mọi người trong đội ngũ của bạn đều phải có quyền truy cập vào bảng điều khiển để có cái nhìn tổng quan đầy đủ về dự án.

2. Giao việc vào cuối mỗi ngày để mọi người bắt đầu vào ngày hôm sau

Đảm bảo mọi người đều có thể nhanh chóng bắt tay vào làm. Vào cuối ngày, hãy xem tiến độ của từng nhiệm vụ trong quy trình làm việc của bạn, đồng thời giao việc cho đội ngũ để họ bắt đầu vào sáng hôm sau. Như vậy, mọi người đều có một kế hoạch rõ ràng và thiết thực.

3. Theo dõi thời gian thực hiện từng nhiệm vụ

Để đo lường năng suất, bạn cần biết mỗi người dành bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Một cách bạn có thể áp dụng là cho mọi người theo dõi thời gian của riêng họ bằng phần mềm bảng chấm công. Để cách này đạt hiệu quả, mọi người cần trung thực. Vì vậy, bạn hãy nói rõ không phải là bạn đề phòng hoặc yêu cầu họ làm việc 100% thời gian - mà chỉ muốn biết rõ thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.

4. Đảm bảo mọi người có mọi thứ cần thiết để bắt đầu

Một số công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất tạo điều kiện cho bạn đính kèm tài liệu vào mỗi nhiệm vụ đã phân công. Nhờ đó, mọi người có thể bắt đầu ngay lập tức và không bỏ lỡ thông tin quan trọng.

5. Đánh dấu từng nhiệm vụ khi làm xong

Việc đếm chính xác số nhiệm vụ mà đội ngũ của bạn đã hoàn thành và thời gian thực hiện là rất cần thiết. Nhờ phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể thấy rõ một công việc có được đội ngũ hoàn thành đúng thời hạn, lâu hơn ​​hay nhanh hơn dự kiến hay không.

Sử dụng những kiến thức bạn học hỏi được để tối ưu hóa

Khi có cái nhìn tổng quan rõ ràng về quy trình làm việc của mình, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy các cơ hội cải thiện năng suất. Sau khi khám phá nhiệm vụ nào có xu hướng kém hiệu quả nhất, bạn có thể nhận thấy các cơ hội đào tạo thêm hoặc đầu tư vào công nghệ. Bạn cũng có thể nhận ra sự thiếu sót trong khả năng lãnh đạo, chẳng hạn trong trường hợp nhân viên thường xuyên thấy không có đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Bước đầu tiên để thúc đẩy năng suất chung trong tổ chức là biết bạn cần tối ưu hóa nhiệm vụ nào.

Cách đo lường và cải thiện năng suất

Cách đo lường và cải thiện năng suất

Bạn đừng để việc đo lường và cải thiện năng suất gây khó dễ cho mình. Nếu tiếp cận vấn đề này bằng chiến lược 3 giai đoạn đơn giản, bạn sẽ thấy dễ quản lý hơn nhiều.

Đo lường năng suất

Đo lường năng suất

Bước quan trọng nhất bạn có thể thực hiện là tạo dựng hoặc mua bảng điều khiển. Như vậy, bạn có thể nhanh chóng nắm rõ bao nhiêu nhiệm vụ đang diễn ra trong đội ngũ, số giờ dành cho mỗi nhiệm vụ và - sau khi hoàn tất - mỗi công việc mang lại lợi nhuận ra sao theo số liệu đo lường so với dự báo. Khi bước sang giai đoạn tiếp theo, bạn sẽ thấy dữ liệu này thực sự thiết yếu.

Cải thiện năng suất

Cải thiện năng suất

Bảng điều khiển sẽ cho bạn thấy ngay những điểm cần cải thiện bằng cách hiển thị nơi nào nhân viên làm việc lâu hơn dự báo. Đôi khi, bạn sẽ lập tức thấy rõ yếu tố nào gây ra sự sụt giảm năng suất này, nhưng nếu không thể tìm ra câu trả lời ngay, bạn hãy đặt ra những câu hỏi sau:

  • Chúng ta có phân công đúng loại nhiệm vụ cho các thành viên trong đội ngũ không?
  • Số lượng công việc có phù hợp với số lượng thành viên trong đội ngũ không?
  • Công việc có được phân bổ đều không?
  • Công nghệ chúng ta sử dụng có hiện đại nhất và phù hợp với nhiệm vụ không? Các thành viên trong đội ngũ có nắm được cách sử dụng công nghệ này không?
  • Các thành viên trong đội ngũ có cần các khóa học đào tạo hoặc bồi dưỡng không?

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Tối ưu hóa năng suất

Tối ưu hóa năng suất

Sau khi bạn xác định được các yếu tố cần cải thiện thì cũng đừng dừng lại! Tối ưu hóa năng suất là một quá trình liên tục. Mỗi việc sửa đổi, bất kể lớn hay nhỏ đều sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Bạn hãy cập nhật các xu hướng trong ngành, chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh khi cần thiết và luôn chú ý đến công nghệ để cải thiện năng suất trong tổ chức của mình.

Có thể bạn quan tâm:

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút

Năng suất là gì và vì sao lại quan trọng?

Năng suất là một chủ đề nóng ngay cả trước những đợt đóng cửa diễn ra trên toàn cầu. Hiện tại, năng suất giữ vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Khám phá định nghĩa, cách đo lường và nâng cao năng suất sau thời kỳ đại dịch.

Năng suất | Thời gian đọc: 10 phút

Kỹ thuật quản lý thời gian

Khi cách thức và nơi làm việc tiếp tục thay đổi, việc hỗ trợ để nhân viên tuyến đầu và nhân viên làm việc từ xa luôn kết nối cũng như làm việc hiệu quả là một nhiệm vụ cần thiết. Những kỹ năng quản lý thời gian này có thể hữu ích.

Năng suất | Thời gian đọc: 7 phút

Cách cải thiện năng suất cá nhân của bạn

Năng suất cá nhân là gì và làm cách nào để cải thiện? Hãy thực hiện theo các bước đơn giản sau để đạt mục tiêu năng suất của bạn.