Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất là gì?

Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất là gì?

Dù có nhận ra hay không, chúng ta đều có hệ thống quản lý năng suất. Bạn có thể viết vào sổ trắng, dán Giấy nhớ lên tủ lạnh hoặc lưu ghi chú bằng giọng nói của mình trên điện thoại. Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất - dù ở dạng thủ công hay kỹ thuật số - đều có thể là kỹ thuật quản lý năng suất thiết yếu trong những thời điểm bất ổn.

Khi tập hợp mọi thứ ở cùng một nơi, bạn có thể giảm bớt cảm giác quá tải và tập trung hoàn tất các ưu tiên hàng đầu mà không bỏ quên mục tiêu chung. Công cụ lập kế hoạch cũng có thể có ích khi mà giờ đây nhiều đội ngũ đang làm việc từ xa và hoạt động theo dõi tiến độ dự án hay ghi nhớ cuộc họp trở nên khó khăn hơn.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Về cơ bản, công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất - còn gọi là công cụ lập kế hoạch hàng ngày hoặc công cụ tổ chức công việc cá nhân - là cách để theo dõi lịch trình, nhiệm vụ, dự án và mục tiêu của đội ngũ. Các công cụ này đã cải tiến đáng kể từ thời kỳ hoàng kim của Filofax vào những năm 1980 - giai đoạn của những tập đựng tài liệu bìa còng hợp thời, chứa lịch, danh bạ, danh sách nhiệm vụ và trang trắng để ghi chú. Ngày nay, chúng ta có hàng tá các chương trình phần mềm và ứng dụng tái tạo trải nghiệm của công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất thủ công. Bạn sẽ cần đến những công cụ có quy mô toàn tổ chức này nhằm đảm bảo đội ngũ và dự án đi đúng hướng.

Mặc dù các công cụ quản lý năng suất ngày nay hiện đại đến đâu thì công cụ lập kế hoạch trên giấy - từ sổ ghi chép theo điểm đến cuốn nhật ký đơn giản - vẫn rất phổ biến. Lý do là gì và làm cách nào để bạn bổ trợ công cụ thủ công bằng công cụ quản lý năng suất hiện đại hơn?

Bạn có biết? Công cụ lập kế hoạch hàng ngày do Gustav Grossman ra mắt lần đầu vào những năm 1930. Ông nói rằng công cụ này trợ giúp mọi người cải thiện năng suất và sống theo cách "lý trí" hơn nếu họ làm theo hướng dẫn đi kèm của ông.

Phương pháp đằng sau công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất là gì?

Phương pháp đằng sau công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất là gì?

Bất kỳ ai cũng có thể viết ra rồi gạch bỏ một vài nhiệm vụ khỏi danh sách việc phải làm. Vậy thì công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất có gì khác biệt? Câu trả lời là phương pháp này có thể trợ giúp chúng ta (nếu nghiêm túc làm theo) duy trì thói quen và đạt được mục tiêu. Để áp dụng phương pháp này, bạn cần tìm công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất phù hợp với nhu cầu của đội ngũ mình.

Có những loại công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất nào?

Có những loại công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất nào?

Bất kỳ ai muốn sắp xếp công việc trong ngày, tuần hay năm một cách hợp lý hơn đều có thể tìm ra loại công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất phù hợp với nhu cầu bản thân. Bạn nên chọn loại công cụ phù hợp với mục tiêu và ưu tiên của mình. Phiên bản chuyên sâu nhất chính là công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất hàng ngày dành cho những người cần thông tin kịp thời và dễ dàng tham chiếu để hoàn thành danh sách việc cần làm của họ. Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất hàng tuần hỗ trợ bạn xem tổng thể một tuần của mình. Còn với phiên bản hàng tháng hay hàng năm, bạn có thể theo dõi, quản lý và phát triển các mục tiêu trung hay dài hạn. Hãy đặt ra mục tiêu và chọn công cụ lập kế hoạch phù hợp.

Các câu hỏi thường gặp về công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất:

Các câu hỏi thường gặp về công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất:

Công cụ lập kế hoạch có cải thiện năng suất không?
Công cụ lập kế hoạch có cải thiện năng suất không?

Người ta đã chứng mình được rằng công cụ lập kế hoạch có thể cải thiện năng suất. Chuyên gia về năng suất Brian Tracey cho biết: "Khả năng lập kế hoạch hiệu quả trước khi hành động là thước đo năng lực tổng thể của bạn. Lập ra kế hoạch càng hiệu quả, bạn càng dễ dàng vượt qua tình trạng trì hoãn để bắt đầu rồi tiếp tục thực hiện công việc."

Không chỉ hỗ trợ bạn lập kế hoạch cho dự án và mục tiêu, công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất còn phản ánh tiến độ của cá nhân và đội ngũ, cũng như sự tiến bộ của bạn.

Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất nào thì hiệu quả nhất?
Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất nào thì hiệu quả nhất?

Đây là một đánh giá khá chủ quan. Mỗi người có cách thức quản lý năng suất riêng. Một số người lập kế hoạch cho từng chi tiết cụ thể nhất bằng cách phân chia toàn bộ nhiệm vụ thành những bước nhỏ. Trong khi đó, một số người khác thì tập trung vào mục tiêu tổng thể. Bạn nên chọn công cụ lập kế hoạch có thiết kế phù hợp với phong cách của mình hoặc đủ linh hoạt để điều chỉnh cho phù hợp.

Yếu tố đầu tiên bạn nên cân nhắc khi chọn công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất hiệu quả nhất cho đội ngũ mình chính là vì sao công cụ này lại cần thiết. Bạn cần đến công cụ này chỉ để phục vụ cho công việc hay để quản lý cả năng suất cá nhân lẫn quá trình học hỏi? Hãy nghĩ xem bạn đang cần hỗ trợ các kế hoạch hàng ngày, mục tiêu dài hạn của đội ngũ hay cả 2. Theo các chuyên gia, hãy tránh những công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất quá cố định và theo mẫu, trừ khi mọi người hoàn toàn thiếu trật tự và chưa quen quản lý thời gian theo cách như vậy.

Tổ chức có thể cần công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất có những yếu tố cụ thể như lịch hoặc danh sách nhiệm vụ. Công cụ lập kế hoạch theo hình thức thủ công lẫn kỹ thuật số đều có thể mang đến tinh thần tích cực và khích lệ bằng cách game hóa và gửi thông báo nhắc nhở, qua đó phù hợp với người hay trì hoãn. Một số công cụ lập kế hoạch hướng đến nhóm đối tượng cụ thể, còn một số khác lại tập hợp "tất tần tật" trong cùng một nơi.

Nếu một trong số những yêu cầu thiết yếu của bạn là kết nối với những người khác trong tổ chức, bạn cần công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất cụ thể. Tương tự, nếu bạn cần công cụ lập kế hoạch tương thích với phần mềm doanh nghiệp mình đang dùng, bạn có thể sẽ phải thu hẹp phạm vi lựa chọn.

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Tôi nên tìm kiếm yếu tố gì ở công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất trên giấy?
Tôi nên tìm kiếm yếu tố gì ở công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất trên giấy?

Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất trên giấy duy trì được mức độ phổ biến dù cho cả thế giới đang chuyển dịch từ công cụ thủ công sang kỹ thuật số. Ta có thể giải thích hiện tượng này bằng một số lý do chính sau. Nghiên cứu cho thấy khi viết ra danh sách việc cần làm và lịch trình trong ngày, bạn sẽ cảm thấy tận tâm hơn với các nhiệm vụ trước mắt. Ngành khoa học thần kinh cũng đồng ý với nhận định này qua kết quả nghiên cứu rằng khi viết ra mục tiêu, bạn sẽ nhiều khả năng đạt được mục tiêu đó hơn.

Hành động viết ra có thể giúp bạn ghi nhớ và gợi nhớ. Nhiều người thấy mình trở nên ngắn gọn và tập trung hơn khi viết trên giấy. Một số người sáng tạo hơn trong tổ chức có thể sẽ phát huy khả năng tốt hơn nhờ sự kích thích trực quan từ màu sắc và hình vẽ mà họ vẽ bên lề. Không có lựa chọn nào là đúng hay sai. Quan trọng là bạn tìm ra loại công cụ phù hợp với mình và đội ngũ, đồng thời mang đến kết quả tốt nhất cho tổ chức.

  • Kích thước. Bạn thích một thứ nhỏ nhắn nằm vừa túi xách hoặc túi quần hay cần công cụ to hơn để chứa đựng tất cả ý tưởng của mình?
  • Trọng lượng. Nếu thường xuyên di chuyển, bạn nên cân nhắc đến trọng lượng của công cụ lập kế hoạch
  • Dễ mang theo. Nếu di chuyển nhiều, bạn cần công cụ lập kế hoạch dễ mang theo và nằm vừa vặn trong hành lý
  • Định dạng. Một số công cụ lập kế hoạch rất linh hoạt với các trang hoặc phần mà bạn có thể thay đổi vị trí. Một số khác lại rất cố định và theo mẫu. Thông thường, bạn có thể chọn định dạng dọc hoặc ngang.
  • Có hay không có sẵn ngày. Công cụ lập kế hoạch không có sẵn ngày sẽ phù hợp nhất nếu bạn không định sử dụng công cụ này hàng ngày

Bạn có biết? Dù nổi tiếng là một cường quốc công nghệ nhưng Nhật Bản lại vô cùng yêu thích công cụ lập kế hoạch bằng giấy ở mọi hình dạng và kích thước. Ví dụ: sổ ghi chép theo điểm - hệ thống tổ chức cá nhân sử dụng biểu tượng để sắp xếp thông tin.

Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất kỹ thuật số hiệu quả như thế nào?
Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất kỹ thuật số hiệu quả như thế nào?

Trong môi trường làm việc hiện tại, công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất chắc chắn có những lợi thế nhất định. Công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số đã trải qua một hành trình dài kể từ khi phiên bản Palm Pilot đầu tiên ra mắt vào năm 1996. Cũng như công cụ lập kế hoạch bằng giấy, công cụ kỹ thuật số có cả định dạng cố định và linh hoạt.

Sự khác biệt chính của công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số là bạn có thể liên kết với đội ngũ của mình, cũng như xem lịch và danh sách nhiệm vụ được chia sẻ. Bạn có thể chia nhỏ dự án thành các phần dễ quản lý và phân chia nhiệm vụ khác nhau cho từng thành viên trong đội ngũ. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được thông báo và cảnh báo để tạo ra sự thúc đẩy cần thiết khi mọi người quên cuộc hẹn hoặc vào họp muộn.

Nhiều người quản lý đội ngũ sử dụng cả công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất kỹ thuật số lẫn công cụ lập kế hoạch bằng giấy. Mọi người thường sử dụng công cụ lập kế hoạch bằng giấy để quản lý các cuộc hẹn và mục tiêu cá nhân, còn công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số thì dùng cho những gì liên quan đến công việc. Tuy nhiên, bạn có thể cũng muốn khuyến khích đội ngũ của mình sử dụng công cụ lập kế hoạch theo nhóm cho các cuộc hẹn cá nhân. Như vậy, họ có thể nhanh chóng xem được toàn bộ lịch trình của mình. Nghiên cứu cho thấy mọi người đạt được năng suất làm việc cao hơn nếu bộ não không cần nghĩ về danh sách việc cần làm.

Lợi ích chính của công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất kỹ thuật số là gì?
Lợi ích chính của công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất kỹ thuật số là gì?

Với công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất kỹ thuật số, bạn có thể:

  • Duy trì kết nối với đội ngũ của mình
  • Xem lịch và danh sách việc cần làm của mọi người một cách nhanh chóng
  • Sử dụng công cụ này để thử nghiệm, học hỏi và cải thiện
  • Tiếp cận mọi thứ trên điện thoại hoặc máy tính bảng - những thiết bị bạn ít khả năng bỏ quên trên tàu hoặc máy bay
  • Linh hoạt hơn khi cần thay đổi
Giới thiệu công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất mới với đội ngũ của bạn

Giới thiệu công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất mới với đội ngũ của bạn

Trước khi chọn công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất cho nơi làm việc, hãy nhờ những người khác đưa ra đề xuất và tận dụng bản dùng thử miễn phí của phần mềm. Đừng ngần ngại thử nhiều cách kết hợp những công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất cho đến khi tìm ra phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể cần thử nghiệm và thất bại để tìm ra công cụ phù hợp nhất cho bản thân và đội ngũ. Tuy nhiên, đừng ngồi yên và chờ đợi công cụ lập kế hoạch hoàn hảo. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để cải thiện năng suất.

Hãy nhớ rằng bạn cần quản lý sự thay đổi khi áp dụng phần mềm tổ chức hay phần mềm quản lý năng suất cho cả đội ngũ mới. Nếu không chắc chắn, hãy sử dụng hệ thống đơn giản nhất khi thực hiện những nhiệm quan trọng nhất với đội ngũ. Như Daniel Levitin - tác giả của The Organized Mind (Tâm trí có tính tổ chức) - đã chỉ ra thì sau cùng, "hệ thống càng phức tạp, mọi người càng ít kiên trì sử dụng".

Có thể bạn quan tâm:

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút

Năng suất là gì và vì sao lại quan trọng?

Năng suất là một chủ đề nóng ngay cả trước những đợt đóng cửa diễn ra trên toàn cầu. Hiện tại, năng suất giữ vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Khám phá định nghĩa, cách đo lường và nâng cao năng suất sau thời kỳ đại dịch.

Năng suất | Thời gian đọc: 10 phút

Kỹ năng quản lý thời gian

Khi cách thức và nơi làm việc tiếp tục thay đổi, yếu tố cần thiết là phải hỗ trợ để nhân viên tuyến đầu và nhân viên làm việc từ xa luôn kết nối cũng như làm việc hiệu quả. Những kỹ năng quản lý thời gian này có thể hữu ích.

Năng suất | Thời gian đọc: 7 phút

Cách cải thiện năng suất cá nhân

Năng suất cá nhân là gì và làm cách nào để cải thiện? Hãy thực hiện theo các bước đơn giản sau để đạt mục tiêu năng suất của bạn.