Năng suất cao hơn đã trở thành mục tiêu thường trực đối với các tổ chức và nhân viên của họ.

Mặc dù khá hợp lý khi cho rằng số giờ làm việc nhiều hơn là chìa khóa để nâng cao năng suất, nhưng nghiên cứu lại chỉ ra rằng số giờ làm việc không phải yếu tố quyết định duy nhất - thời điểm và cách làm việc cũng rất quan trọng.

Mối quan hệ giữa số giờ làm việc và năng suất không hề đơn giản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá ảnh hưởng của tuần làm việc ngắn hơn, giờ tăng ca, giờ làm việc linh hoạt, giờ làm việc tối ưu và cách dùng công cụ theo dõi giờ làm việc năng suất để tìm ra công thức hoàn hảo đảm bảo hiệu quả công việc.

Mối liên hệ giữa số giờ làm việc và năng suất

Mối liên hệ giữa số giờ làm việc và năng suất

Trước khi khám phá các khía cạnh cụ thể của năng suất, chúng ta cần hiểu khái niệm cốt lõi về thời gian làm việc năng suất. Thời gian làm việc năng suất nghĩa là số giờ mà một người thực sự tập trung và có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Nghiên cứu liên tục chỉ ra rằng năng suất thường giảm sau một ngưỡng số giờ làm việc nhất định. Ngưỡng này sẽ tùy từng người nhưng từ lâu, tuần làm việc khoảng 40 giờ đã được xem là giới hạn để đảm bảo năng suất của hầu hết mọi người. Khi vượt quá mức này, năng suất thường giảm vì cảm giác mệt mỏi bắt đầu ập đến.

Tuần làm việc ngắn hơn có làm tăng năng suất không?

Tuần làm việc ngắn hơn có làm tăng năng suất không?

Một số khảo sát cho thấy số giờ làm việc ít hơn có thể góp phần tăng năng suất. Nhận định này được chứng minh qua kết quả từ các tổ chức đã thử nghiệm tuần làm việc 4 ngày. Họ cho biết mức độ hài lòng của nhân viên tăng lên, trong khi năng suất không đổi hoặc thậm chí còn cao hơn.

Nhưng có thể tuần làm việc còn nên ngắn hơn nữa: theo cuộc thăm dò ý kiến của Blind - một cộng đồng về nơi làm việc, 45% người trả lời chỉ làm việc nhiều nhất 4 giờ/ngày - con số này nêu bật tầm quan trọng của chất lượng so với số lượng.

Giờ tăng ca có mối liên hệ như thế nào với năng suất?

Giờ tăng ca có mối liên hệ như thế nào với năng suất?

Giờ tăng ca đôi khi cần thiết, nhưng nếu thường xuyên làm việc quá nhiều, chúng ta có thể kiệt sức và giảm năng suất. Nghiên cứu chỉ ra rằng lợi nhuận của công ty có thể bị tổn hại do nhân viên làm tăng ca quá nhiều, vì nhân viên mệt mỏi sẽ có sức tập trung thấp hơn và làm việc kém hiệu quả hơn.

Do đó, tổ chức cần cân bằng giữa yêu cầu hoàn thành công việc đúng hạn chót và khả năng đảm bảo sức khỏe toàn diện của nhân viên.

Tác động tiêu cực khi làm tăng ca bao gồm:

  • Giảm năng suất:

    Nghiên cứu của Đại học Stanford cho biết năng suất sẽ giảm khi mọi người làm quá số giờ nhất định trong tuần.

    Năng suất đạt mức cao nhất khi làm việc khoảng 49 giờ, sau đó bắt đầu giảm khi số giờ làm việc tăng lên. Những nhân viên thường xuyên làm việc quá 50 giờ/tuần có xu hướng giảm đáng kể năng suất.

  • Ảnh hưởng đến sức khỏe thể chất và tinh thần

    Chúng ta không thể xem nhẹ tác động tiêu cực của công việc tăng ca lên sức khỏe tinh thần.

    Theo Tổ chức Y tế Thế giới, thói quen làm việc trong thời gian dài (trong đó có giờ tăng ca) có liên quan đến nguy cơ cao hơn về vấn đề sức khỏe - bao gồm các bệnh tim mạch và chứng rối loạn sức khỏe tinh thần. Nhân viên làm việc quá nhiều thường bị kiệt sức, khiến năng suất lại càng giảm hơn nữa.

  • Tăng ca và chấn thương tại nơi làm việc:

    Số liệu của Cục Quản lý Sức khỏe và An toàn Lao động (OSHA) Hoa Kỳ cho thấy mối tương quan giữa tình trạng làm việc trong thời gian dài và tai nạn tại nơi làm việc.

    OSHA cho biết những nhân viên làm việc trong thời gian dài hơn (bao gồm giờ tăng ca) có nguy cơ gặp tai nạn cao hơn do mệt mỏi và mất tỉnh táo.

  • Sự gắn bó của nhân viên

    Những nhân viên thường xuyên tăng ca dễ giảm cảm giác gắn bó hơn.

    Nhân viên thiếu gắn bó sẽ có động lực và năng suất thấp hơn, cũng như có khả năng cân nhắc nghỉ việc cao hơn. Tình trạng này có thể tác động tiêu cực đến tỷ lệ nghỉ việc và năng suất tổng thể của tổ chức.

Giờ làm việc linh hoạt có cải thiện năng suất không?

Giờ làm việc linh hoạt có cải thiện năng suất không?

Ban đầu, giờ làm việc linh hoạt được áp dụng nhằm cải thiện sức khỏe tinh thần của nhân viên. Nhưng mô hình làm việc linh hoạt cũng đã tạo ra ảnh hưởng rất tích cực đến năng suất.

Với mô hình này, nhân viên có thể làm việc vào thời gian mà họ tỉnh táo và tập trung nhất trong ngày. Cách làm này phù hợp với quan niệm rằng năng suất của mỗi người sẽ thay đổi xuyên suốt trong ngày.

Theo báo cáo gần đây của Gartner, hầu hết nhân viên kỹ thuật số cho rằng yếu tố chính để cải thiện năng suất là quyền được linh hoạt tự sắp xếp giờ làm việc của mình.

Báo cáo này cho biết mô hình giờ làm việc linh hoạt đem lại những lợi ích sau:

  • Tăng năng suất: Đáng kinh ngạc là có tới 43% nhân viên kỹ thuật số cho biết với giờ làm việc linh hoạt, họ có thể đạt năng suất cao hơn.

  • Giảm thời gian họp: 19% nhân viên cho biết giờ làm việc linh hoạt đã làm giảm thời gian tham gia các cuộc họp.

  • Tăng năng suất của môi trường làm việc: Báo cáo cũng cho thấy 26% nhân viên thích được chọn không gian thực của mình. Khi thấy hài lòng và thỏa mãn, nhân viên thường gắn bó và có động lực hơn, dẫn đến mức năng suất cao hơn.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Giờ làm việc nào mang lại năng suất cao nhất trong ngày?

Giờ làm việc nào mang lại năng suất cao nhất trong ngày?

Nghiên cứu về nhịp sinh học cho thấy một số thời điểm nhất định trong ngày có xu hướng mang lại năng suất cao hơn những khoảng thời gian khác. Đối với hầu hết mọi người, chức năng nhận thức hoạt động hiệu quả nhất vào buổi sáng và năng suất thường giảm khi ngày dần trôi qua.

Mô típ năng suất phổ biến nhất thường có dạng như sau:

Đỉnh phong độ buổi sáng

Khả năng nhận thức - trong đó có sự tỉnh táo - đạt mức cao nhất vào buổi sáng muộn, thường là từ 10 giờ sáng đến buổi trưa hay còn gọi là "đỉnh phong độ buổi sáng" về năng suất.

Mọi người thường tỉnh táo và tập trung nhất trong khoảng thời gian này. Do đó, đây là lúc thích hợp nhất để xử lý những nhiệm vụ phức tạp, giải quyết vấn đề, cũng như ra quyết định.

Giảm phong độ buổi chiều

Theo kết quả quan sát của các nghiên cứu, mức độ tỉnh táo và năng suất sẽ tự nhiên giảm vào đầu buổi chiều, thường là từ 14h00 đến 16h00. Hiện tượng này đôi khi được gọi là "giảm phong độ buổi chiều".

Trong giai đoạn này, mọi người có thể bị giảm mức độ tập trung và cảm thấy thiếu sức sống hơn. Vì vậy, thời gian này phù hợp cho các nhiệm vụ hành chính, nhiệm vụ thường ngày hoặc giờ giải lao ngắn.

Đỉnh phong độ lần hai

Hiệu quả nhận thức thường khôi phục vào buổi chiều muộn cho đến đầu giờ tối - khoảng 16h00 đến 18h00 hay còn gọi là "đỉnh phong độ lần hai".

Khung giờ chiều muộn có thể phù hợp với hoạt động sáng tạo, lên ý tưởng và cộng tác.

Khung giờ buổi tối

Buổi tối thường không phải thời gian làm việc hiệu quả nhất. Nhưng một số người trong chúng ta lại là "cú đêm" - nghĩa là những người thấy tỉnh táo và đạt năng suất cao hơn vào tối muộn và đêm.

Với cú đêm, nhiệm vụ cần tập trung cao độ và tư duy sáng tạo sẽ phù hợp với buổi tối hơn là giai đoạn đỉnh phong độ buổi sáng.

Công cụ theo dõi năng suất có làm tăng năng suất của nhân viên không?
Công cụ theo dõi năng suất có làm tăng năng suất của nhân viên không?

Công cụ theo dõi thời gian làm việc năng suất đã trở thành giải pháp phổ biến để hỗ trợ mọi người giám sát và quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả.

Tuy không phải công cụ theo dõi năng suất nào cũng có chất lượng như nhau, nhưng nếu tìm được công cụ có tính năng phù hợp, chúng ta có thể nhận được thông tin chi tiết quý giá để hỗ trợ nhân viên quản lý thời gian và nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.

Sau đây là một số cách mà công cụ theo dõi thời gian làm việc năng suất có thể góp phần tăng năng suất của nhân viên:

  1. Nhận thức về thời gian: Nhờ công cụ theo dõi thời gian, mọi người sẽ nhận thức rõ hơn cách mình phân bổ thời gian. Bằng cách trực quan hóa cách mọi người sử dụng giờ làm việc, công cụ này trợ giúp nhân viên phát hiện hoạt động gây lãng phí thời gian và ý thức rõ hơn về cách quản lý thời gian.

  2. Đặt mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên: Với công cụ theo dõi năng suất, mọi người có thể đặt mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ theo cách hiệu quả hơn.

  3. Giảm yếu tố gây mất tập trung: Nhân viên có thể dùng công cụ theo dõi thời gian để xác định yếu tố gây mất tập trung và gián đoạn. Sau đó, họ có thể thực hiện các bước giảm thiểu những yếu tố này, chẳng hạn như tắt thông báo hoặc thiết lập khoảng thời gian không xao nhãng.

  4. Hiệu quả của nhiệm vụ: Bằng cách theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ cụ thể, mọi người có thể nắm bắt hiệu quả làm việc của mình. Nhờ đó, họ xác định được nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian hơn dự kiến, rồi cải thiện quy trình để hoàn tất nhiệm vụ nhanh chóng hơn.

  5. Quản lý dự án: Công cụ theo dõi thời gian thường tích hợp với công cụ quản lý dự án để nhân viên có thể giám sát tiến độ. Khi có thể giám sát tiến độ theo thời gian thực, mọi người sẽ làm việc đúng kế hoạch và hoàn thành đúng hạn chót, từ đó tăng năng suất tổng thể.

  6. Trách nhiệm và động lực: Khi biết rằng có công cụ đang theo dõi giờ làm việc của mình, nhân viên sẽ có động lực để luôn tập trung.

  7. Tối ưu hóa giờ nghỉ: Công cụ theo dõi năng suất thường có tính năng theo dõi giờ nghỉ. Mọi người có thể dùng dữ liệu này nhằm đảm bảo họ nghỉ đủ số giờ để nạp lại năng lượng.

  8. Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Công cụ theo dõi năng suất có thể thay đổi để phù hợp với các phong cách và thói quen làm việc khác nhau. Với công cụ này, nhân viên có thể thử nghiệm nhiều lịch trình và thói quen làm việc để tìm ra cách sắp xếp ngày làm việc hiệu quả nhất cho mình.

Đọc tiếp

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút

Phục hồi năng suất thời đại dịch

Khám phá quan điểm của chúng tôi về năng suất, cách đo lường và duy trì năng suất khi mọi người dần trở lại nơi làm việc sau đại dịch.

Năng suất | Thời gian đọc: 7 phút

Công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất: thời gian để sắp xếp

Công cụ lập kế hoạch quản lý năng suất - dù ở dạng thủ công hay kỹ thuật số - đều có thể giúp tăng kết quả đầu ra. Khám phá về công cụ lập kế hoạch, cũng như phương pháp và lợi ích của công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất.

Năng suất | Thời gian đọc: 7 phút

Cách cải thiện năng suất cá nhân

Bất kỳ ai cũng có thể làm việc hiệu quả hơn - bạn chỉ cần tăng năng suất cá nhân của mình. Những bí quyết này rất dễ thực hiện và sẽ hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu.