Cách tăng năng suất cá nhân

Có lẽ bạn thường nghĩ về năng suất của cả đội ngũ nhưng còn năng suất của riêng bạn thì sao? Dù là nhà quản lý, thành viên trong đội ngũ hay người làm việc tự do, bạn có thể thực hiện một số bước đơn giản để tận dụng hơn nữa ngày của mình. Hãy cùng tìm hiểu.

Vì sao năng suất cá nhân lại vô cùng quan trọng?

Đại dịch COVID-19 đã làm đảo lộn thế giới công việc. Các doanh nghiệp phải trở nên vô cùng linh hoạt - chuyển trọng tâm dịch vụ, sắp xếp lại lực lượng lao động và nhanh chóng chuyển sang hình thức làm việc từ xa hoặc linh hoạt.

Do đó, họ đã và đang tập trung nhiều hơn vào năng suất. Các tổ chức lo lắng về khả năng duy trì năng suất của nhân viên khi làm việc từ xa. Theo Diễn đàn Kinh tế Thế giới (World Economic Forum) thì trên thực tế, 78% nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng hình thức làm việc tại nhà và kết hợp sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất.

Dù chưa có kết luận cuối cùng thì cho đến nay, các dấu hiệu vẫn tương đối tích cực. Một số nghiên cứu cho thấy năng suất tăng lên thay vì giảm đi. Trong một khảo sát, 94% nhân viên nói rằng năng suất của họ cao hơn hoặc không đổi so với trước khi đại dịch COVID diễn ra. Một nghiên cứu khác cho thấy nhân viên làm việc từ xa đạt năng suất cao hơn và ít bị sao nhãng hơn so với nhân viên làm việc tại văn phòng.

Khi tổ chức tập trung đo lường năng suất của nhân viên và hoạt động cộng tác trong đội ngũ, chúng ta - với tư cách cá nhân - sẽ thay đổi cách làm việc của mình như thế nào? Trong mô hình làm việc từ xa, chúng ta có thêm nhiều trách nhiệm quản lý năng suất cá nhân. Nhưng chúng ta nên làm thế nào?

Dù công cụ theo dõi năng suất truyền thống vốn tập trung vào các nhiệm vụ nhưng có lẽ đã đến lúc chúng ta cần xem xét năng suất một cách linh hoạt hơn. Thậm chí, có lẽ chúng ta nên đo lường năng suất theo hướng "ngược lại". Như vậy, ta cần bắt đầu xem xét kết quả trước, rồi tìm ra các hành động và hành vi dẫn đến thành công, cũng như những yếu tố cản trở.

Chúng ta cũng nên xem xét năng suất một cách toàn diện, bao gồm cả về khía cạnh chất lượng đời sống. Rõ ràng, có mối liên kết giữa năng suất và sự căng thẳng. Cụ thể, cá nhân càng cảm thấy căng thẳng, năng suất của họ càng dễ giảm sút. Trong khi đó, tình trạng giảm năng suất có thể là dấu hiệu cho thấy người này đang gặp vấn đề về sức khỏe tinh thần.

Cách đo lường năng suất cá nhân

Có một phương trình đơn giản để đo lường năng suất: Giá trị bạn tạo ra chia cho số giờ bạn đã làm việc. Người có năng suất cao tạo ra cùng lượng giá trị cho tổ chức trong thời gian ngắn hơn hoặc mang lại nhiều giá trị hơn trong cùng một khoảng thời gian.

Vấn đề nằm ở chỗ, thật khó để đo lường năng suất cá nhân theo cách này vì không phải lúc nào bạn cũng hiểu rõ giá trị mà mình tạo ra. Điều này càng đúng nếu công việc của bạn không tạo ra sản phẩm hữu hình, dẫn đến quá trình đo lường gặp phải trở ngại.

Vì vậy, bạn nên tính toán năng suất theo tổng số giờ làm việc hiệu quả trong một ngày hoặc tuần trung bình. Một giờ làm việc hiệu quả là khi bạn hoàn thành công việc - đó là lúc bạn có thể tập trung hoàn tất nhiệm vụ mà không bị sao nhãng.

Một số người sẽ cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn vào những thời điểm nhất định trong ngày hoặc trong tuần so với những người khác. Bất kỳ yếu tố gây sao nhãng nào - từ các cuộc gọi và buổi họp đột xuất cho đến thông báo chat hay quá nhiều công việc nhỏ hoặc lẻ tẻ phát sinh khi làm việc - đều cản trở bạn hoàn thành nhiệm vụ "quan trọng".

Theo nghiên cứu vào năm 2019 của Hội đồng Nghiên cứu Kinh tế (Economic Research Council) tại Vương quốc Anh, nhân viên ở Vương quốc Anh trung bình chỉ làm việc hiệu quả trong 2 giờ 53 phút/ngày làm việc. Giả sử một ngày làm việc bình thường dài khoảng 8 tiếng, nghĩa là nhân viên không làm được gì nhiều trong gần 5 giờ đồng hồ. Con số này dẫn đến kết luận đáng lo ngại rằng nếu đạt năng suất cá nhân trên 3 giờ/ngày thì bạn đã làm việc hiệu quả hơn một nhân viên trung bình.

Khi đo lường năng suất cá nhân, có lẽ bạn sẽ muốn hỏi bản thân những câu sau:

Trung bình mỗi ngày, bạn có thể tập trung thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong bao lâu?

Nếu lịch của bạn tràn ngập những đầu việc hành chính hoặc nếu bạn thường tham gia đồng thời ít nhất 2 dự án, năng suất của bạn có thể bị ảnh hưởng.

Mỗi ngày, bạn thường tham gia bao nhiêu cuộc họp?

Bạn có thường phải xử lý cùng lúc nhiều nhiệm vụ hay hạn chót bất khả thi không?

Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, có lẽ bạn cần đánh giá lại phương pháp làm việc của mình. Bạn có cần giao phó nhiệm vụ nhiều hơn không?

Bạn có thể thường xuyên tạm nghỉ (bao gồm cả giờ nghỉ trưa) không?

Để duy trì sự tập trung, bạn cần tạm nghỉ bằng cách dành thời gian rời khỏi màn hình.

10 bí quyết tối đa hóa năng suất cá nhân

Để tối đa hóa năng suất, điều quan trọng nhất cần ghi nhớ là bạn phải thay đổi tư duy. Tất cả các ứng dụng quản lý thời gian hay phần mềm theo dõi năng suất trên thế giới sẽ không phát huy hiệu quả nếu bạn không có tư duy phù hợp.

Sau đây là 10 bí quyết hàng đầu của chúng tôi để bạn nâng cao khả năng tư duy:

1. Nghĩ đến những yếu tố đang níu chân bạn

Bạn có cảm thấy phân tâm, quá tải hay chán nản khi làm việc không? Nhận thức được khối lượng công việc và cảm xúc của bản thân là bước đầu tiên để thấu hiểu cũng như cải thiện năng suất.

2. Hình dung một ngày làm việc hiệu quả của bạn

Hãy cố gắng hình dung những suy nghĩ và cảm xúc bạn sẽ có khi làm việc hiệu quả. Bạn đang ở đâu? Tư duy của bạn như thế nào? Hình thức làm việc của bạn trông như thế nào?

3. Tạo những bước đệm để bạn cố gắng và đạt được ngày lý tưởng này

Đừng cho rằng bạn có thể đạt được tầm nhìn này trong đầu chỉ bằng cách mong ước, cũng như đừng cố gắng làm mọi thứ cùng lúc. Thay vào đó, hãy đặt ra chiến lược để biến tầm nhìn đó thành hiện thực, rồi tiến hành từng bước.

4. Đặt ra cho bản thân kế hoạch năng suất hàng ngày (danh sách việc cần làm)

Bạn có thể sử dụng công cụ lên kế hoạch năng suất cho mỗi ngày nhằm tận dụng ngày hôm đó một cách hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể hình dung các nhiệm vụ ưu tiên của mình để khi có công việc phát sinh, bạn ngay lập tức biết mình nên sắp xếp công việc đó vào đâu trong lịch trình.

5. Hoàn thành trước các nhiệm vụ quan trọng

Nếu có nhiệm vụ quan trọng phải hoàn thành, bạn hãy đảm bảo thực hiện nhiệm vụ đó sớm nhất có thể trong ngày hay tuần. Bằng cách hoàn thành công việc gây áp lực nhất, bạn có thể cảm thấy tích cực hơn khi thực hiện các nhiệm vụ khác trong danh sách việc cần làm của mình.

6. Chia nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ

Nếu cảm thấy quá tải khi nhìn thấy khối lượng của dự án, bạn hãy chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Khi gạch bỏ những nhiệm vụ nhỏ khỏi danh sách việc cần làm, bạn sẽ thấy mình đang tiến dần đến thời điểm hoàn thành mục tiêu lớn hơn.

7. Tự thưởng cho bản thân bằng những món quà khích lệ nhỏ

Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy tự thưởng bản thân. Bạn có thể rời khỏi màn hình trong 10 phút, thưởng thức đồ uống nào đó hoặc dành vài phút xem bảng feed mạng xã hội. Từ đó, bạn sẽ thấy có động lực hoàn thành công việc nhanh hơn khi biết có điều gì đó đang đợi mình ở đích đến.

8. Đảm bảo bạn nghỉ giải lao theo lịch

Bằng cách tạm nghỉ, bạn có thể tập trung tốt hơn cũng như giảm thiểu căng thẳng. Vì vậy, dù có thể cho rằng mình sẽ hoàn tất công việc bằng cách làm việc xuyên bữa trưa nhưng thật ra bạn lại đang làm giảm năng suất của bản thân.

9. Giao phó cho người khác hoặc tận dụng các công cụ để hoàn tất nhiệm vụ (nếu có thể)

Khi bạn thấy mình có quá nhiều việc phải hoàn thành, đừng trở thành kẻ tử vì đạo. Thay vào đó, hãy tìm ai đó trợ giúp bạn hoặc tốt hơn cả là tìm cách tận dụng công nghệ để hoàn thành công việc cho mình. Ví dụ: sử dụng bot để gửi và thu thập kết quả khảo sát.

10. Theo dõi năng suất của bạn theo thời gian và tìm ra xu hướng (ví dụ: những yếu tố thường ngáng đường bạn)

Theo dõi số giờ bạn làm việc, cũng như ghi lại thời gian bạn làm việc hiệu quả và không hiệu quả một cách trung thực. Sau khi bạn thu thập được một số thông tin, hãy xem xét dữ liệu và cố gắng tìm ra mô hình làm việc mang lại hiệu quả cao hơn cho bạn cũng như những yếu tố làm giảm năng suất của bạn. Bạn có thể sử dụng thông tin này làm nền tảng để xây dựng chiến lược làm việc khoa học hơn.

9 phương pháp gia tăng hơn nữa năng suất cá nhân

Dĩ nhiên, nếu muốn cải thiện hơn nữa năng suất cá nhân, bạn luôn có thể tự học những kỹ thuật thúc đẩy năng suất đã được thử và kiểm nghiệm. Bạn có rất nhiều lựa chọn nên hãy tìm phương pháp phù hợp với mình.

Sau đây là một số phương pháp bạn có thể thử:

1. Phương pháp SMART

SMART (THÔNG MINH) là viết tắt của Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound (mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp, có giới hạn thời gian). Phương pháp này do Peter Drucker định nghĩa đầu tiên và là trình tự từng bước để trợ giúp mọi người thiết lập các mục tiêu thực tế, rồi đạt được mục tiêu đã đề ra bằng cách làm việc một cách nhất quán và trôi chảy.

2. Kỹ thuật Pomodoro

Kỹ thuật quản lý thời gian của Francesco Cirillo tuân thủ hệ thống đơn giản gồm những khoảng thời gian làm việc tập trung trong 25 phút, cùng giờ nghỉ giải lao thường xuyên giữa các giai đoạn nước rút này. Tên của kỹ thuật này có nghĩa là cà chua theo tiếng Ý vì Cirillo đã dùng một chiếc đồng hồ tính giờ luộc trứng hình quả cà chua để cho ra đời kỹ thuật này khi ông còn là sinh viên đại học.

3. Kanban cá nhân

Kanban là kỹ thuật quản lý dự án đơn giản mà hiệu quả. Bạn chỉ cần một vài tờ giấy nhớ và một bảng gồm 3 cột có tên là "Cần làm", "Đang làm" và "Xong". Bằng cách di chuyển giấy nhớ từ trái sang phải trên bảng, bạn có thể hình dung mình đang hoàn thành nhiệm vụ đến đâu, đồng thời vẫn thấy được tổng thể các trách nhiệm khác của bạn trong ngày hôm đó.

4. Kỹ thuật Eat the frog (Ăn ếch)

Phương pháp này lấy cảm hứng từ câu nói của Mark Twain: "Hãy ăn một con ếch sống trước tiên vào buổi sáng và không có gì tồi tệ hơn sẽ xảy ra với bạn cho đến cuối ngày". Brian Tracy xây dựng bí quyết thúc đẩy năng suất này dựa trên ý tưởng đơn giản: Hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất ngay từ đầu ngày và thời gian còn lại trong ngày sẽ dễ chịu hơn nhiều.

5. Phương pháp MoSCoW

MoSCoW là từ viết tắt của "must have", "should have", "could have" và "would have" (phải làm, nên làm, lẽ ra đã làm và lẽ ra nên làm). Đây là phương pháp đơn giản để bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo hệ thống phân cấp, từ khẩn cấp nhất cho đến ít khẩn cấp nhất. Bạn nên tập trung ngay vào nhiệm vụ "phải làm" (ví dụ: trả lời tin nhắn quan trọng), còn nhiệm vụ "lẽ ra nên làm" là các mục tiêu không rõ ràng mà bạn đặt ra cho bản thân trong tương lai (ví dụ: được thăng chức).

6. Phương pháp Systemist

Là sản phẩm của một sinh viên ngành khoa học máy tính, Phương pháp Systemist kết hợp với ứng dụng Todoist để tinh giản nhiều quy trình công việc, đồng thời hỗ trợ cân bằng các trách nhiệm phụ khác.

7. Getting Things Done (Hoàn thành công việc - GTD)

Kỹ thuật GTD nổi tiếng của David Allen dựa trên cách xem tâm trí bạn như là một hộp thư email, rồi phân chia nhiệm vụ thành 5 hạng mục gồm nắm bắt, làm rõ, sắp xếp, suy ngẫm và thực thi. Kỹ thuật này khuyến khích người dùng tập trung vào 1 nhiệm vụ tại mỗi thời điểm bằng cách lưu trữ hoặc thậm chí cho vào thùng rác các nhiệm vụ khác ít quan trọng hơn.

8. Zen to Done

Zen to Done (Tập trung hoàn thành nhiệm vụ) - hay ZTD - là phiên bản nâng cao của kỹ thuật GTD từ David Allen. Xây dựng dựa trên những thay đổi cần thiết về hành vi để thích ứng với GTD, ZTD loại bỏ nhu cầu tạm dừng và suy nghĩ về nhiệm vụ của mình, mà thay vào đó khuyến khích mọi người tiếp tục làm việc. Kỹ thuật này hữu ích hơn nhiều đối với những người thích hành động hơn là suy ngẫm.

9. Don’t Break the Chain (Đừng phá vỡ dây chuyền)

Phương pháp này có tên gọi khác là Phương pháp Seinfeld (mặc dù Jerry tuyên bố mình không hề liên quan đến phương pháp này). Don’t Break the Chain hướng dẫn người dùng xem mỗi mục đã gạch khỏi danh sách việc cần làm là một bước tiến về phía trước để xây dựng phiên bản tốt hơn của bản thân trong tương lai. Phương pháp này là cách tuyệt vời để khuyến khích những người trân trọng sự tiến bộ cá nhân.

Các công cụ thúc đẩy năng suất cá nhân hiệu quả nhất

Bạn có thể lựa chọn trong số các công cụ thúc đẩy năng suất cá nhân hiệu quả nhất sau đây:

Công cụ lập kế hoạch năng suất

Công cụ lập kế hoạch năng suất có thể trợ giúp bạn theo dõi lịch trình, nhiệm vụ, dự án và mục tiêu của bản thân cũng như của đội ngũ. Có nhiều công cụ lập kế hoạch được số hóa nhưng một số người vẫn thích lập kế hoạch trên giấy hơn.

Công cụ theo dõi thời gian

Công cụ theo dõi thời gian có thể kết hợp các nhiệm vụ và mốc dự án với danh sách việc cần làm. Bạn cũng có thể dùng công cụ này để lên lịch trình trước. Với công cụ này, bạn có thể sử dụng số liệu mà công cụ tạo ra nhằm nắm được khoảng thời gian cần thiết để mình hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau.

• Kỹ thuật quản lý thời gian
• Năng suất là gì và vì sao lại quan trọng?
• Quản lý sản phẩm là gì và ảnh hưởng đến năng suất của đội ngũ như thế nào?