Giao tiếp cởi mở nghĩa là mỗi người trong cuộc trò chuyện có thể thành thật chia sẻ quan điểm của mình và người nghe sẽ tiếp nhận quan điểm đó với tinh thần xây dựng. Hầu hết mọi người xem thái độ giao tiếp cởi mở và trung thực là yếu tố then chốt cho các mối quan hệ bền chặt bên ngoài công việc. Những phẩm chất này cũng không kém phần quan trọng trong kinh doanh.

Bằng cách giao tiếp cởi mở tại nơi làm việc, chúng ta có thể ngăn ngừa một số vấn đề tiềm ẩn, bao gồm văn hóa tiêu cực tại nơi làm việc, thiếu khả năng đổi mới và mức độ gắn bó thấp ở nhân viên.

Trong bối cảnh nơi làm việc, khái niệm giao tiếp cởi mở áp dụng cho:

• Giao tiếp giữa các cá nhân - nghĩa là những tương tác thường xuyên trong nhóm, giữa nhân viên và người quản lý cũng như trong các cuộc trò chuyện thân mật quanh nơi làm việc.

• Giao tiếp nội bộ - nghĩa là hoạt động giao tiếp từ một người đến nhiều người trong các công ty lớn - khi lãnh đạo giao tiếp với toàn bộ lực lượng lao động. Ngoài ra, hoạt động giao tiếp còn diễn ra theo chiều ngược lại qua các kênh phản hồi của nhân viên.

• Giao tiếp chính thức - thông tin được trao đổi trong quy trình chính thức như tuyển dụng, đánh giá nhân viên, sa thải và thăng chức.

Cách chúng ta giao tiếp phần nào phụ thuộc vào phong cách giao tiếp cá nhân của từng người. Mỗi nơi làm việc đều có nhiều phong cách giao tiếp khác nhau. Vì vậy, chúng ta cần hiểu được những phong cách mà mình có thể sẽ gặp.

Thông thường, lý thuyết về phong cách giao tiếp chia các cá nhân theo 2 thái cực:

• Cởi mở và dè dặt

  Người giao tiếp cởi mở thường dễ dàng và sẵn sàng bày tỏ suy nghĩ, cảm xúc, ý kiến của mình. Họ xem trọng sự kết nối và sử dụng cả tông giọng, ngôn ngữ cơ thể lẫn ánh mắt để tìm hiểu về người kia.

  Ngược lại, người giao tiếp dè dặt sẽ "thu mình" và mọi người có thể cần nhiều thời gian hơn để hiểu được họ. Tư thế và cử chỉ của họ có vẻ trang trọng hơn so với người giao tiếp cởi mở.

• Trực tiếp hoặc gián tiếp

  Người giao tiếp trực tiếp sẽ nói thẳng những gì mình nghĩ. Họ muốn đưa ra thông tin rõ ràng, muốn giao tiếp nhanh chóng và hăng hái. Họ ưu tiên hiệu quả truyền đạt quan điểm của mình hơn là quy tắc lịch sự và họ thậm chí có thể bị xem là độc đoán.

  Những người giao tiếp gián tiếp thì thận trọng hơn nhiều. Họ cẩn thận khi giao tiếp và có thể dành thời gian để suy nghĩ về quan điểm của mình trước khi chia sẻ. Họ thường chính xác và tỉ mỉ.

Hai thang đo hành vi này giao thoa với nhau để tạo thành những người có phong cách cởi mở và gián tiếp (ví dụ: họ có thể bày tỏ ý kiến theo cách thân thiện và dễ tiếp nhận thay vì áp đặt) hoặc những người giao tiếp dè dặt và trực tiếp - nghĩa là họ ít thể hiện bản thân hoặc cảm xúc của mình nhưng lại có quan điểm cứng rắn.

Nếu muốn thúc đẩy hoạt động giao tiếp cởi mở trong công việc, chúng ta phải hiểu được các phong cách giao tiếp cá nhân đa dạng và đảm bảo mọi người đều có cơ hội bình đẳng để được lắng nghe.

Hoạt động giao tiếp cởi mở trong công việc mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và nhân viên của họ.

Cảm giác gắn bó là khi nhân viên có kết nối cá nhân sâu sắc với công việc của mình và mức độ gắn bó sẽ tăng lên khi mọi người giao tiếp cởi mở. Lợi ích này có thể là do bạn cảm thấy mình có giá trị và có năng lực hơn khi mọi người lắng nghe ý kiến của bạn. Theo nghiên cứu của Salesforce, những nhân viên cảm thấy được lắng nghe sẽ dễ có động lực làm việc hết mình với tỷ lệ cao hơn 4,6 lần.

Hoạt động giao tiếp cởi mở đem lại lợi ích rõ ràng khi làm việc theo nhóm. Khi cả nhóm tự do trao đổi ý kiến và mỗi người đều được đóng góp, hiệu quả cộng tác sẽ tăng lên. Nếu thiếu đi thói quen giao tiếp cởi mở một cách có chủ đích, những người thẳng thắn và cởi mở hơn có thể sẽ lấn át trong cuộc trò chuyện hoặc đẩy dự án tiến quá nhanh, khiến người có phong cách giao tiếp chậm hơn bị bỏ lại phía sau.

Nguyên lý tương tự cũng đúng với khả năng sáng tạo và đổi mới. Để hưởng lợi từ ý tưởng của nhân viên, trước hết công ty cần tạo ra văn hóa thúc đẩy mọi người cởi mở chia sẻ những ý tưởng đó. Đối với khả năng đổi mới, yếu tố không thể thiếu chính là cảm giác an tâm - nghĩa là bạn có thể chia sẻ ý tưởng và quan điểm ngay cả khi một số người không thích hoặc không ủng hộ điều bạn nói.

Để cảm thấy an tâm, cá nhân phải tin rằng họ sẽ không gặp hậu quả tiêu cực (ví dụ: thái độ thù địch, hành vi chế giễu hoặc phản ứng bác bỏ) vì những đề xuất của mình hoặc vì đã chấp nhận rủi ro. Vì vậy, môi trường giao tiếp cởi mở là mảnh đất màu mỡ cho ý tưởng mới, trong đó một số ý tưởng có thể trở thành sản phẩm và dịch vụ mới thành công. Cũng nhờ giao tiếp cởi mở, mọi người sẽ yên tâm hơn khi chấp nhận rủi ro - một yếu tố quan trọng để đổi mới.

Văn hóa giao tiếp cởi mở cũng có thể giảm xung đột trong công việc, nhất là vì mọi người hiểu được quan điểm của nhau. Những người quản lý giỏi giao tiếp và giải quyết xung đột có vai trò quan trọng đối với nhiệm vụ giải quyết hoặc tránh xung đột trong đội ngũ, vì họ có thể là người trung gian để mọi người thảo luận cởi mở.

Một lợi ích tiềm năng khác là thúc đẩy mọi người gánh vác trách nhiệm. Khi hoạt động giao tiếp cởi mở trở thành chuẩn mực tại nơi làm việc, mọi người sẽ bớt cố gắng né tránh chịu trách nhiệm hoặc nhận lỗi. Khi ai đó cảm thấy có thể chịu trách nhiệm cho hành động của mình mà không cần sợ hãi, họ có thể học hỏi từ kinh nghiệm đó ngay cả khi quyết định của họ dẫn đến kết quả không tốt.

Công ty dược phẩm Eli Lilly cho biết họ đã tổ chức "tiệc ăn mừng thất bại" để tôn vinh những ý tưởng khoa học xuất sắc và táo bạo nhưng không thành công. Bằng cách chia sẻ cởi mở về thất bại, họ có thể thảo luận những gì đã xảy ra và xây dựng chiến lược khác. Trong số những loại thuốc thành công nhất của Lily, nhiều loại từng “thất bại” nhưng rồi hóa ra lại có ích cho mục đích khác. Ví dụ: ban đầu thuốc trị loãng xương Evista được điều chế để làm thuốc tránh thai.

Để mọi người cởi mở chia sẻ và lắng nghe suy nghĩ, cảm xúc của nhau, cả người nghe lẫn người nói đều cần có nền tảng kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Những kỹ năng này không tự nhiên mà có. Sau đây là một số cách để doanh nghiệp bắt đầu xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở.

• Chính sách "mở cửa"

  Chính sách "mở cửa" góp phần tạo cơ hội giao tiếp gần gũi ở các cấp bậc khác nhau trong doanh nghiệp. Dù cánh cửa mở theo nghĩa đen hay nghĩa bóng, ý nghĩa vẫn là nhân viên ở bất kỳ vị trí nào trong công ty cũng có thể đến gặp và nói chuyện với nhân viên cấp cao.

• Khen thưởng những người giao tiếp cởi mở

  Để tạo điều kiện cho mọi người trong công ty hiểu thế nào là giao tiếp cởi mở, cũng như khuyến khích phong cách này trong văn hóa công ty, bạn có thể ghi nhận và trao thưởng cho những người giao tiếp cởi mở. Bạn có thể dùng phương pháp chính thức - như đưa chỉ số giao tiếp cởi mở vào mục tiêu và KPI - hoặc cách gần gũi hơn thông qua lời khen ngợi hoặc giải thưởng cho nhân viên.

• Lãnh đạo bằng cách làm gương

  Từ lâu, chúng ta đã biết rõ rằng các nhà lãnh đạo có thể định hình văn hóa công ty thông qua hành vi của chính mình. Khi những cấp bậc cao nhất trong công ty làm gương về hành vi giao tiếp cởi mở, đó có thể là nền tảng để những người khác noi theo. Theo một nghiên cứu khảo sát hơn 500 nhân viên tại Hoa Kỳ, hoạt động giao tiếp nội bộ theo 2 chiều và cách giao tiếp nhiệt tình của nhà lãnh đạo góp phần tạo nên văn hóa cảm xúc tích cực trong công việc. Tương tự, khi thể hiện khả năng giao tiếp cởi mở, người quản lý có thể định hình hành vi của cấp dưới.

• Đào tạo kỹ năng giao tiếp

  Không phải cứ để tự nhiên là mọi người sẽ giao tiếp cởi mở. Đối với một số công ty, chương trình đào tạo và phát triển tập trung vào kỹ năng giao tiếp có thể là chìa khóa để thay đổi cách mọi người tương tác. Thông qua chương trình đào tạo, nhân viên hiểu được các phong cách giao tiếp khác nhau, cũng như có được bộ công cụ để xây dựng những kỹ năng như lắng nghe tích cực và giải quyết xung đột.

• Cơ hội chia sẻ ý tưởng

  Để nhân viên biết bạn xem trọng ý tưởng và đề xuất của họ, bạn có thể dành không gian, thời gian cho nhân viên chia sẻ ý tưởng. Hình thức thực hiện có thể là các buổi chia sẻ ý tưởng định kỳ, như hội thảo hàng quý, sự kiện bên ngoài công ty hay ngày chia sẻ bí quyết. Bạn cũng có thể tạo kênh tiếp nhận ý tưởng 24/7, ví dụ: nhóm ý tưởng hay chủ đề trò chuyện trên nền tảng nhắn tin tức thì của nội bộ hoặc bảng trắng trong không gian chung.

• Sử dụng phương pháp lắng nghe nhân viên

  Xu hướng lắng nghe nhân viên đang ngày càng phát triển trong lĩnh vực khoa học và nhân sự. Phương pháp này bao gồm hoạt động thường xuyên thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên, qua đó xây dựng cái nhìn tổng quan dựa trên dữ liệu để biết cách nhân viên suy nghĩ và cảm nhận về công việc của mình. Người sử dụng phương pháp này có thể thu lại những lợi ích đo lường được, vì đây là phương pháp có khả năng định hướng cho quá trình ra quyết định, cũng như chỉ ra khía cạnh mà công ty có thể hành động để tránh vấn đề hoặc giữ chân nhân viên có nguy cơ nghỉ việc.

  Trong một nghiên cứu năm 2021, 45% các công ty cho biết khả năng lắng nghe nhân viên là một trong những lĩnh vực hàng đầu mà kết quả phân tích con người đang đem lại giá trị. Công ty có thể lắng nghe nhân viên thông qua khảo sát, tin nhắn SMS, nhóm tập trung nội bộ, cuộc gọi thoại, tin nhắn tức thì và nhiều kênh khác.

• Đừng che giấu tin xấu

  Đội ngũ lãnh đạo có thể giao tiếp với toàn bộ doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả khi mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp, nhưng họ có thể gặp khó khăn hơn khi vấn đề phát sinh. Như nhiều doanh nghiệp đã học được trong đại dịch, sự tin tưởng và thành thật giữa công ty và nhân viên là yếu tố đặc biệt quan trọng trong giai đoạn khủng hoảng.

  Nếu có thể chia sẻ vấn đề và thực hiện hành động để giải quyết vấn đề, công ty sẽ ngăn được tin đồn, cảm giác hoang mang và lo lắng lan rộng. Cách làm này thậm chí còn có thể khơi gợi những đề xuất sáng tạo từ nhân viên để góp phần giải quyết khủng hoảng.

Đọc tiếp:

• Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp
• Các công cụ giao tiếp nội bộ hàng đầu
• Có phải email công việc đã hết thời?