Bạn có nghĩ rằng công ty của mình làm tốt hoạt động đào tạo nhập môn cho nhân viên không? Gallup nhận thấy chỉ có 12% công ty đồng ý với nhận định trên, chứng tỏ rằng nhiều công ty cần phải làm tốt hơn nữa.

Nếu quy trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới không tốt, tổ chức của bạn có thể phải chịu ảnh hưởng theo nhiều cách. Nhân viên ít cảm thấy có động lực và có thể không biết thực hiện đúng cách công việc của mình, sau cùng là dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao cũng như tốn kém vì chi phí trung bình để thay thế một nhân viên là từ 16-20% tiền lương của họ. Nhiều nghiên cứu cho thấy có tới 20% trường hợp nghỉ việc diễn ra trong 45 ngày đầu tiên nhân viên làm việc tại công ty.

Tuy nhiên, tổ chức sẽ hưởng lợi khi thực hiện đúng cách. Theo Forbes, 50% nhân viên mới sẽ nỗ lực hết mình cho công ty nếu cảm thấy trải nghiệm đào tạo nhập môn diễn ra thành công.

Quy trình đào tạo nhập môn cho nhân viên là gì?

Quy trình đào tạo nhập môn đề cập đến cách thức để nhân viên mới hòa nhập vào tổ chức. Quy trình này không chỉ đơn giản là giới thiệu nhân viên với mọi người trong văn phòng và hoàn thành thủ tục giấy tờ. Đúng hơn thì đây là bước giới thiệu toàn diện về tổ chức, văn hóa và nhân viên trong tổ chức. Theo SHRM, hoạt động đào tạo nhập môn có thể kéo dài tới 12 tháng.

Không chỉ cung cấp cho nhân viên mới định hướng chi tiết, quy trình đào tạo nhập môn còn có thể tạo ra nền tảng cho cảm giác gắn bó tại nơi làm việc ngay từ đầu, từ đó nâng cao trải nghiệm của nhân viên tại công ty bạn.

Lập kế hoạch đào tạo nhập môn

Các bước trong quy trình đào tạo nhập môn

1. Công đoạn chuẩn bị để đón nhân viên mới trước khi đào tạo

Trải nghiệm đào tạo nhập môn tuyệt vời bắt đầu từ trước khi nhân viên mới bắt đầu làm việc.

Khi chuẩn bị để đón nhân viên mới trước quy trình đào tạo, bạn cần tạo cho họ cảm giác hứng khởi với công việc mới và đảm bảo họ luôn gắn kết cho đến ngày bắt đầu làm việc chính thức. Đây là thời điểm tốt nhất để bạn trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan ngại nào mà nhân viên có thể có, cũng như thể hiện văn hóa công ty thân thiện.

Trong bước đầu tiên này, bạn cũng nên đảm bảo nhân viên mới nhận được mọi tài liệu cùng thủ tục giấy tờ quan trọng để họ có thể đọc và hiểu thêm về vị trí của mình cũng như công ty.

2. Tạo gói quà tặng chào mừng

Hãy dành thời gian để cho nhân viên mới thấy bạn trân trọng họ đến mức nào.

Tạo gói quà chào mừng phong phú, bao gồm những thứ nhân viên sẽ thích cho ngày làm việc đầu tiên của họ. Đối với nhân viên mới làm việc từ xa, hãy gửi gói quà đến địa chỉ của họ. Những món ăn ngọt, sổ và chai nước mang thương hiệu luôn là lựa chọn phù hợp, nhưng hãy cố gắng thể hiện văn hóa của tổ chức trong gói quà chào mừng. Đừng quên rằng ấn tượng đầu tiên rất quan trọng.

3. Thu hút những người khác tham gia

Không chỉ người quản lý cần tạo ra trải nghiệm đào tạo nhập môn tích cực cho nhân viên. Tổ chức cũng nên khuyến khích các nhân viên khác tham gia vào quy trình đào tạo nhập môn, dù bằng cách trở thành người đồng hành hay đưa nhân viên mới đi tham quan văn phòng. Hãy hỏi xem nhân viên có muốn tham gia không và giao cho họ một vai trò nào đó.

Tùy vào quy mô của công ty bạn, nhân viên mới thường sẽ phải ghi nhớ nhiều khuôn mặt và cái tên mới. Do đó, bạn có thể giao cho ai đó nhiệm vụ tạo "sơ đồ công ty" với chức danh, tên và mô tả ngắn (nếu sơ đồ này chưa có trên mạng nội bộ hoặc danh mục nhân sự của công ty).

Hãy đảm bảo các nhân viên khác, người quản lý, người giám sát và nhà lãnh đạo cấp cao hiểu được quy trình đào tạo nhập môn cũng như vai trò của họ trong đó.

4. Thường xuyên hỏi thăm

Quy trình đào tạo nhập môn nên diễn ra liên tục. Hãy thường xuyên hỏi thăm nhân viên mới để nắm được tình hình của họ và xem họ có câu hỏi nào không. Nếu bạn không có nhiều thời gian, hãy giao nhiệm vụ này cho thành viên khác trong đội ngũ.

Hãy dành thời gian trong cả lịch làm việc của bạn và nhân viên mới, qua đó hoạt động này có thể diễn ra hàng tuần hoặc nửa tháng một lần. Những lần hỏi thăm này sẽ cho nhân viên thấy bạn muốn trao cho họ quyền lên tiếng và góp phần tạo ra mối quan hệ làm việc bền chặt hơn.

5. Chia sẻ và đặt mục tiêu

Hãy chia sẻ mục tiêu và mục đích của công ty để nhân viên mới hiểu rõ hơn về những gì tổ chức đang cố gắng đạt được. Sau khi bạn chia sẻ mục tiêu của công ty, hãy đặt ra mục tiêu cụ thể cho nhân viên mới.

Khi biết rõ mình cần cố gắng đạt được mục tiêu gì và thường xuyên nhận được ý kiến đóng góp mang tính xây dựng, nhân viên mới sẽ cảm thấy được xem trọng cũng như có động lực. Nhờ đó, họ sẽ xem mình là một phần thiết yếu làm nên thành công của tổ chức.

Đó chính là yếu tố then chốt khiến cả cá nhân lẫn doanh nghiệp cảm thấy hài lòng trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.

6. Đào tạo nhập môn lại khi cần

Nếu nhân viên đã nghỉ làm lâu vì đau ốm hoặc nghỉ phép, hãy dành thời gian đào tạo nhập môn lại cho họ, hỗ trợ họ bắt kịp các dự án mới cũng như bất cứ thay đổi nào trong công ty. Nhờ đó, họ có thể gắn kết lại và quay lại làm việc hiệu quả một cách nhanh chóng hơn.

7. Chú ý đến từng cá nhân

Vì mỗi nhân viên mới là 1 cá nhân nên trải nghiệm đào tạo nhập môn của họ cũng cần khác nhau. Hãy đảm bảo trải nghiệm của mỗi người là duy nhất, thú vị và quan trọng hơn hết là phù hợp với họ. Để thực hiện mục tiêu này, hãy tiến hành các bước đơn giản như chỉ định người định hướng cho nhân viên mới, qua đó góp phần xây dựng mối quan hệ với nhân viên và phát triển kế hoạch sự nghiệp.

Điều chỉnh kế hoạch đào tạo nhập môn

Khi đã áp dụng quy trình đào tạo nhập môn phù hợp, bạn sẽ phải cập nhật thường xuyên để đảm bảo quy trình này đáp ứng mọi yêu cầu. Bạn có thể tiến hành khảo sát ngắn để tìm hiểu xem mọi người hài lòng với quy trình đến mức nào. Hãy đánh giá lại toàn bộ quy trình này ít nhất 3 năm 1 lần và cập nhật theo kết quả đánh giá để đảm bảo quy trình không lỗi thời.

Dù dùng phương thức nào, bạn đều cần lưu ý rằng quy trình đào tạo nhập môn là giữ cho mọi thứ đơn giản và thu hút nhất có thể. Bạn chỉ có 1 cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên.