Kiểm soát xung đột tại nơi làm việc

Ở đâu có tham vọng, cá tính xung đột và tình huống căng thẳng thì cảm xúc đôi khi có thể vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Đây là khía cạnh bình thường trong công việc. Nhưng cách tổ chức xử lý những thời điểm này có thể cho biết nhiều điều về văn hóa của công ty đó.

Một số xung đột sẽ sớm qua đi trong khi các xung đột khác lại dai dẳng, để rồi sau cùng có thể ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của những người khác trong đội ngũ.

Dù là tình huống nào, nhân viên cấp cao thường phải dành phần đáng kể thời gian trong ngày để kiểm soát xung đột tại nơi làm việc. Trên thực tế, các nhà quản lý dành tới 40% thời gian chỉ để kiểm soát xung đột. Khoảng thời gian đó có thể phát huy hiệu quả hơn nếu được dùng cho các công việc quan trọng và có ích hơn.

Dù là tình huống nào, nhân viên cấp cao thường phải dành phần đáng kể thời gian trong ngày để kiểm soát xung đột tại nơi làm việc. Trên thực tế, các nhà quản lý dành tới 40% thời gian chỉ để kiểm soát xung đột. Khoảng thời gian đó có thể phát huy hiệu quả hơn nếu được dùng cho các công việc quan trọng và có ích hơn.

Không chỉ vậy, sự rối loạn về vai trò và trách nhiệm công việc có thể dẫn đến sự căng thẳng, tình trạng bị cô lập tại nơi làm việc, thậm chí là hành vi gây hấn thụ động.

Nguyên nhân thường gặp gây ra xung đột tại nơi làm việc

Có nhiều lý do dẫn đến sự bất hòa tại nơi làm việc nhưng đây là một số nguyên nhân thường gặp nhất. Sau đây là 4 trong số đó.

1. Giao tiếp không hiệu quả

   Khi các bộ phận hoặc nhân viên không giao tiếp hiệu quả, kết quả có thể là sự hiểu nhầm và dẫn đến thái độ thù địch. Nhưng phần lớn xung đột xuất phát từ những điều không được nói ra hơn là điều đã được nói ra, chẳng hạn như khi người quản lý phân công lại nhiệm vụ mà không cho nhân viên biết lý do.

2. Phân biệt đối xử

   Sự bình đẳng về lương là vấn đề lớn tại nơi làm việc mà nhiều tổ chức vẫn gặp khó khăn khi giải quyết. Những thất bại này có thể gây chia rẽ.

   Ngoài sự bất bình đẳng giới, các hình thức phân biệt đối xử khác - bao gồm tuổi tác, tôn giáo và tình trạng khuyết tật - cũng có thể gây chia rẽ, cũng như khiến tổ chức dễ rơi vào hoàn cảnh bất hòa hay thậm chí là gặp vấn đề pháp lý.

3. Xung đột về tính cách

   Tính đa dạng có lợi cho hoạt động kinh doanh. Khi có nhân viên với nhiều hoàn cảnh, tính cách và trải nghiệm đa dạng, tổ chức thường đạt hiệu quả cao hơn các công ty tương đương trong lĩnh vực.¹ Nhưng tính đa dạng cũng có thể tạo ra các vấn đề về sự khác biệt trong phong cách giao tiếp của doanh nghiệp, cũng như cản trở hoạt động cộng tác tiến bộ giữa cá nhân và đội ngũ.

4. Sự cạnh tranh

   Hoạt động cạnh tranh lành mạnh có tác dụng khích lệ nhân viên nhưng tình trạng ganh đua quá mức và tham vọng bất chấp có thể phá vỡ sự cộng tác trong đội ngũ. Điều này có thể đặc biệt đúng ở các tổ chức hoặc bộ phận có lương và tiền thưởng dựa trên hiệu quả.

Biện pháp hiệu quả để kiểm soát xung đột tại nơi làm việc

Để đảm bảo đội ngũ hợp tác hài hòa, bạn có thể thực hiện một số bước nhằm ngăn chặn vấn đề và kiểm soát xung đột một cách hiệu quả. Hãy bắt đầu với 6 bí quyết sau đây.

1. Đặt ra kỳ vọng rõ ràng

   Hoạt động giao tiếp rõ ràng và có cân nhắc trong doanh nghiệp có thể tránh tranh chấp một cách rất hiệu quả. Khi yêu cầu nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nào đó, người quản lý nên nêu rõ những gì họ muốn về thời hạn, cấu trúc và các khía cạnh quan trọng khác của nhiệm vụ đó.

2. Thiết kế lại nơi làm việc

   Môi trường làm việc thiếu ánh sáng, hộp thư email quá tải và tiếng chuông điện thoại liên tục có thể làm tăng sự căng thẳng. Hãy thay đổi. Mọi người càng cảm thấy bình tĩnh trong môi trường làm việc, xung đột càng ít khả năng xảy ra hơn.

   Một phần quan trọng khi quản lý năng suất là khả năng hiểu môi trường và công cụ mà đội ngũ kết hợp cần để kết nối cũng như hợp tác hiệu quả. Khi bạn hiểu đúng, các yếu tố này có thể mang lại lợi ích.

3. Áp dụng chính sách một cửa

   Khả năng giải quyết vấn đề trước mắt rất quan trọng. Nếu cảm thấy không thể tiếp cận người quản lý hoặc không được nhìn nhận nghiêm túc, nhân viên có thể sẽ không báo cáo bất kỳ vấn đề nào tại nơi làm việc.

   Hãy khích lệ nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ. Khoảng 80% nhân viên muốn làm việc cho công ty coi trọng hoạt động giao tiếp cởi mở hơn là công ty cung cấp các lợi ích như đồ ăn và thẻ tập gym miễn phí.

4. Tập trung vào vấn đề, chứ không phải con người

   Đôi khi, người quản lý có thể gạt bỏ mối lo ngại của nhân viên vì cho rằng mọi người đang tạo ra vấn đề hoặc phóng đại vấn đề. Nhưng điểm khác biệt thực sự có thể nằm phía sau xung đột. Nếu tách biệt vấn đề khỏi con người, bạn có thể thảo luận các vấn đề tại nơi làm việc mà không phá hủy mối quan hệ.

5. Hòa giải giữa nhân viên

   Một số xung đột có nguồn gốc sâu đến mức bạn có thể cần sự trợ giúp từ bên ngoài để giải quyết vấn đề. Quá trình hòa giải bao gồm tìm bên thứ ba công bằng mà tất cả các bên đều tin tưởng, chẳng hạn như người quản lý của bộ phận khác, đại diện phòng nhân sự hoặc đồng nghiệp. Người hòa giải sẽ giám sát buổi họp với mục tiêu là thương lượng giải pháp khiến mọi người đều hài lòng.

6. Dùng công nghệ để hỗ trợ giải quyết vấn đề

   Đôi khi, chính bản chất của công việc là môi trường thuận lợi cho căng thẳng và xung đột nảy sinh. Các phương thức đã thử và kiểm tra như vậy có thể hỗ trợ quản lý tình huống.

   Nhưng công nghệ cũng có thể trợ giúp bạn. Hãy tìm hiểu các nền tảng đưa mọi người trong tổ chức đến gần nhau hơn cũng như cung cấp phương thức hiệu quả để thảo luận và xử lý vấn đề một cách cởi mở trên diễn đàn công khai.

Suy cho cùng, giải pháp khuyến khích mọi người trò chuyện tốt hơn, đồng thời cung cấp cho họ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả hơn thậm chí có thể ngăn các xung đột nghiêm trọng xuất hiện ngay từ đầu.

Đọc tiếp

• Văn hóa tại nơi làm việc: Văn hóa tại nơi làm việc là gì và làm cách nào để tạo ra văn hóa tích cực trong tổ chức của bạn
• Đa dạng và hòa nhập là gì?
• Các giá trị của tổ chức là gì và tại sao lại quan trọng?