Bộ phim truyền hình đình đám "Succession" (Kế nghiệp) thu hút người xem nhờ câu chuyện tranh giành quyền lực trong gia đình bất ổn họ Roy. Không chỉ mang tính giải trí cao, bộ phim này còn là ví dụ tiêu biểu cho những gì nên TRÁNH khi lập chiến lược kế nhiệm.

Các doanh nghiệp ngoài đời thật cần chuẩn bị sẵn sàng cho thời điểm chuyển giao quyền lực. Mặc dù không dự đoán được những sự kiện như thời điểm có người mắc bệnh nặng hay thành viên quan trọng rời công ty, nhưng bạn vẫn có xây dựng nền tảng vững chắc cho các cấp bậc trong tổ chức. Qua đó, bạn có thể ứng phó tốt hơn khi thay đổi tất yếu xảy ra.

Chiến lược kế nhiệm là chiến lược đảm bảo công ty hoạt động liên tục bằng cách tìm kiếm, phát triển những nhân viên có thể kế nhiệm lãnh đạo khi họ nghỉ hưu, qua đời hoặc từ chức. Theo định nghĩa của Hiệp hội Quản lý Nhân sự (SHRM), chiến lược kế nhiệm là "quy trình có trọng điểm nhằm giữ chân nhân tài trong công ty".

Chiến lược kế nhiệm lãnh đạo có cấu trúc chặt chẽ sẽ giảm thiểu nguy cơ gián đoạn, cũng như tạo điều kiện để chuyển đổi quyền lực một cách mượt mà khi cần thiết. Chiến lược này có ý nghĩa thiết yếu đối với khả năng duy trì sự ổn định, nhưng nhiều tổ chức lại không chuẩn bị đầy đủ cho thay đổi. Theo SHRM, trên thực tế, chưa đến 1/4 các tổ chức có sẵn chiến lược kế nhiệm chính thức.

Đáng lưu ý, quy trình lên chiến lược kế nhiệm trong doanh nghiệp không chỉ đơn giản là chọn người kế nhiệm, mà là tạo ra nguồn nhân tài có năng lực cao cho từng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Mục tiêu là đảm bảo bạn luôn có người sẵn sàng kế nhiệm khi cần thiết.

Hãy hình dung chiến lược này như trò cờ vua. Bạn không chỉ lên kế hoạch cho nước đi tiếp theo mà còn di chuyển tiến lên trước. Nếu mất một quân cờ, làm cách nào để bạn xây dựng chiến lược thắng lợi bằng những quân cờ còn lại?

Để thực sự đạt được hiệu quả, bạn phải xây dựng chiến lược kế nhiệm từ lâu trước khi cần triển khai. Tuy nhiên, theo số liệu trong báo cáo của Hệ thống đánh giá SIGMA về Tình trạng lên chiến lược kế nhiệm năm 2023, một số lãnh đạo vẫn còn chưa tin chiến lược này. Cụ thể,

• gần 1/10 các lãnh đạo cho rằng chiến lược kế nhiệm không xứng đáng với thời gian và tiền bạc phải bỏ ra.

• Gần 1/2 các lãnh đạo co rằng chiến lược kế nhiệm đem lại lợi ích về mặt vận hành nhưng không có lợi ích tài chính.

Theo McKinsey, thực tế là những tổ chức có chiến lược kế nhiệm vững vàng có khả năng đạt hiệu quả hơn đối thủ cao gấp 2,2 lần, xét về lợi nhuận cho cổ động.

Một phần quan trọng của chiến lược kế nhiệm trong doanh nghiệp là xây dựng nguồn lãnh đạo kế thừa. Đây là cách phát triển nhân tài nội bộ cho những vị trí tác động lớn nhất đến hiệu quả của công ty. Ngoài xác định người có tiếp năng làm Tổng Giám đốc, bạn còn có thể bổ nhiệm những vai trò quan trọng khác cũng không thể thiếu đối với hoạt động hàng ngày.

Để thể hiện quá trình thăng tiến tự nhiên của đội ngũ lãnh đạo ở nơi làm việc, các cố vấn doanh nghiệp Ram Charan, James Noel và Stephen Drotter đã sáng tạo ra mô hình nguồn lãnh đạo kế thừa mà nhiều công ty hiện nay đang làm theo. Mô hình này gồm 6 giai đoạn chính:

1. Từ quản lý bản thân đến quản lý nhân viên khác - khi một người lần đầu trở thành người quản lý

2. Từ quản lý nhân viên khác đến quản lý những người quản lý - tìm hiểu cách chuyển từ quản lý các cá nhân sang giám sát những người giám sát

3. Từ quản lý những người quản lý đến quản lý chức năng - từ quản lý những người giám sát đến giám sát toàn bộ phòng bạn hoặc đội ngũ

4. Từ quản lý chức năng đến quản lý kinh doanh - chuyển từ tư duy quản lý sang tư duy lãnh đạo để truyền động lực cho các đội ngũ

5. Từ quản lý kinh doanh đến quản lý nhóm - học cách vận hành toàn bộ một phân khu của doanh nghiệp

6. Từ quản lý nhóm đến quản lý doanh nghiệp - trở thành Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ tổ chức

Mục đích là sử dụng khuôn khổ này để phát triển kỹ năng cần thiết cho mỗi bước thăng tiến trong quá trình chuyển dần từ vị trí quản lý lên vai trò lãnh đạo.

Trong bối cảnh hiện tại, nhiều người nghỉ hưu sớm hoặc thay đổi công việc để cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống. Chiến lược kế nhiệm càng quan trọng hơn bao giờ hết. Chiến lược này đem lại nhiều lợi ích cho cả công ty và nhân viên, bao gồm:

Một trong những lợi thế rõ ràng nhất của chiến lược kế thừa là tạo điều kiện chuyển đổi mượt mà khi có người bất ngờ rời khỏi vai trò của mình. Khi có thể chọn người thay thế từ nguồn nhân tài nội bộ có kỹ năng cao, bạn sẽ đảm bảo ổn định lâu dài để mọi người đều yên tâm.

Nhân viên thuê từ bên ngoài thường không hoàn thành được nhiệm vụ vì họ không trưởng thành cùng giá trị cốt lõi của tổ chức, cũng như không hiểu rõ thương hiệu và khách hàng. Với chiến lược kế nhiệm lãnh đạo, bạn có thể tránh được vấn đề này.

Thông qua quy trình lên chiến lược kế nhiệm hiệu quả, bạn sẽ tìm ra những nhân viên giỏi nhất, có đủ năng lực, kỹ năng và quyết tâm để tiến lên vai trò lãnh đạo cấp cao hơn khi có vị trí trống. Quan trọng là qua quy trình lên chiến lược này, nguồn lãnh đạo kế thừa sẽ công bằng và hòa nhập hơn vì đem lại cơ hội cho nhiều nhân tài đa dạng hơn.

Để giữ chân những nhân viên giỏi nhất, một cách tuyệt vời là phát triển chiến lược kế nhiệm. Những người tham vọng sẽ trân trọng thời gian và công sức bạn đầu tư cho tương lai của họ. Cơ hội nhận được sẽ truyền động lực để họ thăng tiến trong nội bộ. Nhờ đó, họ có khả năng sẽ trung thành với doanh nghiệp hơn.

Chiến lược kế nhiệm trong doanh chỉ ra cho nhân viên thấy họ có lộ trình sự nghiệp rõ ràng. Nhờ vậy, nhân viên sẽ thấy gắn bó và được trân trọng hơn. Tầm nhìn chung làm mọi người cảm thấy tự hào hơn, từ đó tạo ra môi trường làm việc có tính cộng tác cao hơn, nơi ý kiến của mọi người đều được lắng nghe.

Chiến lược kế nhiệm làm giảm thiểu thời gian và tiền bạc phải bỏ ra để tuyển dụng, định hướng và đào tạo. Vì tập trung phát triển người thay thế trong nội bộ cho các vị trí quản lý cấp cao, nên chiến lược này tiết kiệm nguồn lực sẽ phải sử dụng nếu tuyển dụng từ bên ngoài.

Quy trình lên chiến lược kế nhiệm không chỉ có lợi cho tương lai mà còn tác động đến cả hiện tại. Cơ hội đào tạo và phát triển sẽ tạo điều kiện để nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức trong quá trình thăng tiến lên các vị trị cao nhất.

Hãy tự hỏi bản thân - điều gì sẽ xảy ra nếu một người cụ thể không còn làm việc ở đây nữa? Hiệu ứng dây chuyền khi nhân viên cốt cán nghỉ việc có thể gây tổn hại rất lớn. Trên thực tế, một nghiên cứu của LinkedIn cho thấy 59% nhân viên từng cân nhắc nghỉ việc chỉ vì đồng nghiệp từ chức.

Khi một nhân viên giàu kinh nghiệm nghỉ việc ở công ty, họ mang theo kho tàng kiến thức về hệ thống, quy trình và con người. Tệ hơn nữa là họ còn có thể mang theo những người liên hệ mà mình thu thập được qua thời gian, sau đó có thể họ sẽ thành lập doanh nghiệp cạnh tranh ở nơi khác.

Tiếp đến là rủi ro về tài chính. Nếu công ty nhân viên cốt cán trong công ty sắp nghỉ việc nhưng không có người thay thế phù hợp, có khả năng cao là bạn sẽ thấy năng suất giảm đi và doanh thu tổn thất trong quá trình chuyển đổi.

Nhiều chủ doanh nghiệp bận rộn với công việc điều hành công ty hàng ngày đến mức không thể ưu tiên chiến lược kế nhiệm. Tình trạng này rất dễ hiểu vì họ có quá nhiều việc khác cần xử lý. Nhưng như vậy, tổ chức có thể gặp phải rủi ro.

Để chiến lược kế nhiệm phát huy hiệu quả, bạn phải thiết kế sao cho dễ truyền đạt với nhân viên và nhân rộng cho các đội ngũ, phòng ban khác nhau. Hãy làm theo những bí quyết sau đây để xây dựng nguồn lãnh đạo kế thừa thành công.

• Xác định vai trò và trách nhiệm chính

  Bước đầu tiên là xác định các vị trí lãnh đạo chủ chốt, thiết yếu với sự ổn định lâu dài của tổ chức. Chiến lược kế nhiệm có thể tập trung vào từng vị trí. Ví dụ: Tổng Giám đốc, Giám đốc Nhân sự, giám sát viên và các vị trí khác. Chiến lược này cũng có thể bao quát hơn bằng cách xác định các vị trị cấp cao cần đến kỹ năng tương tự.

  Đảm bảo công ty định kỳ xem lại cũng như cập nhật mô tả công việc và trách nhiệm chính để thích ứng với nhu cầu liên tục thay đổi của doanh nghiệp.

• Xác định lỗ hổng kỹ năng

  Đánh giá nguồn tài năng hiện tại để xem ai sẵn sàng trở thành lãnh đạo ngay hiện tại, ai có tiềm năng bước lên vị trí cấp cao trong tương lai. Sử dụng những công cụ như bài đánh giá nhân tài để kiểm tra năng lực cũng như phát hiện lỗ hổng kỹ năng. Qua đó, bạn có thể bắt đầu chuẩn bị hành trang cho họ để sau này kế nhiệm.

  Bằng cách xác định những người kế nhiệm tiềm năng ngay từ sớm trong quy trình, bạn có thể cho nhân viên đủ thời gian để trang bị kiến thức, kinh nghiệm cần thiết nhằm trở thành lãnh đạo thành công.

• Thiết lập các chương trình huấn luyện và phát triển

  Cho nhân viên thấy bạn thực sự nghiêm túc bằng cách đặt ra quy trình đào tạo chính thức nhằm phát triển các lãnh đạo tiềm năng. Bạn có thể sử dụng hình thức huấn luyện, dự khán công việc hoặc nâng cao trách nhiệm thường ngày.

  Bạn cũng có thể hợp tác với đại học tại địa phương để nhân viên theo học bằng cấp chuyên nghiệp. Đổi lại, bạn có thể cung cấp kỳ thực tập nhập môn cho sinh viên mới ra trường để bắt đầu ươm mầm tài năng từ khi còn trẻ.

• Minh bạch

  Chiến lược kế nhiệm có cấu trúc hiệu quả sẽ nêu rõ cách xác định, phát triển và theo dõi ứng viên qua thời gian. Hãy cởi mở chia sẻ về những gì mọi người cần làm để bước lên từng vị trí cao hơn, đừng ngại yêu cầu nhân viên đưa ý kiến về cách bạn có thể đào tạo lãnh đạo tương lai hiệu quả hơn. Phương pháp này rất có lợi cho mức độ gắn bó và động lực của nhân viên.

• Theo dõi tiến độ

  Bạn cần biết nguồn lãnh đạo tiềm năng của mình có đem lại kết quả hay không. Mô hình này có đang đặt đúng người vào đúng vai trò không? Hay bạn cần mở rộng nguồn ứng viên?

  Thường xuyên trò chuyện với các bên liên quan chính trong quy trình lập chiến lược kế nhiệm, cũng như theo dõi quá trình phát triển của nhân viên. Bạn có thể thực hiện thông qua khảo sát thăm dò ý kiến và phần mềm đào tạo quản lý. Các số liệu của chiến lược kế nhiệm (như tỷ lệ giữ chân nhân viên và tỷ lệ lộ trình sự nghiệp) là dấu hiệu chính xác cho hiệu quả của chương trình.

  Cuối cùng, thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc vào những người còn ở lại. Đó là lý do vì sao bạn cần những người mà mình có thể tin tưởng đứng lên khi đến thời điểm thích hợp.

Đọc tiếp:

• 10 bài học lãnh đạo từ cuộc sống
• Thay đổi lãnh đạo
• Cách lãnh đạo công ty gắn kết