Hoạt động giao tiếp của cấp lãnh đạo: 7 bí quyết hàng đầu

Đối với cuộc trò chuyện đột xuất nằm ngoài chương trình trong đại dịch, các tổ chức phụ thuộc vào hoạt động giao tiếp sáng suốt và cẩn trọng của cấp lãnh đạo hơn bao giờ hết. Chúng tôi khám phá cách bạn có thể thực hiện đúng hoạt động này.

KHả NăNG LãNH đạO | THờI GIAN đọC: 7 PHúT
effective leadership communication skills - Workplace from Meta
Hoạt động giao tiếp của cấp lãnh đạo là gì?

Hoạt động giao tiếp của cấp lãnh đạo là gì?

Người ta tách riêng ra hoạt động giao tiếp của cấp lãnh đạo do nhiệm vụ khó khăn mà hoạt động này phải gánh vác. Các nhà lãnh đạo cần truyền cảm hứng, thuyết phục, xây dựng mối quan hệ, chia sẻ ý tưởng, truyền đạt giá trị của công ty và biến mọi thứ thành hiện thực trong tổ chức của họ. Và họ cần thực hiện những việc này với rất nhiều đối tượng khác nhau - nhà đầu tư, nhân viên, khách hàng, truyền thông, các viên chức - chứ không chỉ với đội ngũ của mình.

Đây là một quá trình liên tục. Chiến lược gia về sự lãnh đạo Glenn Llopis viết trong tạp chí Forbes như thế này: "Lãnh đạo không phải là nói cho người khác biết phải làm gì, mà là phát huy tối đa tiềm năng của mọi người bằng cách tích cực tham gia”.

Tìm hiểu cách lãnh đạo một công ty gắn kết

Tải xuống sách điện tử của chúng tôi để khám phá lý do các Tổng Giám đốc thế hệ mới lại xem trọng mục tiêu, chữ tín, tính xác thực và sự trung thực hơn tất cả.

Khi chúng tôi trò chuyện với Wendy Rose - nhà huấn luyện cấp lãnh đạo điều hành - để khám phá chi tiết hơn về vấn đề này, cô cho biết: “Nếu bạn xem xét bất cứ hoạt động gì diễn ra trong một tổ chức - đánh giá, tuyên bố về tầm nhìn, tìm kiếm ý tưởng, cộng tác, đàm phán, tạo ảnh hưởng - tất cả đều liên quan đến hoạt động giao tiếp. Như thể giao tiếp là tín hiệu đi từ hòn đảo này đến hòn đảo khác. Đó là lý do hoạt động giao tiếp rất quan trọng. Chẳng có gì xảy ra mà không có hoạt động giao tiếp, dù bằng văn bản hay lời nói. Đây là hoạt động mang tính cốt yếu."

Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi kỹ năng giao tiếp được xem là yếu tố cốt lõi của khả năng lãnh đạo. Nhưng như vậy không có nghĩa là mọi lãnh đạo đều có kỹ năng giao tiếp bẩm sinh. Trên thực tế, đó là một khía cạnh đáng quan tâm, đặc biệt khi đi xuống phần bên dưới trong hệ thống phân cấp lãnh đạo với 69% người quản lý1 cho biết họ không cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với nhân viên.

Nếu thấy thực trạng này có vẻ quen thuộc, đó có thể là một khía cạnh bạn nên tập trung cải thiện. Ở phần sau bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số bí quyết hàng đầu để hỗ trợ bạn. Nhưng trước tiên, hãy xem xét một số kiểu hoạt động giao tiếp khác nhau của các cấp lãnh đạo.

Có những kiểu hoạt động giao tiếp khác nhau nào ở cấp lãnh đạo?

Có những kiểu hoạt động giao tiếp khác nhau nào ở cấp lãnh đạo?

Hoạt động giao tiếp của cấp lãnh đạo không chỉ là nói trong khi người khác lắng nghe. Bạn nên cân nhắc:

Giao tiếp không lời. Ngôn ngữ cơ thể là phần cực kỳ quan trọng trong giao tiếp và không chỉ là những hành động rõ ràng như khoanh tay hay tránh giao tiếp bằng mắt. Wendy giải thích: "Gương mặt của chúng ta lúc nào cũng biểu lộ những tín hiệu nhỏ mà chúng ta không nhận thức được. Các tín hiệu này bộc lộ cho mọi người biết cảm nhận và suy nghĩ đang diễn ra bên trong chúng ta."

Giao tiếp bằng lời nói. Sự rõ ràng của thông điệp, ngôn ngữ phù hợp với đối tượng và thậm chí tốc độ nói của bạn sẽ ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả khi bạn giao tiếp

Lắng nghe. Nhà lãnh đạo cần nắm rõ những gì đang xảy ra với các nhân viên, tổ chức của họ và bối cảnh thế giới rộng lớn hơn. Để đạt được điều này, bạn cần có kỹ năng lắng nghe tuyệt vời

Giao tiếp bằng văn bản. Bạn có thể làm cho mọi người hiểu được thông điệp của mình không? Bạn có làm rõ những việc bạn yêu cầu mọi người thực hiện? Bạn có sức thuyết phục không?

Hành vi. Mọi người kỳ vọng các cấp lãnh đạo doanh nghiệp là tấm gương sáng về giá trị của tổ chức và làm hình mẫu cho hành vi họ muốn thấy từ người khác. Như vậy có nghĩa là tất cả mọi hành động của bạn tại nơi làm việc là một dạng giao tiếp

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Tại sao kỹ năng giao tiếp của cấp lãnh đạo lại quan trọng đến như vậy?

Tại sao kỹ năng giao tiếp của cấp lãnh đạo lại quan trọng đến như vậy?

Hoạt động giao tiếp hiệu quả đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc:

Xây dựng lòng tin: các nhà lãnh đạo giao tiếp cởi mở, có trách nhiệm và lắng nghe nhân viên có thể xây dựng nền văn hóa công ty mà mọi người cảm thấy có thể chia sẻ ý kiến và quan điểm một cách tốt hơn

Chia sẻ giá trị và tầm nhìn: tuyên bố về tầm nhìn và giá trị của tổ chức không thể chỉ là một trang trên mạng nội bộ của công ty. Mọi người mong đợi các nhà lãnh đạo thường xuyên truyền tải những giá trị mà công ty ủng hộ cũng như những mục tiêu mà công ty đang hướng đến

Truyền cảm hứng cho người khác: nhà lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc làm cho mọi người tin tưởng vào tổ chức và những gì họ có thể đạt được ở tổ chức đó

Ảnh hưởng và thuyết phục: nếu chỉ đơn giản yêu cầu ai làm việc gì đó, bạn thường sẽ thấy không hiệu quả. Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng đàm phán và thuyết phục để mọi người hiểu quan điểm của họ

Cải thiện sự gắn bó của nhân viên: truyền tải giá trị của tổ chức, cập nhật thông tin cho mọi người và xây dựng sự tự tin cùng lòng tin luôn là cách mà nhà lãnh đạo có thể dùng để giữ nhân viên ở lại

Tạo dựng đội ngũ thành công: hoạt động giao tiếp rõ ràng, cởi mở sẽ góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác mà đội ngũ cần có để thành công. Thêm vào đó, nhà lãnh đạo sẽ có thể cho mọi người thấy hoạt động giao tiếp tốt là như thế nào, đồng thời hỗ trợ các đội ngũ cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ

Cộng tác với người khác: những nhà lãnh đạo hiện đại không dựa vào phương pháp tiếp cận "sếp bảo nhân viên nghe". Thay vào đó, họ cố gắng tập hợp các đội ngũ khác nhau để đưa ra các quan điểm khác nhau nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Trở thành người thuyết phục, lắng nghe và đàm phán tốt là điều thiết yếu để phá bỏ tình trạng tách biệt trong tổ chức

Thích ứng với sự thay đổi: nhân viên sẽ mong đợi nhà lãnh đạo là nguồn thông tin thường xuyên, đáng tin cậy trong những thời điểm thay đổi của tổ chức. Nhà lãnh đạo cũng phải thể hiện sự đồng cảm trong những tình huống dạng này. Wendy nói rằng các nhà lãnh đạo giao tiếp tốt trong suốt thời kỳ đại dịch là những người nắm được phản ứng cảm xúc của mọi người trong tình huống này, bao gồm căng thẳng và lo lắng.

Cô cho biết: "Các nhà lãnh đạo làm đúng biết rằng có sự phản ứng cảm xúc lớn đối với những gì đang diễn ra. Đó không chỉ là câu hỏi về việc đưa ra các chỉ dẫn hoặc phương hướng. Đó là vấn đề về việc tiến hành các cuộc gặp gỡ tình cảm với mọi người tại nơi họ ở và hỗ trợ để họ bớt lo lắng hơn, trước khi đưa ra các hành động."

Điều gì sẽ xảy ra nếu kỹ năng giao tiếp của cấp lãnh đạo không được như mong đợi?

Điều gì sẽ xảy ra nếu kỹ năng giao tiếp của cấp lãnh đạo không được như mong đợi?

Hoạt động giao tiếp không phải lúc nào cũng dễ dàng đạt hiệu quả. Rất nhiều yếu tố có thể làm cho các nhà lãnh đạo sẩy chân, chẳng hạn như thiếu sự chuẩn bị, phân công quá nhiều cho người khác và lạm dụng email.

Nhưng khó khăn chính trong hoạt động giao tiếp mà các nhà lãnh đạo phải đối diện - hoặc bất kỳ ai muốn mọi người hiểu thông điệp của họ - là không xem xét mục đích của những việc bạn đang làm. Wendy Rose cho biết: "Điều cực kỳ quan trọng là nghĩ về kết quả cuối cùng của hoạt động giao tiếp.

“Đối với nhà lãnh đạo, tất cả tập trung vào mục tiêu thúc đẩy mọi người làm việc. Nếu bạn muốn ai làm việc gì, đó là cảm xúc. Mọi người phải cảm thấy một thứ gì đó thì mới làm điều gì đó."”

Vì vậy, đó là vấn đề liên quan đến việc bạn có suy nghĩ về sự tác động hay không.

Mọi người sẽ mắc sai lầm nếu nghĩ rằng khi họ giao tiếp, tất cả là cho mục tiêu truyền tải thông điệp. Không phải. Hoạt động giao tiếp luôn có 2 nửa. Đó là về việc truyền tải và việc tiếp nhận thông điệp."

Khả năng giao tiếp kém của nhà lãnh đạo có thể gây ra những ảnh hưởng sâu rộng. Chẳng hạn, điều đó có thể gây tổn hại đến văn hóa tại nơi làm việc mà bạn vất vả lắm mới xây dựng được. Theo cuộc khảo sát của Rallyware, 31% công ty cho biết hoạt động giao tiếp kém làm sụt giảm tinh thần.2 Tình trạng này có thể ảnh hưởng đến mức độ tin tưởng - một yếu tố thiết yếu trong các đội ngũ làm việc kết hợp hoặc đội ngũ tuyến đầu.

Đồng thời, ở bất kỳ khía cạnh nào mà cấp lãnh đạo không hành động minh bạch hoặc không chịu trách nhiệm, hệ quả cuối cùng đều có thể dẫn đến thành tích không tốt, hiểu lầm hoặc thất bại.

Phong cách giao tiếp hiệu quả của lãnh đạo: 7 bí quyết hàng đầu

Phong cách giao tiếp hiệu quả của lãnh đạo: 7 bí quyết hàng đầu

Mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp đều có thể tìm những cách mới để cải thiện cách giao tiếp. Sau đây là 7 bí quyết để bắt đầu:

1. Biết bạn đang hướng đến mục tiêu gì

Luôn biết rõ bạn muốn đạt được kết quả gì từ hoạt động giao tiếp. Nhờ đó, bạn có thể định hình hoạt động giao tiếp đúng hướng

2. Tưởng tượng bạn là người nhận

Bạn sẽ phản ứng như thế nào nếu là người nhận được tin nhắn, email hoặc cuộc trò chuyện? Những thông điệp bạn đang cố gắng đưa ra tác động đến bạn như thế nào?

3. Sử dụng đúng công cụ vào đúng thời điểm

Với rất nhiều lựa chọn về công cụ, có thể bạn sẽ khó biết đâu là công cụ phù hợp. Ví dụ: cuộc họp qua video có thể cực kỳ hữu ích trong các tình huống cần gặp nhau, nhưng đôi khi cuộc gọi thoại có thể mang đến nhiều thông tin hơn

Wendy Rose cho biết: "Hoạt động giao tiếp bằng giọng nói có tính chất rất thân mật. Tôi thực sự có thể điều chỉnh hơi thở, ngữ điệu. Đồng thời, sự lựa chọn làm cho ngôn ngữ trở nên chứa đựng nhiều thông tin hơn."

Và hãy trung thực với chính mình. Bạn có trốn tránh bằng cách dùng email trong khi cần phải nói chuyện không? Bạn có làm mọi người mắc kẹt trong những cuộc họp không cần thiết không?

4. Thể hiện sự đồng cảm

Khi cảm thấy căng thẳng hoặc lo lắng, mọi người khó có thể suy nghĩ một cách logic. Trong một số tình huống, bạn có thể cần làm dịu nỗi lo lắng và sợ hãi trước khi đưa ra hướng dẫn

5. Nói đi đôi với làm

Mọi người sẽ nhìn vào những gì bạn làm cũng như những gì bạn nói. Hành động là thông điệp có sức thuyết phục mạnh mẽ nhất mà bạn gửi đi

6. Lắng nghe

Hơn 1/3 số nhân viên (36%) trong một cuộc khảo sát của People Element cho biết họ không hài lòng với vị thế của mình trong tổ chức. Và họ không thích nhất là cách các cấp lãnh đạo lắng nghe và quan tâm đến những mối lo ngại của họ. Lắng nghe tích cực là kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với nhà lãnh đạo

7. Giao tiếp thường xuyên

84% người lao động cảm thấy họ không nhận được đầy đủ thông tin từ cấp lãnh đạo.3 Đừng cảm thấy như bạn đã làm cho mọi người hiểu được thông điệp của mình và có thể nghỉ ngơi. Hoạt động giao tiếp của lãnh đạo là công việc không bao giờ dừng lại

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Khả năng lãnh đạo | Thời gian đọc: 11 phút

Khả năng lãnh đạo là gì và tại sao lại quan trọng?

Nhà lãnh đạo là gì? Nhà lãnh đạo có giống nhà quản lý không? Bạn có thể học để trở thành nhà lãnh đạo không? Tìm hiểu những yếu tố tạo nên một nhà lãnh đạo và tại sao khả năng lãnh đạo lại quan trọng.

Khả năng lãnh đạo | Thời gian đọc: 7 phút

Lãnh đạo hợp tác là gì?

Phong cách lãnh đạo hợp tác là đặc trưng chính trong các tổ chức có tư duy cấp tiến. Tìm hiểu về những lợi ích và thách thức của phương pháp lãnh đạo hợp tác.

Văn hoá | thời gian đọc: 11 phút

Văn hóa tại nơi làm việc: Cách tạo ra nền văn hóa tích cực và thúc đẩy năng suất

Văn hóa tại nơi làm việc thậm chí còn quan trọng hơn trong thế giới làm việc từ xa và kết hợp. Tìm hiểu văn hóa công ty có ý nghĩa gì và cách cải thiện.