Có phải kết nối chặt chẽ hơn thì năng suất sẽ cao hơn?

Tăng cường kết nối tại nơi làm việc nghĩa là mọi người có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và hoàn thành tác vụ chỉ trong một phần nhỏ thời gian so với trước. Nhược điểm là thông tin cập nhật công việc liên tục và thông báo tức thì có thể gây mất tập trung và khó nhập tâm vào việc đang làm.

Vậy bạn làm cách nào để biến sự kết nối thành năng suất cho doanh nghiệp của mình?

Đã có lúc gặp khách hàng hoặc tham dự hội thảo đồng nghĩa với bắt tàu hỏa hoặc lên máy bay. Và chi phí công tác vẫn còn là điểm xói thời gian và tài nguyên, đặc biệt là nếu nhân sự ở lại địa điểm công tác xa qua đêm.

Tuy nhiên, nay bạn đã có thể tổ chức hội nghị qua video và webinar chỉ bằng thiết bị di động và kết nối internet ở khắp nơi trên thế giới. Những người nắm quyền quyết định có thể dễ dàng cộng tác hơn. Đội ngũ có thể hoàn thành dự án trước thời hạn.

Và miễn là mục tiêu họp vẫn rõ ràng khi đội ngũ làm việc từ xa giống như khi gặp mặt trực tiếp, bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và gia tăng năng suất.

Quay trở lại những năm 1980, máy fax là một cuộc cách mạng. Chúng ta đã kinh ngạc khi thấy khả năng truyền tải tài liệu qua đường dây điện thoại.

Vấn đề duy nhất là bạn phải đứng ngay cạnh máy để đảm bảo fax đã gửi đi (rồi gửi lại nếu chưa đi) thay vì tiếp tục làm những việc khác.

Ngày nay, bạn có thể chia sẻ tài liệu lên đám mây để mọi người đọc hoặc chỉnh sửa cùng một lúc. Bạn thậm chí có thể gửi email cho họ. Tuy vậy, có thể gửi email không có nghĩa là nên gửi. Trong một số trường hợp, cách giao tiếp khác có thể nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Trước đây, bạn phải đánh máy bản ghi nhớ, in ra rồi phân phát bằng tay. Thời đó đã qua rồi. Bây giờ bạn có thể đăng ghi nhớ vào mạng nội bộ công ty, cổng thông tin doanh nghiệp hoặc chia sẻ qua nền tảng giao tiếp như Workplace.

Thông tin cập nhật công việc thường xuyên là rất quan trọng để mọi người biết về những gì đang diễn ra. Ví dụ: Bằng cách dùng Bảng tin trong Workplace, bạn tránh được việc tung thông báo ồ ạt đến nhân viên.

Máy học sẽ hiển thị những nội dung cập nhật quan trọng đối với từng cá nhân. Và mọi người có thể chọn chỉ nhận thông báo hoặc bài viết quan trọng nhất.

Trước đây, nếu cần liên lạc với đồng nghiệp ở nơi khác, bạn sẽ gọi cho họ và nếu họ không ở đó thì bạn phải để lại tin nhắn.

Điều này có nghĩa là việc liên lạc với ai đó đôi khi có thể mất vài ngày. Giờ đây, bạn có thể chỉ cần nhắn cho họ một tin từ bàn làm việc hoặc khi đang di chuyển.

Gần một nửa số nhân viên nói rằng công cụ nhắn tin tức thì ở nơi làm việc giúp gia tăng năng suất. Bí quyết là sử dụng công nghệ nhắn tin theo cách giảm thiểu phiền nhiễu - như tắt thông báo bật lên hoặc sử dụng chế độ không làm phiền.

Nhờ có Internet, mọi người có thể làm việc theo những cách không buộc họ phải ngồi sau bàn làm việc hay có mặt tại kho hàng. Và đó có thể là điều tích cực. Văn phòng có không gian mở và nơi làm việc ồn ào dễ khiến mọi người mất tập trung.

Nhân viên làm việc từ xa có thể tận hưởng môi trường không tiếng ồn tại nhà hoặc một nơi yên tĩnh mà họ chọn. Và nếu gặp sự cố, họ có thể liên hệ với ai đó qua tin nhắn tức thì hoặc chia sẻ màn hình để nhanh chóng giải quyết vấn đề.

Rất khó bác bỏ lập luận rằng kết nối chặt chẽ hơn giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn. Thử thách ở đây là các công cụ giao tiếp và cộng tác sẽ hiệu quả ra sao trong việc giúp ta cập nhật công việc mọi lúc mà không xâm phạm ranh giới riêng tư.

Nhưng nếu làm đúng cách, đó có thể là con đường dẫn mọi người đến với sự cân bằng lành mạnh hơn giữa công việc và cuộc sống, cùng năng suất cao hơn.