8 cách sử dụng Workplace để thực hiện các nhiệm vụ nhân sự dễ dàng hơn
Workplace và các tiện ích tích hợp có thể góp phần đơn giản hóa các nhiệm vụ nhân sự - từ quá trình đào tạo cho đến công đoạn thiết lập chương trình định hướng.
Đội ngũ Nhân sự phải loay hoay giữa rất nhiều trách nhiệm, từ tuyển dụng, đến phúc lợi, sức khỏe, an toàn và nhiều công việc khác. Hơn nữa, họ thường làm việc bằng các hệ thống khác nhau dành cho các chức năng khác nhau.
Theo Khảo sát về Hệ thống Nhân sự do Sierra-Cedar thực hiện vào giai đoạn 2017-2018, chỉ 17% các tổ chức có chiến lược để tích hợp ứng dụng dành cho bộ phận Nhân sự.
Vậy làm cách nào để mọi việc vận hành mượt mà hơn? Một giải pháp chính là công cụ tự động hóa tích hợp với những ứng dụng bạn đang sử dụng. Sau đây là cách sử dụng Workplace để tinh giản hóa 8 nhiệm vụ nhân sự dưới đây.
1. Đào tạo định hướng cho nhân viên mới
Bạn có thể rất nhiều thời gian để đưa nhân viên mới hòa nhập với tổ chức và văn hóa trong môi trường làm việc. Với Workplace, bạn có thể cắt giảm phần lớn công việc giấy tờ bằng cách chia sẻ thông tin định hướng qua nhóm Workplace.
Khi nhân viên mới đã ở trong Nhóm, bài viết đã ghim sẽ chỉ cho mọi người những thông tin thực sự quan trọng mà họ cần nắm bắt.
Bằng cách ghim cuộc trò chuyện vào đầu hộp thư, giờ đây mọi người có thể dễ dàng tham gia và rời khỏi cuộc trò chuyện mà không bỏ lỡ câu chuyện chung.
Họ cũng sẽ giảm thiểu được thời gian tìm kiếm người liên hệ, qua đó đẩy nhanh quá trình ra quyết định và tăng năng suất của cả thành viên cũ lẫn thành viên mới.
Khi sử dụng Workplace, bạn cũng có thể bắt đầu quá trình định hướng từ sớm. Larsen & Toubro Infotech đưa sinh viên vào đào tạo định hướng trong nhóm đa công ty để họ có thể tìm hiểu thêm về công ty, cũng như hỏi các nhân viên khác về trải nghiệm làm việc ở đó. Nhờ vậy, mức độ tương tác của họ duy trì cho đến tận ngày bắt đầu.
Khi sử dụng Workplace, bạn có thể duy trì mức độ tương tác của nhân viên mới cho đến ngày bắt đầu và hơn thế nữa
Những bot như Libby cũng có thể chuẩn bị cho nhân viên mới bắt tay ngay vào công việc. Bot tự động có thể trả lời mọi câu hỏi lặp đi lặp lại mà mọi người lúc nào cũng thắc mắc như mật khẩu WiFi hay mã số máy in. Qua đó, nhân viên mới có thể nắm được những thông tin quan trọng.
2. Kế hoạch định hướng
Bằng cách tạo điều kiện cho hoạt động định hướng tại nơi làm việc, bạn thể hiện rằng mình quan tâm đến công tác bồi dưỡng nhân viên mới. Những nhân viên phục vụ lâu hơn cũng có thể hưởng lợi từ nhân viên cấp cao mà họ tôn trọng khi người đó chia sẻ ý tưởng và hướng dẫn họ thực hiện nhiệm vụ mới.
Phương thức định hướng online cũng hiệu quả không kém gì gặp mặt trực tiếp. Bạn có thể thiết lập Nhóm riêng tư trong Workplace nhằm mang đến cho người định hướng và người cần định hướng một không gian an toàn để tạo dựng mối quan hệ.
Qua tiện ích tích hợp Cortado với Workplace, mọi thứ trở nên đơn giản hơn nữa nhờ ghép cặp đồng nghiệp với nhau dựa trên mục tiêu và mối quan tâm nghề nghiệp.
3. Tin tức về công ty và thông báo cập nhật chính sách
Mạng nội bộ của công ty không hiệu quả với bạn và có rất ít nội dung? Bảng tin sẽ đảm bảo mọi người thấy và tương tác với các thông báo quan trọng và thông tin mới về doanh nghiệp. Cũng thông qua Bảng tin, đội ngũ Nhân sự có thể thu thập ý kiến đóng góp theo thời gian thực về cảm nhận của nhân viên đối với hướng đi của doanh nghiệp.
Đây cũng là tính năng thuận tiện cho nhân viên ngoài thực địa vì họ có thể sử dụng ứng dụng di động để đọc thông tin mới và tin tức về công ty ở bất cứ đâu.
4. Theo dõi mức độ tương tác
Workplace có thể cung cấp thông tin chi tiết giá trị về mức độ tương tác của nhân viên. Đây là điều mà email không thể làm được. Bạn có thể sử dụng số liệu thống kê trong bảng điều khiển để theo dõi hoạt động của nhóm, trong đó phản ánh mức độ tương tác tổng thể của toàn công ty.
Thông qua các công cụ này, bạn có thể thăm dò ý kiến trong tổ chức một cách nhất quán
Bạn cũng có thể thực hiện khảo sát nhanh bằng cách xây dựng bot khảo sát tâm trạng để khảo sát cảm nghĩ của nhân viên hoặc tạo cuộc thăm dò ý kiến trong Nhóm. Bạn cũng có thể tận dụng các tiện ích đơn giản tích hợp với những ứng dụng như Survey Monkey để có thể thăm dò ý kiến trong tổ chức một cách nhất quán hơn.
5. Thử nghiệm ý tưởng mới
Chat trên Workplace là công cụ lý tưởng để đề nghị nhân viên đóng góp ý kiến. Bạn có thể thu thập câu trả lời về mọi chủ đề, từ các sáng kiến phúc lợi bạn đang cân nhắc triển khai đến loại sự kiện xã hội mà nhân viên thích.
Bạn sẽ thấy rằng ngay khi bạn bắt đầu cuộc trò chuyện, mọi người sẽ có thêm động lực từ bình luận của nhau. Từ đó, cuộc thảo luận sẽ tiếp diễn để đem lại cho bạn càng thêm nhiều thông tin chi tiết giá trị.
6. Theo dõi tình trạng an toàn của nhân viên
Nếu xảy ra trường hợp khẩn cấp và bạn cần kiểm tra tình trạng an toàn của mọi người, bạn có thể khó nhanh chóng liên lạc được với nhân viên. Safety Officer làm thay đổi điều đó.
Với công cụ này, bạn có thể gửi thông báo cho nhóm Workplace để nhân viên nhanh chóng phản hồi. Chỉ bằng một cú nhấp, nhân viên có thể chia sẻ tình trạng của họ, báo cho bạn biết họ đang an toàn hoặc cần trợ giúp.
Đây là công cụ hữu ích để diễn tập chữa cháy ở các công ty lớn, trong đó bạn phải kiểm tra hàng trăm người tại cùng một địa điểm. Bạn có thể đăng ký để có quyền truy cập sớm vào công cụ Kiểm tra an toàn ngay tại đây.
7. Xử lý yêu cầu nghỉ phép
Đội ngũ Nhân sự có thể gặp phải thách thức khi cần quản lý mọi yêu cầu nghỉ lễ mà mình nhận được.
Những tiện ích tích hợp trên Workplace như Kronos có thể đơn giản hóa thao tác đặt lịch của nhân viên và giảm gánh nặng về nhiệm vụ hành chính của đội ngũ Nhân sự. Bằng cách sử dụng bot trợ tá ảo, quản lý có thể xem xét, phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép và biến quy trình bất tiện trở nên đơn giản.
8. Trả lời câu hỏi về lương
Bộ phận Nhân sự có thể dành lượng lớn thời gian để trả lời câu hỏi về vấn đề tiền lương. Vậy tại sao lại không tự động hóa nhiệm vụ đó? Công cụ tự động hóa có thể giảm đáng kể số lượng email và cuộc gọi điện thoại mà nhân viên Nhân sự phải xử lý. Hãy lấy ví dụ như Trợ tá ảo ADP.
Trợ tá ảo ADP hiện đã tích hợp với Chat trên Workplace để mọi người có quyền truy cập thuận tiện theo yêu cầu vào thông tin về nhân sự và tiền lương ngay trong Workplace. Toàn bộ tổ chức của bạn ngay lập tức có được tiếp sức để đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt hơn.
Hơn nữa, cũng giống như nhiều mẹo trong số này, bạn có thể đạt được tất cả những lợi ích đó mà gần như không cần đội ngũ Nhân sự tốn thêm công sức.
Hãy luôn kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.
Đọc tiếp
