Tuần làm việc có nên dài 4 ngày?

Mọi người đã nói về hình thức tuần làm việc 4 ngày như cách trao cho nhân viên nhiều quyền tự chủ hơn mà không làm giảm năng suất được một thời gian. Vào năm 2019, một cuộc thăm dò ý kiến với sự tham gia của 36.000 người Mỹ¹ cho thấy 67% thích tuần làm việc 4 ngày hơn và sẵn sàng làm việc 10 giờ/ngày trong 4 ngày đó.

Trong 2 năm vừa qua, các mô hình làm việc chịu nhiều gián đoạn hơn bao giờ hết. Giờ đây, nhân viên đang đòi hỏi sự linh hoạt cũng như mức độ cân bằng giữa công việc và đời sống cao hơn. Trong bối cảnh Đại khủng hoảng lao động và cuộc chiến giành nhân tài đang diễn ra, các công ty nhận thấy mình phải lắng nghe và điều chỉnh cho phù hợp với những gì nhân viên mong muốn nhằm duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường việc làm.

Thế nào là tuần làm việc 4 ngày?

Theo dữ liệu mới nhất của chính phủ Vương quốc Anh, một người trung bình làm việc 36,5 giờ/tuần, thường là từ thứ 2 đến thứ 6. Ở một số quốc gia, con số này còn nhiều hơn thế - nhân viên ở Trung Quốc làm việc trung bình gần 41 giờ/tuần và nhân viên ở Singapore làm việc hơn 44 giờ/tuần. Người ta đo lường thành công và năng suất dựa trên kết quả theo từng giờ hoặc ngày làm việc, thay vì dựa vào kết quả tổng thể. Vậy nên ý tưởng ở đây là bằng cách chuyển sang chương trình làm việc theo mục tiêu và hướng nhân viên tập trung vào ưu tiên, kết quả đầu ra và mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp có thể tạo điều kiện để nhân viên quản lý thời gian của chính họ mà vẫn đạt được mục tiêu của công ty.

Nhưng tuần làm việc 4 ngày sẽ hoạt động như thế nào? Các tổ chức có thể chọn dồn 37,5 giờ làm việc tiêu chuẩn vào 4 ngày hoặc cắt giảm số giờ làm việc của mỗi nhân viên trong một tuần. Lựa chọn đầu tiên có nguy cơ khiến nhân viên kiệt sức, trong khi lựa chọn thứ 2 có thể liên quan đến việc cắt giảm lương và quyền lợi nghỉ lễ. Tuy nhiên, có nhiều cách đưa mô hình mới này vào thực tiễn và không có giải pháp chung cho tất cả.

Các công ty đã và đang áp dụng tuần làm việc 4 ngày

Nhiều doanh nghiệp và quốc gia đang từng bước triển khai tuần làm việc 4 ngày và một vài nơi đã áp dụng hình thức này lâu dài. Dưới đây là cách một số công ty đang thực hiện mô hình này.

• Nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án Basecamp áp dụng tuần làm việc 4 ngày vào mỗi mùa hè².

• Chuyên gia thương mại điện tử Bolt ³ chính thức áp dụng tuần làm việc 4 ngày vào tháng 01/2022, sau 3 tháng thử nghiệm cho nhân viên nghỉ vào thứ 6 hàng tuần.

• Công ty phần mềm Buffer ⁴ bắt đầu triển khai tuần làm việc 4 ngày trong thời kỳ đại dịch vào tháng 05/2020. 2 năm sau, công ty này cho biết 91% lực lượng lao động nói rằng họ thấy hạnh phúc hơn và đạt năng suất cao hơn.

• Sau khi thử nghiệm, công ty bảo mật trực tuyến DNS Filter⁵ đang tiếp tục triển khai tuần làm việc 4 ngày luân phiên, nghĩa là cứ cách một tuần, thành viên đội ngũ được nghỉ một ngày thứ 6.

• Nền tảng tuyển dụng G2i⁶ áp dụng tuần làm việc 4 ngày theo tần suất 2 tuần/lần và cho biết mô hình này có ích cho quá trình tuyển dụng, tỷ lệ giữ chân nhân tài và chất lượng công việc. Theo công ty này, "tuần làm việc 4 ngày chắc chắn đã cải thiện G2i".

Ưu điểm của tuần làm việc 4 ngày

Mức độ ưa chuộng

Trong thị trường việc làm hậu đại dịch, tính linh hoạt, quyền tự chủ cũng như niềm khao khát sự công bằng, bình đẳng và bền vững là những yếu tố quyết định đối với ứng viên. Với 3/4 số công ty cho biết họ gặp khó khăn trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới, tổ chức có thể trở nên hấp dẫn hơn trong mắt người tìm việc bằng cách cung cấp cho họ quyền lựa chọn nhiệm vụ, địa điểm và tần suất làm việc.

Năng suất

Một trong những lợi ích chủ yếu của tuần làm việc ngắn hơn chính là khả năng giảm bớt tình trạng kiệt sức và căng thẳng. Theo các kết quả sơ bộ, chúng ta có thể thu được lợi ích này mà không cần hi sinh năng suất. Ví dụ: Microsoft⁷ ở Nhật Bản báo cáo năng suất tăng 40% sau 4 tuần thử nghiệm. Các nghiên cứu cho thấy ⁸ với tuần làm việc ngắn hơn, tỷ lệ vắng mặt, gặp tai nạn và mắc lỗi trong công việc cũng có thể sẽ giảm.

Sức khỏe toàn diện

Theo dữ liệu ban đầu từ các lần thử nghiệm trực tiếp tuần làm việc 4 ngày, 70% nhân viên cảm thấy họ đang làm việc hiệu quả hơn, cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian của mình tốt hơn. Bên cạnh đó, các công ty cũng báo cáo tỷ lệ vắng mặt thường xuyên giảm 55%. Mô hình "4 ngày làm, 3 ngày nghỉ" có thể cải thiện trạng thái thư giãn về thể chất và tinh thần, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên có thêm thời gian dành cho gia đình, bạn bè, sở thích và hoạt động tập thể dục. Ngoài ra, mô hình này còn gia tăng mức độ hài lòng bằng cách tạo không gian cho nhân viên quán xuyến đời sống, chẳng hạn như nội trợ và quản lý tài chính.

Tính bền vững

Theo nghiên cứu tại Vương quốc Anh, bằng cách rút ngắn tuần làm việc xuống còn 4 ngày, quốc gia này có thể giảm lượng khí thải tới 127 triệu tấn/năm vào năm 2025. Lượng khí thải giảm vì nhân viên dành nhiều thời gian rảnh hơn để đưa ra các lựa chọn cuộc sống bền vững hơn, chẳng hạn như đạp xe và đi bộ đến chỗ làm, đi lại ít hơn và nấu nướng bằng các nguyên liệu tươi thay vì chọn bữa ăn nấu sẵn, tiết kiệm thời gian nhằm nạp năng lượng cho ngày làm việc bận rộn.

Sự bình đẳng

Theo Cục Thống kê Quốc gia (Office for National Statistics) vào năm 2015, thời gian nữ giới chăm sóc con nhỏ chiếm 74% ở Vương quốc Anh. Nhờ tuần làm việc 4 ngày, mọi người có thể dành thêm thời gian chăm sóc trẻ, chia sẻ trách nhiệm trong nhà và gia đình đồng đều hơn.

Dù việc thiết kế lại đáng kể tuần làm việc nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp chưa tin tưởng tính hợp lý của chủ trương áp dụng lâu dài chương trình 4 ngày làm việc.

Tuần làm việc 4 ngày có phù hợp với doanh nghiệp không?

Tuần làm việc 4 ngày có thể không phù hợp với tất cả các tổ chức hoặc nhân viên. Một số lĩnh vực (ví dụ: dịch vụ khẩn cấp, nhà hàng - khách sạn, vận tải và hậu cần) cần nhân viên làm việc 5 hoặc thậm chí 7 ngày/tuần. Ngoài ra, nhiều người lao động hài lòng với tuần làm việc 5 ngày và có thể thích cơ hội làm thêm giờ cũng như cơ hội làm việc tại nhà vào một số hoặc mọi thời điểm. Với các trường học hoạt động 5 ngày/tuần, tuần làm việc 4 ngày với thời gian làm việc trong ngày dài hơn có thể không phù hợp cho phụ huynh và những người khác phải chăm sóc trẻ nhỏ.

Những điểm cân nhắc về tuần làm việc 4 ngày:

• Đây có phải là những gì nhân viên thực sự muốn?

• Doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động hiệu quả cho khách hàng không?

• Các lĩnh vực đồng chức năng có thể duy trì trong 4 ngày thay vì 5 không?

• Làm cách nào để doanh nghiệp có thể giao tiếp hiệu quả mà không xâm phạm vào những ngày nhân viên nghỉ?

• Làm cách nào để doanh nghiệp duy trì sự gắn bó khi ngày nghỉ của nhân viên dài hơn?

Cách áp dụng hiệu quả tuần làm việc 4 ngày

• Làm rõ mô hình mới: Trong mô hình này, nhân viên sẽ làm việc 10 giờ/ngày và 4 ngày/tuần hay số giờ làm việc/ngày không đổi và số ngày làm việc/tuần giảm nhưng bị giảm lương cùng với lợi ích?

• Cân nhắc thử nghiệm tại một địa điểm hoặc với các đội ngũ riêng lẻ.

• Hướng dẫn và đào tạo nhà quản lý biết cách quản lý lực lượng lao động trong mô hình làm việc khác.

• Để mọi người tham gia vào quá trình ra quyết định và xem xét trải nghiệm của tất cả nhân viên.

• Quyết định dựa trên thông tin đo lường. Những thông tin này có thể là khả năng duy trì năng suất, cải thiện sức khỏe toàn diện, nâng cao hiệu quả tuyển dụng và gia tăng mức độ trung thành của nhân viên.

• Đảm bảo không xem nhẹ tinh thần sáng tạo và đổi mới khi ngày làm việc giảm nhưng áp lực lại tăng.

• Truyền đạt kế hoạch và lý do của tổ chức để quản lý kỳ vọng của khách hàng.

• Điều chỉnh chế độ nghỉ phép và lợi ích phù hợp với mô hình làm việc mới.

• Suy nghĩ về tính linh hoạt trong những giai đoạn có nhu cầu cao hơn hoặc các yếu tố thời vụ có thể khiến nhân viên cần làm việc nhiều hoặc ít giờ hơn.

• Sử dụng công nghệ để mọi người có thể tham gia theo mong muốn, dù làm việc tại cơ quan hay từ xa.

• Các kiểu làm việc linh hoạt khác, chẳng như hình thức làm việc hoàn toàn từ xa hoặc làm việc kết hợp

• Thời gian nghỉ phép có lương không giới hạn

• Quyền được ngắt kết nối

• Xem xét lại luồng công việc

• Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và tăng cường tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại và nhàm chán