Gần đây, truyền thông viết rất nhiều về tình trạng "âm thầm từ bỏ" và tác động của hiện tượng này đối với cả doanh nghiệp và nhân viên, nhưng về bản chất thì "âm thầm từ bỏ" là biểu hiện nghiêm trọng khi nhân viên cảm thấy không còn gắn bó với công ty. Rất nhiều yếu tố có thể khiến nhân viên không còn gắn bó. Vì vậy, để giải quyết mọi hình thức âm thầm từ bỏ, các công ty cần có biện pháp đa chiều. Trong đó, một khía cạnh mà các công ty có thể tác động ngay chính là cải thiện mức độ tương tác của nhân viên trong lúc họp, nhất là là cuộc họp qua video mỗi ngày.

Suy cho cùng, còn gì tệ hơn một cuộc họp lê thê, thiếu hiệu quả? Hãy thử tham gia liên tiếp 3 cuộc họp qua video dài cả tiếng đồng hồ mà xem. Trong thời đại làm việc theo hình thức kết hợp, một số nhân viên thì tham gia ở phòng họp, số khác lại gọi từ bàn làm việc ở nhà. Do đó, nguy cơ mọi người để "tâm hồn treo ngược cành cây" và không chú ý là quá thực tế cũng như quá phổ biến. Giờ đây, mọi người có thể dễ dàng tắt camera và ngừng tương tác, nói chuyện riêng hoặc thậm chí làm việc “có trời mới biết là gì” khi bạn không nhận ra. Hãy nghĩ đến mức độ lãng phí về thời gian và tiền bạc mà công ty bạn có thể phải chịu vì những hành động đó.

Ngược lại, khi cuộc họp diễn ra hiệu quả, nhân viên sẽ thấy tràn đầy động lực và hoạt động kinh doanh sẽ ngày càng phát triển. Đó là lý do bạn nên xem mỗi cuộc họp là khoản đầu tư vào nhân viên và doanh nghiệp của mình, bất kể hình thức họp là trực tiếp hay qua cuộc gọi video. Tin vui là bạn có thể thực hiện một số bước đơn giản để khoản đầu tư này trở nên xứng đáng.

1. Lập kế hoạch cho hoạt động trước và sau cuộc gọi video

   Dù là diễn ra trực tiếp hay qua video, cuộc họp có mang lại hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động trước và sau khi họp. Trước khi lên lịch họp, bạn phải biết rõ kết quả mình mong muốn là gì và lên kế hoạch cho chương trình họp để đạt được kết quả đó. Khi thời gian quá gấp gáp, hãy cân nhắc gửi bản nội dung để mọi người đọc trước, qua đó bạn có thể thảo luận một cách kỹ lưỡng hơn và ra quyết định, thay vì chia sẻ thông tin. Sau khi họp, hãy đảm bảo bạn gửi ngay bản tóm tắt, trong đó nêu rõ các bước tiếp theo, người chịu trách nhiệm và thời gian. Cách này không chỉ nâng cao tinh thần trách nhiệm của những người tham dự cuộc gọi, mà còn mang đến cho người không có mặt cơ hội tham gia về sau.

2. Chủ động khuyến khích tất cả cùng tham gia

   Khi lên kế hoạch cho cuộc họp, hãy suy nghĩ xem bạn có thể làm gì để tạo cơ hội cho nhiều thành viên trong đội ngũ chia sẻ ý tưởng và ý kiến đóng góp. Bạn cần đảm bảo hầu hết các thành viên đội ngũ đều tận tâm đóng góp vào kết quả cuộc họp. Vì khi đó, họ không chỉ tích cực tương tác trong lúc họp, mà còn có động lực để hoàn tất công việc. Khi mời họ tham gia, hãy nhớ rằng không phải ai cũng có phong cách giao tiếp giống nhau - một số người rất giỏi ứng khẩu, trong khi những người khác lại thích từ từ mới nói ra và có thể cần nhiều thời gian hơn để chuẩn bị.

3. Tạo không khí chuyên nghiệp bằng cách yêu cầu mọi người bật camera khi họp

   Nếu yêu cầu người tham gia bật camera - kể cả những lúc không phát biểu, bạn cũng đang truyền đi thông điệp rằng bạn mong muốn họ hoàn toàn tập trung trong cuộc thảo luận. Khi camera bật, bạn nhận được ý kiến đóng góp phi ngôn ngữ, theo thời gian thực - vốn là phần rất quan trọng trong hoạt động giao tiếp mặt đối mặt.

4. Nhận ra khi mọi người cảm thấy mệt mỏi vì họp

   Cơ thể chúng ta không sinh ra để ngồi họp liên tục, mắt dán vào những ô vuông nho nhỏ trên màn hình. Bất cứ khi nào có thể, bạn nên tạo cơ hội để mọi người đứng dậy và di chuyển. Nếu bạn đang lên kế hoạch họp trong hơn 1 giờ, hãy cân nhắc chèn thời gian nghỉ giải lao ngắn vào. Một mẹo khác là hãy lên lịch họp chậm 5 phút để mọi người có thời gian thư giãn gân cốt và đi lại xung quanh trước khi yêu cầu họ tập trung vào chủ đề mới. Trong môi trường văn phòng, hoạt động này có thể diễn ra tự nhiên khi mọi người di chuyển từ phòng này sang phòng khác giữa các cuộc họp. Tuy nhiên, những người làm việc từ xa cần chủ động di chuyển hơn.

5. Đầu tư vào công nghệ để tạo "sân chơi" bình đẳng cho nhân viên làm việc từ xa

   Nói một cách đơn giản, nhân viên làm việc từ xa muốn tạo ra tác động và muốn sự đóng góp của mình được các đồng nghiệp, lãnh đạo công nhận. Yếu tố này đặc biệt quan trọng với các đội ngũ làm việc theo hình thức kết hợp khi một số người làm việc ở văn phòng, còn số khác lại làm việc từ xa. Mặc dù cuộc họp trực tiếp vẫn là giải pháp tốt nhất, nhưng công nghệ cũng có thể hữu ích.

Dù hiện tượng âm thầm từ bỏ là vấn đề phổ biến và đa khía cạnh, nhưng doanh nghiệp có thể thực hiện các bước cụ thể và thiết thực để giảm thiểu tác động của hiện tượng này. Khi có thêm nhiều doanh nghiệp chuyển lực lượng lao động sang mô hình làm việc kết hợp, cuộc họp trực tuyến như hội thảo qua video cũng trở nên ngày càng quan trọng hơn đối với thành công của mỗi công ty. Vì vậy, doanh nghiệp cần ưu tiên cải thiện mức độ tương tác trong các cuộc họp qua video.

Bằng cách đặt ra kỷ luật về cách thức lập kế hoạch và điều hành cuộc họp, cũng như đầu tư hợp lý vào công nghệ, các doanh nghiệp có thể mang đến cho tất cả nhân viên của mình cơ hội thành công cao hơn, thúc đẩy mức độ tương tác và cải thiện hiệu suất của nhân viên về lâu dài.

Đọc tiếp