Gắn kết nhân viên làm việc từ xa: lý do và cách thực hiện

Gắn kết lực lượng lao động từ xa có thể là một thách thức. Tuy nhiên, có những cách đã được thử nghiệm và đáng tin cậy để kết nối mọi người mà có thể tác động tích cực đến mục đích và năng suất cá nhân. Hãy cùng tìm hiểu.

Sự GắN Bó CủA NHâN VIêN | THờI GIAN đọC: 7 PHúT
how to make employees feel included - Workplace from Meta

Những thách thức khi gắn kết lực lượng lao động từ xa

Thời đại mới với hình thức làm việc kết hợp và làm việc từ xa của chúng ta đang mang đến sự linh hoạt cũng như tự chủ hơn. Bất chấp những thách thức mà tất cả chúng ta đều phải trải qua trong năm 2020, nhiều người vẫn cho biết sự cân bằng trong công việc/cuộc sống của họ đã cải thiện trong năm nay.

Tuy nhiên, mô hình làm việc này cũng có những mặt trái. Các nghiên cứu cho thấy 70% nhân viên làm việc từ xa cảm thấy bị "lạc lõng" với công ty. Con người cần mối quan hệ kết nối để phát triển. Để đảm bảo sự kết nối diễn ra, bạn phải suy nghĩ nhiều hơn khi thiếu không gian vật lý chung để gặp mặt trực tiếp. Ngoài ra, một số nhân viên làm việc từ xa hiện làm việc theo đội ngũ với những người mà họ chưa từng gặp mặt trực tiếp, khiến hoạt động kết nối đích thực trở nên khó khăn hơn và làm cho một số người cảm thấy bị loại trừ khỏi văn hóa công ty.

Cho đến gần đây, những thách thức này vốn chỉ dành riêng cho những nhân viên làm việc từ xa về mặt địa lý - giờ đây lại trở nên phổ biến. Tin tốt là các công cụ đã có sẵn để tăng cường sự kết nối và mức độ gắn kết của nhân viên thuộc lực lượng lao động từ xa của bạn. Sau đây là cách thực hiện.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

9 bí quyết để nhân viên làm việc từ xa cảm thấy hòa nhập

9 bí quyết để nhân viên làm việc từ xa cảm thấy hòa nhập

1. Luôn cập nhật thông tin cho mọi người

Trong bối cảnh môi trường xung quanh thường xuyên thay đổi, bạn cần phải luôn cập nhật thông tin cho lực lượng lao động từ xa để ngăn chặn bất kỳ sự bất ổn hoặc lo lắng nào. Hãy biến hoạt động này thành một phần trong kế hoạch truyền thông trong doanh nghiệp để chia sẻ tin tức của công ty với mọi người trước khi thông báo công khai, từ đó nhân viên có cơ hội đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến đóng góp.

2. Hỗ trợ để nâng cao chất lượng cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp

Các vấn đề liên quan đến chất lượng cuộc sống có thể không dễ dàng phát hiện ra khi làm việc trực tuyến. Do đó, bạn hãy tìm hiểu cách tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy nhân viên làm việc từ xa có thể đang gặp khó khăn để can thiệp từ sớm. Các dấu hiệu cho thấy ai đó đang trải qua "sự mệt mỏi khi bị cô lập" bao gồm tắt camera, bỏ qua các cuộc họp và gọi điện xin nghỉ ốm.

Việc cung cấp quyền truy cập cũng như tài trợ cho chương trình đào tạo có thể là một cách tuyệt vời để hỗ trợ nâng cao chất lượng cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp. Đồng thời, khi không cần di chuyển đến chỗ làm, giờ đây mọi người sẽ có thêm thời gian để tham gia và tương tác với các khóa học. Khi khuyến khích nhân viên nói về sở thích của họ bên ngoài công việc, bạn sẽ cho thấy mình xem trọng họ ở khía cạnh là con người, chứ không chỉ là một nguồn lực.

3. Tạo điều kiện cho mọi người cảm thấy được trao quyền

Các sự kiện diễn ra theo cách nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Vì vậy, điều quan trọng là bạn cần tạo điều kiện cho lực lượng lao động từ xa của mình cảm thấy được trao quyền ở bất cứ nơi nào có thể. Ví dụ: bạn hãy tạo cho họ cảm giác tự chủ, linh hoạt về giờ giấc và quy trình làm việc, để họ tự quyết những việc nhỏ như hỏi xem họ thích gọi video hay gọi thoại khi cập nhật thông tin.

4. Hỗ trợ để họ cảm thấy mình là một phần của văn hóa công ty

Văn hóa của công ty có thể khó xác định rõ ràng. Đồng thời, với sự phát triển của mô hình làm việc kết hợp, người quản lý nhân viên tuyến đầu có thể gặp khó khăn khi truyền đạt trực tuyến về bản chất của văn hóa hoặc đảm bảo nhân viên làm việc từ xa cảm thấy là một phần của văn hóa này.

Để tạo sự hòa nhập hơn, bạn hãy khuyến khích nhân viên làm việc từ xa và nhân viên thường xuyên di chuyển đóng góp vào các giá trị của công ty mình, đồng thời suy nghĩ về cách các giá trị đó phát triển trong bối cảnh hiện tại. Bạn có thể cần phải nhấn mạnh hơn bình thường về các giá trị của công ty trên những nền tảng giao tiếp của mình, thay vì dựa vào "cảm giác" - thứ khó phát hiện và thường chỉ hiệu quả khi mọi người ở cùng một không gian làm việc. Ví dụ: bạn hãy bắt đầu mỗi cuộc họp hàng tuần bằng cách tập trung vào một giá trị cốt lõi và yêu cầu mọi người mô tả cách họ thể hiện giá trị đó trong thời gian gần đây. Đồng thời, bạn nên cố gắng đưa ra những cách ghi nhận hoặc khen thưởng khi nhân viên nỗ lực, chẳng hạn như các món quà hoặc giải thưởng nhỏ.

5. Khuyến khích nhân viên làm việc từ xa giao tiếp với nhau

Khuyến khích thành viên đội ngũ hỏi thăm thân mật với nhau, chẳng hạn như trong những giờ cà phê giải lao trực tuyến. Nhóm nhỏ sẽ dễ dàng tăng sự thân thiết và tin cậy hơn. Vì thế, các đội ngũ lớn nên có một số nhóm nghỉ giải lao uống cà phê và luân phiên mọi người hàng tuần. Đối với thành viên mới trong đội ngũ, ghép bạn cho họ có thể là một cách hay.

Việc gặp riêng người quản lý giờ đây còn trở nên quan trọng hơn nữa, nên bạn đừng quên ghi chú hoạt động này. Hãy tạo ra chính sách cởi mở và cho nhân viên làm việc từ xa có thể lựa chọn những kênh giao tiếp với bạn, để họ có thể làm những gì mình cảm thấy thoải mái.

6. Đảm bảo ý kiến của mọi người đều được lắng nghe

Nhân viên thường xuyên di chuyển - trong các nhà máy, cửa hàng và ngoài đường - không phải là không có ý kiến, nhưng ý kiến của họ có thể bị thất lạc. Khi đó, họ sẽ có cảm giác không được lắng nghe hoặc không được xem trọng. Ngoài ra, như vậy còn có nghĩa là các tổ chức đang bỏ lỡ những ý tưởng và sáng kiến đổi mới của họ.

Khi xem xét vấn đề hòa nhập của nhân viên làm việc từ xa, bạn hãy ưu tiên những cách để họ có thể nêu ý kiến bằng việc sử dụng các nền tảng xã hội trên di động cũng như phương pháp truyền thống như khảo sát nhân viên. Trong các cuộc họp, hãy cân nhắc dành cho những người làm việc từ xa hoặc thường xuyên di chuyển một khoảng thời gian riêng để trò chuyện, đặc biệt nếu họ cảm thấy thiếu gắn bó hoặc mất kết nối. Khi họ nói, hãy nhớ lắng nghe và đưa ra ý kiến đóng góp mang tính khích lệ. Đồng thời, hãy làm như vậy khi họ gửi email hoặc gửi tin nhắn trong đoạn chat nhóm. Những khoảnh khắc phản hồi vi mô này thực sự có thể làm cho mọi người thấy mình có giá trị và thúc đẩy họ tiến lên.

7. Thực hiện các hoạt động thú vị để thu hút nhân viên làm việc từ xa

Tạo những hoạt động theo kế hoạch và khuyến khích nhiều hoạt động thân tình giữa các thành viên trong đội ngũ. Ví dụ: một số công ty thường xuyên tổ chức các buổi đố vui, câu lạc bộ sách hoặc đêm hát karaoke. Để tăng cường sự gắn kết, hãy phân bổ ngân sách cho những khoảnh khắc kết nối này và khuyến khích nhân viên làm việc từ xa thay phiên nhau quyết định các chủ đề. Hãy trao cho họ quyền tự chủ trong cách chi tiêu ngân sách.

8. Lên lịch làm việc kết hợp để tối đa hóa sự kết nối

Giờ làm việc linh hoạt là một yếu tố quan trọng tạo nên sự hài lòng của nhân viên, đặc biệt khi nhiều nhân viên làm việc từ xa và nhân viên thường xuyên di chuyển có những ưu tiên lẫn cam kết mà họ không có trong khoảng thời gian bình thường. Cảm giác cô đơn và mất kết nối có thể tăng lên nếu các đội ngũ không bao giờ online cùng lúc. Vì vậy, bạn hãy xem xét các cách để đạt được sự cân bằng giữa giờ làm việc linh hoạt và những khoảng thời gian bạn muốn mọi người online cùng nhau - có thể lên lịch cho mọi người đến công ty vào một số giờ nhất định hoặc yêu cầu mọi người bật camera trong một số cuộc họp.

Khi chúng ta chuyển đổi sang cách làm việc mới, việc khuyến khích nhân viên từ xa đến nơi làm việc hoặc không gian làm việc chung vào cùng một thời điểm mỗi tuần, hai tuần hoặc một tháng cũng có thể khiến mọi người cảm thấy gắn kết hơn.

9. Sử dụng các công cụ giao tiếp để hỗ trợ và tăng cường sự gắn kết

Các công cụ giao tiếp có thể thúc đẩy sự gắn kết và làm cho nhân viên từ xa cảm thấy hòa nhập. Bạn hãy làm gương bằng cách sử dụng công cụ giao tiếp mình yêu thích để chia sẻ thông tin mới, khuyến khích các cuộc trò chuyện hai chiều và tạo điều kiện cho các cấp lãnh đạo doanh nghiệp xuất hiện nhiều hơn.

Cách duy trì sự gắn kết khi làm việc tại nhà: bí quyết hàng đầu

Cách duy trì sự gắn kết khi làm việc tại nhà: bí quyết hàng đầu

Trên đây là 9 bí quyết mà các công ty có thể thực hiện. Tuy nhiên, cũng có những thứ mà nhân viên làm việc từ xa có thể tự làm để tối đa hóa mức độ gắn kết.

Tạo ra không gian chỉ dành để làm việc

Không phải ai cũng có một căn phòng riêng để có thể đóng cửa và làm việc trong yên bình, đặc biệt là những nhân viên làm việc từ xa sinh sống tại các thành phố. Tuy nhiên, dù cách sắp đặt nhà bạn như thế nào thì với một chút tư duy sáng tạo, bạn có thể tạo được không gian dành riêng để làm việc. Quan trọng nhất, không gian này cũng sẽ hữu ích khi bạn cần chuyển sang cuộc sống riêng của mình và gác công việc sang một bên.

Đặt ra ranh giới giữa công việc và gia đình

Hiện tại, ranh giới trở nên càng quan trọng hơn khi mọi người có nguy cơ thấy mình làm việc liên tục. Làm thế nào để mọi người có thể phân biệt giữa việc công và việc tư khi làm tại nhà?

Một thủ thuật phổ biến là mặc trang phục đi làm như bình thường. Nếu bạn có một cuộc họp quan trọng, hãy đi giày. Những điều nhỏ nhặt như vậy có thể phân tách công việc và cuộc sống gia đình khi lằn ranh không còn rõ ràng. Để đánh dấu sự kết thúc của một ngày làm việc, bạn hãy thay quần áo đi làm và nếu có thể, hãy đóng các thiết bị và cất vào phòng riêng. Một số người nhận thấy khi đi ra ngoài hoặc tập thể dục, họ có thể "rũ bỏ" chế độ làm việc.

Xử lý các yếu tố gây mất tập trung

Theo ý kiến chia sẻ của 12% nhân viên, các yếu tố gây mất tập trung là thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa. Nhận định này có thể đặc biệt đúng nếu bạn mới làm việc tại nhà và chưa tạo được thói quen thường lệ - mặc dù phải nói rằng ngay cả những thói quen tốt nhất cũng có thể biến mất khi bạn thêm trẻ em và thú cưng vào sự kết hợp này.

Theo Forbes, để giảm bớt các yếu tố gây xao nhãng, bạn nên chuẩn bị bữa ăn trước và tắt thông báo trên điện thoại. Bạn nên đầu tư vào tai nghe chống ồn cũng như thùng nhận bưu kiện an toàn để chuông cửa sẽ không liên tục vang lên khi có người đến giao hàng.

Chăm sóc chất lượng cuộc sống của bạn

Theo một cuộc khảo sát do Monster thực hiện, 69% nhân viên có các triệu chứng kiệt sức vào tháng 7, chỉ 4 tháng sau khi đại dịch xảy ra. Khi thêm những khoảng nghỉ trong ngày để nâng cao chất lượng cuộc sống, bạn có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn, cho dù đó là tập yoga online hoặc làm theo video thiền, đi dạo vào cùng một thời điểm mỗi ngày hay gọi điện cho bạn bè hoặc người thân để vừa nhâm nhi cà phê vừa trò chuyện.

Sức khỏe thể chất của bạn cũng rất quan trọng. Vì thế, bạn hãy dành thời gian kiểm tra cách sắp đặt nơi làm việc để không gây hại cho tư thế hoặc đôi mắt của bạn. Hãy cân nhắc đến sự hiệu quả và tiện lợi khi mua (hoặc sắp xếp) món đồ nội thất văn phòng tiếp theo của bạn.

Sắp xếp thời gian

Một lợi thế của mô hình làm việc từ xa là bạn có thể chịu trách nhiệm nhiều hơn về thời gian trong ngày của mình, từ đó làm tăng năng suất và chất lượng cuộc sống của bạn. Hãy nghĩ đến mức năng lượng của bạn sẽ giảm xuống và lưu chuyển trong cả ngày, đồng thời lập kế hoạch khối lượng công việc xoay quanh mức năng lượng này để bạn làm việc khoa học hơn chứ không phải chăm chỉ hơn. Việc nâng cao hiểu biết về một số kỹ thuật quản lý thời gian cũng có thể giúp ích cho bạn.

Ưu tiên tham gia trao đổi thông tin thường xuyên

Nếu cảm thấy bị ảnh hưởng do mệt mỏi khi bị cô lập, bạn sẽ thấy khó có thể thúc đẩy bản thân tham gia các buổi trao đổi thông tin của đội ngũ, nhưng đây là hoạt động đáng làm vì lợi ích của chính bạn. Đối với các cuộc gặp thân mật, hãy đặt cho mình mục tiêu gọi chỉ trong 10 phút và từ từ tăng lên. Để tăng cường cảm giác kết nối và gắn bó, bạn hãy đề xuất một chủ đề cho buổi trao đổi thông tin mà bạn thấy phù hợp, chẳng hạn như cuốn sách bạn đã đọc hoặc một ngày nhận thức sắp diễn ra.

Một số người nhận thấy hoạt động này thúc đẩy sự kết nối khi làm việc hoặc họp trực tuyến, có bật camera trong một thời gian ngắn với đồng nghiệp đáng tin cậy.

Xem xét lại về sự cô đơn

Ngay cả trước khi các quy định đóng cửa và các chính sách làm việc từ xa áp dụng ở nhiều nơi trên toàn thế giới, sự cô đơn đã được xếp hạng là một trong những vấn đề lớn nhất mà những người làm việc tại nhà phải đối mặt. Tuy nhiên, nếu xem xét lại về sự cô đơn như một phần của một vấn đề xã hội rộng lớn hơn, bạn có thể đưa ra cách tiếp cận toàn diện hơn. Cũng như việc ưu tiên thời gian chính thức và ngoài lề với đồng nghiệp làm việc từ xa, bạn hãy tạo những thói quen mới như chào hỏi người hàng xóm hoặc tham gia nhóm cộng đồng địa phương. Ngay cả khi bản thân chúng ta cảm thấy quá sức, việc giúp đỡ người khác có thể mang lại cảm giác khách quan và đánh bại sự cô đơn.

Việc bắt đầu những thói quen mới sẽ giúp ích cho bạn khi chuyển sang giai đoạn làm việc kết hợp tiếp theo, với không gian làm việc chung, địa điểm tại chỗ, quán cà phê và văn phòng tại nhà đều được kết hợp với nhau.

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Có thể bạn quan tâm

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Làm việc từ xa | 7 phút đọc

Làm việc từ xa: cách làm cho hình thức này phù hợp với bạn.

Ngày càng nhiều người trong số chúng ta đang làm việc từ xa. Trong tương lai cũng sẽ có nhiều người hơn nữa. Khám phá ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa và cách khai thác tối đa mô hình này.

Làm việc từ xa | 9 phút đọc

Ý tưởng văn phòng tại nhà tiết kiệm chi phí: bí quyết từ chuyên gia.

Khi đại dịch toàn cầu xảy ra, mô hình làm việc từ xa và làm việc kết hợp trở thành xu hướng lâu dài. Xem hướng dẫn này để xây dựng văn phòng tại nhà nhằm tối đa hóa không gian và chi phí.

Làm việc từ xa | 6 phút đọc

Lý do niềm tin là yếu tố quan trọng nhất đối với sự thành công của đội ngũ làm việc từ xa.

Khi mọi người tin tưởng lẫn nhau, đội ngũ sẽ làm việc chan hòa hơn và hiệu quả hơn. Nhưng niềm tin sẽ thay đổi như thế nào khi chúng ta làm việc từ xa?