Cách cải thiện năng suất của nhân viên

Làm cách nào để xây dựng môi trường làm việc sao cho mọi người đạt được nhiều thành tựu hơn? Chủ đề năng suất của nhân viên ngày càng được chú ý nhiều hơn vì chúng ta hiểu rõ hơn về tâm lý tại nơi làm việc và tiếp cận được nhiều công cụ cũng như công nghệ hơn. Sau đây là cách xác định, đo lường và cải thiện năng suất trong thời kỳ làm việc kết hợp.

NăNG SUấT | THờI GIAN đọC: 6 PHúT
employee productivity - Workplace from Meta
Năng suất của nhân viên là gì?

Năng suất của nhân viên là gì?

Năng suất của một người là lượng công việc họ có thể làm trong khoảng thời gian cụ thể. Đây là cách đo lường đơn giản nhưng những yếu tố ảnh hưởng đến năng suất lại đa dạng và phức tạp. Các yếu tố này bao gồm mọi thứ, từ công cụ mọi người dùng cho đến cách tổ chức xây dựng môi trường để gặt hái thành công.

Năng suất của mỗi cá nhân vốn không giống nhau. Đây không hẳn là một điểm bất lợi. Sau cùng, những nhân viên dành nhiều thời gian để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cũng đáng trân trọng như những cá nhân có khả năng hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn. Người giải quyết vấn đề trong nhà kho sẽ đặt ra mục tiêu và tiến độ khác với người làm việc tại văn phòng.

Doanh nghiệp có thể đo lường năng suất tổng thể ở cấp độ công ty hoặc đội ngũ, cũng như xem xét tỷ lệ đầu ra của mỗi nhân viên. Khi xem xét ở quy mô lớn hơn, nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể kiểm tra xem họ đã kết hợp đúng người trong đội ngũ của mình chưa.

Làm cách nào để đo lường năng suất của nhân viên?

Làm cách nào để đo lường năng suất của nhân viên?

Theo một số người, nhân viên thông thường chỉ làm việc hiệu quả trong 3 tiếng/ngày (đối với ngày làm việc dài 8 tiếng). Tuy nhiên, cách bạn xác định năng suất còn phụ thuộc vào số liệu và phương thức mà bạn sử dụng.

Như chúng ta đã nói khi thảo luận về hoạt động quản lý năng suất, phương pháp đo lường truyền thống là một phương trình đơn giản:

  • Năng suất = đầu ra (khối lượng bạn tạo ra) ÷ đầu vào (số giờ lao động và nguồn lực)

Đó là phương pháp đo lường đơn giản nhất. Nhưng theo thời gian, cách đo lường năng suất - đặc biệt là năng suất cá nhân hay năng suất của từng người - đã trở nên phức tạp hơn. Một số phương pháp đo lường năng suất không chỉ dùng đến đầu vào và đầu ra, mà còn đánh giá chất lượng sản phẩm cũng như chi phí tài chính liên quan.

Đo lường hiệu quả và hiệu suất

Đo lường hiệu quả và hiệu suất

Bạn có thể theo dõi năng suất theo hiệu suất (tốc độ hoàn thành công việc).

Nhưng sẽ ra sao nếu hiệu suất cao mà chất lượng lại thấp? Phương pháp đo lường mức độ hiệu quả của năng suất cố gắng giải quyết câu hỏi này bằng cách sử dụng cả các tiêu chuẩn chất lượng.

Ví dụ: Tại trung tâm chăm sóc khách hàng, bạn có thể đo lường năng suất của nhân viên bằng số lượng cuộc gọi đã hoàn tất và được khách hàng đánh giá mức độ dịch vụ từ 7/10 trở lên. Dù cung cấp nhiều thông tin hơn so với phương pháp đo lường hiệu suất đơn lẻ nhưng phương pháp đo lường nói trên lại phụ thuộc vào cách định lượng chất lượng - việc mà không phải lúc nào cũng khả thi.

Một số phương pháp đo lường năng suất xem xét khoản đầu tư tài chính để tạo ra kết quả, chứ không chỉ tính đến thời gian của nhân viên. Ví dụ: Nhân viên A có thể làm việc rất hiệu quả và có hiệu suất cao vì đã được công ty đào tạo kỹ càng. Ngược lại, Nhân viên B có thể có sẵn những kỹ năng tương tự trước khi công ty tuyển dụng người này. Nếu chúng ta tính đến cả chi phí tài chính, tổ chức có thể đánh giá năng suất của Nhân viên B cao hơn.

Khi tổ chức suy nghĩ về quá trình tuyển dụng hoặc đào tạo trong thế giới công việc mới, khả năng thực hiện những phương pháp đo lường như trên có thể trở nên quan trọng hơn nữa. Quá trình nào tốn kém hơn - đào tạo nhân viên hay tuyển dụng đúng kỹ năng? "Mua" năng suất hay cải thiện năng suất trong nội bộ thì tiết kiệm chi phí hơn?

Đo lường theo cách chủ quan và khách quan

Đo lường theo cách chủ quan và khách quan

Khi đầu ra là thành quả hữu hình (ví dụ: số cuộc gọi đã thực hiện hay số khách hàng đã phục vụ), bạn có thể tính toán kết quả để đo lường năng suất. Đó là phương pháp đo lường năng suất một cách khách quan.

Tuy nhiên, khi đo lường năng suất theo lượng kiến thức hoặc mức độ sáng tạo của nhân viên, bạn khó mà xác định đầu ra bằng cách đong đếm kết quả. Trong những trường hợp này, đội ngũ có thể sử dụng phương pháp đo lường chủ quan hoặc tự báo cáo, thường là thông qua bảng câu hỏi cho nhân viên. Dù ít chính xác hơn phương pháp đo lường khách quan nhưng nghiên cứu cho thấy năng suất tự báo cáo có tương quan với kết quả đo lường khách quan.

Đánh giá năng suất của nhân viên

Đánh giá năng suất của nhân viên

Phương pháp đo lường năng suất chỉ có ý nghĩa nếu bạn biết mình đang tìm kiếm điều gì. Khi đánh giá mức độ năng suất, bạn có thể biết được thành công là như thế nào cũng như mình đang đạt hay chưa đạt tiêu chuẩn. Cách đặt ra tiêu chuẩn năng suất sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực của bạn và loại công việc mà nhân viên đang thực hiện. Rất có khả năng bạn sẽ lựa chọn và đặt lại tiêu chuẩn năng suất theo thời gian khi hiểu thêm về hiệu quả của chính doanh nghiệp mình.

Báo cáo năng suất của nhân viên

Báo cáo năng suất của nhân viên

Báo cáo năng suất là tài liệu hoặc bảng điều khiển cho biết kết quả đầu ra hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí hàng giờ của cá nhân hay đội ngũ. Bạn có thể tạo thủ công báo cáo này bằng hệ thống biểu đồ hoặc bảng tính hay bằng công cụ phần mềm để tự động hóa một số công việc.

Với báo cáo năng suất của nhân viên, bạn có thể nắm được tổng thể tình hình. Theo thời gian, bạn có thể xác định mô hình và xu hướng về năng suất của đội ngũ. Ví dụ: Đội ngũ có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn vào giữa tuần so với vào sáng thứ 2. Bạn cũng có thể thấy các biến động về năng suất của từng thành viên trong đội ngũ và sự khác biệt trong kết quả đầu ra của mỗi người.

Tổ chức có thể lập báo cáo năng suất dựa trên dữ liệu chủ quan (nhân viên ghi lại số giờ làm việc và nhiệm vụ vào bảng chấm công) hoặc dữ liệu vận hành khách quan (như doanh thu và khối lượng).

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Yếu tố nào ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên?

Yếu tố nào ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên?

Mỗi nhân viên một khác. Một số người đạt năng suất cao, còn một số khác cần nhiều thời gian hơn để hoàn tất nhiệm vụ. Một trong các lý do khiến mức năng suất trong đội ngũ khác nhau chính là cá tính, khả năng hoặc phong cách làm việc - những yếu tố mà bạn khó lòng kiểm soát được. Tuy nhiên, cũng có những yếu tố mà bạn có thể điều chỉnh để trợ giúp mọi người phát huy tiềm năng về năng suất của mình.

Những yếu tố này bao gồm:

Chất lượng cuộc sống của nhân viên

Thành viên trong đội ngũ có khỏe mạnh không? Họ có đạt được sự cân bằng phù hợp giữa đời sống và công việc không? Họ có cảm thấy thoải mái và tự tin trong công việc không? Họ có thể tiếp cận sự hỗ trợ và hình thức điều chỉnh cần thiết nếu bị ốm đau, có khuyết tật hay cần nghỉ phép để chăm sóc con không?

Công cụ giao tiếp

Mọi người liên hệ với nhau dễ dàng đến mức nào? Các công cụ và kênh giao tiếp trong doanh nghiệp để kết nối thành viên trong đội ngũ có dễ sử dụng, đáng tin cậy và có chất lượng cao không? Nghiên cứu của McKinsey cho thấy công nghệ mạng xã hội cải thiện năng suất của lao động trí thức thêm 20-25%.

Cách thức quản lý

Người quản lý đội ngũ tận tâm đến mức nào? Yếu tố này ảnh hưởng ra sao đến sự gắn bó của nhân viên? Họ có dễ tiếp cận và gần gũi không? Họ có khai thác thế mạnh của các cá nhân để hỗ trợ nhân viên làm việc và phát triển không? Nếu muốn trang bị cho đội ngũ và nhà quản lý những gì cần thiết để thành công, tổ chức sẽ cố gắng trợ giúp mọi người tận tâm với công việc và phát huy tối đa tài năng của mình.

Trang thiết bị

Nhân viên có công cụ phù hợp để làm việc không? Họ có được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng những công cụ đó không? Trang thiết bị của họ có chất lượng cao và mang tính trực quan không hay nhân viên cần dành nhiều thời gian và công sức thì mới biết cách sử dụng?

Đào tạo

Nhân viên có biết cách thực hiện nhiệm vụ hàng ngày của mình, cũng như giải quyết những thử thách thông thường mà không cần dừng lại rồi nhờ trợ giúp không? Họ có nhận được mức độ đào tạo phù hợp khi gia nhập công ty và có được đào tạo liên tục để rèn giũa kỹ năng không?

Làm cách nào để tăng năng suất của nhân viên?

Làm cách nào để tăng năng suất của nhân viên?

Chúng ta đã nhắc đến một số phương pháp trong số này. Các yếu tố như phong cách quản lý, khoản đầu tư của công ty cho công cụ và môi trường làm việc đều đóng vai trò trong việc đảm bảo năng suất của nhân viên.

Tuy nhiên, bạn nên làm gì nếu thành viên trong đội ngũ không đạt năng suất như kỳ vọng dù tổ chức đã đáp ứng tất cả các yếu tố cơ bản? Sau đây là một số ý tưởng để bạn phát triển phương pháp.

  • Khuyến khích và khen ngợi

Hãy khen thưởng chứ đừng trách phạt. Hành động khen ngợi khi nhân viên làm việc có năng suất sẽ khiến họ cảm thấy vui vẻ, cũng như truyền đi thông điệp đến cả đội ngũ rằng bạn ghi nhận công sức làm việc và kết quả tốt.

Hãy cố gắng tìm ra các cách hỗ trợ và động viên khi ai đó đang thực hiện một nhiệm vụ khó khăn. Qua đó, bạn có thể cho thấy mình tin tưởng họ.

Theo nghiên cứu của Harvard Business School, lời khen ngợi khích lệ nhân viên bằng cách mang đến cho họ sự phản chiếu về "phiên bản tốt nhất" của họ, cũng như tạo điều kiện để nhân viên nhận ra giá trị cùng tầm quan trọng của công việc mình đang làm.

  • Cho mọi người thời gian nghỉ ngơi

Có lẽ hơi khó tin khi biết rằng nhân viên có thời gian nghỉ ngơi sẽ làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, sẽ hoàn toàn hợp lý nếu thời gian nghỉ ngơi đó là cơ hội để họ nạp đầy năng lượng và khôi phục tinh thần làm việc. Chúng ta chắc chắn không thể làm việc hiệu quả nhất khi kiệt sức. Đôi khi, phương pháp thúc đẩy năng suất của nhân viên lại rất đơn giản. Theo một khảo sát của Glassdoor, 66% nhân viên ở Hoa Kỳ cho biết họ làm việc tốt hơn khi được ngủ nhiều hơn.

  • Xác định điều bạn muốn

Bạn có biết rằng mình sẽ thấy dễ dàng hơn khi chia nhiệm vụ lớn thành những phần nhỏ không? Nhận định đó cũng đúng trong trường hợp này. Dù bạn có thể hiểu rõ những điều mình kỳ vọng đối với vị trí của nhân viên nhưng họ thì chưa hẳn. Đôi khi, bạn cần giải thích cụ thể về những điều cơ bản.

Hãy đảm bảo nhân viên hiểu rõ bạn cần họ làm gì, vào lúc nào và làm như thế nào. Bạn cần làm rõ rằng họ có thể đặt câu hỏi nếu không chắc chắn về điều gì đó và sẽ có được câu trả lời hữu ích. Khi làm việc với nhân viên, hãy đặt mục tiêu dài hạn và ngắn hạn mà bạn muốn họ đạt được, đồng thời đảm bảo rằng họ hiểu những bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

  • Tạo (một số) cuộc cạnh tranh

Con người là động vật và chúng ta muốn thuộc về một nhóm. Chúng ta cũng muốn cạnh tranh trong nhóm đó và trở thành người giỏi nhất. Bằng cách sử dụng một số cuộc cạnh tranh thân thiện với phần thưởng phù hợp, bạn có thể động viên những nhân viên làm việc chưa hiệu quả và cảm thấy họ làm chậm trễ công việc.

Tuy nhiên, lúc này bạn cần có khả năng đánh giá tốt. Theo các nhà nghiên cứu Po Bronson và Ashley Merryman, 50% nhân viên phát triển khi có sự cạnh tranh ở nơi làm việc, 25% thấy nản lòng vì phải cạnh tranh, còn 25% cảm thấy bình thường.

  • Phần thưởng khích lệ

Nhiều doanh nghiệp tin dùng chiến lược gắn phần thưởng và lợi ích với kết quả đầu ra. Nhưng nếu phân tích kỹ hơn thì có vẻ như cách bạn triển khai chương trình khích lệ có thể tăng hoặc giảm hiệu quả của chương trình đó.

Ngay từ những năm 1990, Alfie Kohn đã giải thích cách phần thưởng khích lệ có thể ảnh hưởng đến hành vi ngắn hạn của chúng ta, nhưng không thể mang đến động lực dài hạn thực sự. Đến 25 năm sau, ông vẫn tiếp tục khám phá phân tích này. Để phát huy hiệu quả, phần thưởng khích lệ cần phù hợp với chương trình gắn kết nhân viên quy mô lớn hơn để góp phần đảm bảo nhân viên không chỉ được tặng thưởng mà còn thấy gắn bó, được coi trọng và lắng nghe.

Có thể bạn quan tâm:

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút

Năng suất là gì và vì sao lại quan trọng?

Năng suất là một chủ đề nóng ngay cả trước những đợt đóng cửa diễn ra trên toàn cầu. Hiện tại, năng suất giữ vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Khám phá định nghĩa, cách đo lường và nâng cao năng suất sau thời kỳ đại dịch.

Năng suất | Thời gian đọc: 10 phút

Kỹ năng quản lý thời gian

Khi cách thức và nơi làm việc tiếp tục thay đổi, yếu tố cần thiết là phải hỗ trợ để nhân viên tuyến đầu và nhân viên làm việc từ xa luôn kết nối cũng như làm việc hiệu quả. Những kỹ năng quản lý thời gian này có thể hữu ích.

Năng suất | Thời gian đọc: 7 phút

Cách cải thiện năng suất cá nhân

Năng suất cá nhân là gì và làm cách nào để cải thiện? Hãy thực hiện theo các bước đơn giản sau để đạt mục tiêu năng suất của bạn.