Tinh thần làm việc của nhân viên là gì?

Ý tưởng về tinh thần làm việc rất phức tạp vì - theo chuyên gia tâm lý Robert M Guion giải thích từ những năm 1950 - khái niệm này thuộc về cá nhân, nhưng lại bắt nguồn từ văn hóa và trải nghiệm rộng hơn. Guion gọi đây là "hoàn cảnh công việc tổng thể".

Ông định nghĩa tinh thần làm việc là "mức độ thỏa mãn nhu cầu của cá nhân và mức độ mà cá nhân nhận thấy sự thỏa mãn đó xuất phát từ hoàn cảnh công việc".¹

Khái niệm này vừa mang tính cá nhân, vừa là một phần của điều gì đó lớn lao hơn. Khi cố gắng xác định chính xác bản chất của tinh thần làm việc, hầu hết các định nghĩa đều nhắc đến sự thỏa mãn hoặc ý tưởng cho rằng nơi làm việc cần đáp ứng một nhóm những nhu cầu cơ bản. Phương pháp tâm lý nói rằng đây là trạng thái của tâm trí mà một nghiên cứu đã gọi là "tình trạng hoặc thái độ tinh thần của cá nhân và nhóm, có tính quyết định mức độ sẵn sàng cộng tác của họ".²

Càng tập trung tìm hiểu định nghĩa tinh thần làm việc của nhân viên, bạn càng thấy yếu tố này không tồn tại đơn độc mà có giao thoa với nhiều vấn đề khác:

• Văn hóa công sở - tinh thần làm việc của nhân viên phấn chấn hay sa sút sẽ phụ thuộc vào yếu tố này.
• Sự gắn bó của nhân viên - các cá nhân hạnh phúc góp phần nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên
• Trải nghiệm nhân viên - trải nghiệm của cá nhân ở công ty (cảm nhận của họ tại nơi làm việc) có ảnh hưởng vô cùng lớn đến tinh thần làm việc

Vì sao tinh thần làm việc của nhân viên lại quan trọng?

Tinh thần làm việc phấn chấn mang lại lợi thế cho tổ chức, còn tinh thần làm việc sa sút có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức. Sau đây là một số khía cạnh chịu tác động đáng kể từ mức độ tinh thần làm việc.

Sự gắn bó của nhân viên

Tuy không giống với sự gắn bó của nhân viên - còn hiểu là cảm giác kết nối và cam kết của một người với tổ chức - nhưng tinh thần làm việc là yếu tố quan trọng tạo nên sự gắn bó này. Nếu tinh thần làm việc kém, nhân viên thường ít chú tâm hoặc hết mình vì công việc hơn. Còn nếu cố tình chểnh mảng (chẳng hạn như tỏ vẻ buồn chán - theo cách nói của Gallup³), nhân viên có thể làm giảm tinh thần làm việc một cách nghiêm trọng.

Năng suất

Khi tinh thần làm việc tốt, mọi người thích thú hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cụ thể, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và thậm chí tự nguyện nỗ lực hơn nữa bằng cách hết mình thực hiện chu toàn công việc. Tuy nhiên, năng suất sẽ giảm khi tinh thần nhân viên sa sút.

Từ thực hiện nhiệm vụ hời hợt hơn cho đến xin nghỉ ốm vì cảm thấy chán chường, tình trạng nhân viên thiếu hài lòng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến các nhiệm vụ hàng ngày và những dự án lớn. Không chỉ làm giảm năng suất, tình trạng này còn khiến công ty thiệt hại tiền của theo nhiều cách khác: Theo Forbes, các công ty tiêu tốn $160 tỷ đô la/năm cho những ngày nghỉ ốm có lương.

Giữ chân nhân tài

Khi cảm thấy hạnh phúc và mãn nguyện tại nơi làm việc, nhân viên rõ ràng sẽ muốn ở lại với tổ chức của mình. Như vậy, công ty có thể giữ lại kiến thức, kinh nghiệm và chuyên môn trong doanh nghiệp mình. Đồng thời, họ cũng tiết kiệm được chi phí tìm kiếm nhân tài mới. Khoản chi phí này nhiều hơn bạn nghĩ nếu suy xét đến chi phí tuyển dụng và đào tạo.

Trải nghiệm khách hàng

"Nhân viên hạnh phúc nghĩa là khách hàng hạnh phúc" nghe có vẻ sáo rỗng nhưng nghiên cứu đã chứng minh câu nói này là đúng. Khi xem xét đánh giá của nhân viên trên Glassdoor cùng kết quả xếp hạng từ Chỉ số Sự hài lòng của Khách hàng Hoa Kỳ (American Customer Satisfaction Index - ACSI), Harvard Business Review nhận thấy rằng điểm đánh giá trên Glassdoor càng cao thì điểm hài lòng của khách hàng càng tăng.

Mặt khác, nếu nhân viên không hạnh phúc thì sớm muộn gì khách hàng cũng sẽ nhận ra "cảm giác không ổn" ở họ. Doanh nghiệp bạn sẽ chịu tổn thất nặng nề khi bạn gạt bỏ và xem nhẹ vấn đề trong đội ngũ. Theo PricewaterhouseCoopers (PwC), 32% khách hàng trên toàn cầu sẽ rời bỏ thương hiệu yêu thích chỉ sau một trải nghiệm không tốt. Ở khu vực Mỹ La tinh, con số này lên tới 48%.

Cộng tác trong đội ngũ

Khi tinh thần làm việc của cá nhân và đội ngũ phấn chấn, mọi người có thể hợp tác hiệu quả, với niềm tin rằng mình sẽ được lắng nghe và truyền đạt ý kiến đến người khác. Ngoài ra, hoạt động cộng tác hiệu quả trong đội ngũ - chẳng hạn như có trách nhiệm rõ ràng, tin tưởng người khác hoàn thành tốt công việc, mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung - sẽ góp phần xây dựng tinh thần làm việc, từ đó tạo ra một vòng tròn phát triển. Ngược lại, tinh thần làm việc của đội ngũ sa sút là một trong những trở ngại lớn nhất làm giảm hiệu quả hoạt động cộng tác.

Yếu tố nào ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên?

Dù tinh thần làm việc là những gì mọi người cảm thấy (về mặt cá nhân và mặt tập thể) nhưng nhiều yếu tố trong môi trường làm việc cũng sẽ tác động đến khía cạnh này. Sau đây là 8 khía cạnh trong số đó.

• Khả năng lãnh đạo

  Nhà lãnh đạo giỏi nhất hỗ trợ xây dựng tinh thần làm việc của đội ngũ mình từ trên xuống bằng cách truyền cảm hứng để mọi người làm việc hết mình và nêu gương những hành vi tích cực mà họ mong muốn từ nhân viên trong tổ chức. Còn nhà lãnh đạo yếu kém có thể khiến nhân viên cảm thấy mất động lực hoặc thiếu hứng thú. Nguyên nhân là họ thể hiện sự không tin tưởng nhân viên qua hành vi giám sát quá mức hoặc không xem trọng thành viên trong đội ngũ.

• Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

  Bạn nên khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc. Nếu nhận ra công việc ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống cá nhân, thành viên trong đội ngũ sẽ khó mà cảm thấy vui vẻ. Nhà lãnh đạo cần đặc biệt chú ý đến vấn đề này khi áp dụng hình thức làm việc từ xa cũng như làm việc kết hợp vì ranh giới giữa công việc và cuộc sống ở nhà không còn rõ ràng.

• Khen thưởng và ghi nhận

  Khi bạn tôn vinh thành tựu của nhân viên, họ sẽ cảm thấy được xem trọng và có động lực nỗ lực hơn thế nữa. Dù là đơn thuần khen ngợi thành viên đội ngũ trong nhóm chat hay tặng họ quà hoặc phiếu giảm giá, những hành động nhỏ vẫn có thể tạo ra sự khác biệt to lớn trong thái độ của nhân viên.

  Phần thưởng không nhất thiết phải lớn lao vì theo nghiên cứu của Reward Gateway, 75% nhân viên cho biết nhà quản lý chỉ cần nói "cảm ơn" một cách thường xuyên hơn là đủ để họ có động lực và tinh thần làm việc.

• Giao tiếp

  Công cụ và quy trình giao tiếp phù hợp đều đóng vai trò thiết yếu nhưng hoạt động giao tiếp chân thành ở cả 2 chiều mới là yếu tố duy trì tinh thần làm việc. Nhân viên có thể tham gia vào cuộc trò chuyện đúng thời điểm và sử dụng phần mềm phù hợp nhưng sẽ sớm cảm thấy bản thân không có tiếng nói nếu cho rằng nhà quản lý cũng như đồng nghiệp không đón nhận lời khuyên của mình.

• Thay đổi

  Khi vận dụng đúng cách, sự thay đổi có sức mạnh thúc đẩy động lực của nhân viên. Bằng cách cung cấp phần mềm mới hoặc cải thiện không gian văn phòng, bạn có thể tiếp thêm nhiệt huyết cần thiết cho đội ngũ. Mặt khác, sự thay đổi có thể khiến mọi người lo lắng - trong quá trình chuyển sang hình thức làm việc từ xa, 65% nhân viên nói rằng họ cảm thấy khó mà duy trì được tinh thần làm việc.⁴

  Ví dụ: Nếu có sự thay đổi trong ban lãnh đạo, đội ngũ sẽ sa sút lòng tự tin và có thể cảm thấy không chắc chắn về tương lai của mình ở công ty. Do đó, trong thời kỳ thay đổi, tổ chức phải luôn minh bạch và truyền đạt thông tin.

• Đào tạo

  Bằng cách đào tạo hiệu quả, bạn có thể tiếp sức cho nhân viên tự tin nhận nhiệm vụ. Mặt khác, nếu không nhận được sự đào tạo đầy đủ từ tổ chức, nhân viên có thể cảm thấy nản chí. Việc có cơ hội thăng tiến hay không cũng tác động đến tinh thần làm việc nên tổ chức cần đưa ra lộ trình nghề nghiệp rõ ràng.

• An toàn tại nơi làm việc

  Hoạt động cải thiện sức khỏe và nâng cao an toàn tại nơi làm việc không chỉ là nghĩa vụ đạo đức của công ty mà còn hỗ trợ nhân viên dễ dàng thực hiện công việc của mình hơn. Nhờ đó, họ ít nghỉ làm hơn và năng suất cũng tăng lên.

• Bản chất của công việc

  Công việc hàng ngày của công ty chính là linh hồn của doanh nghiệp, đồng thời là khía cạnh quan trọng trong tinh thần làm việc của đội ngũ. Nếu nhân viên cảm thấy nhiệm vụ đơn điệu hoặc không thỏa mãn, mức độ họ hài lòng với công việc cũng sẽ sớm bị ảnh hưởng. Mọi người muốn công việc có tính thử thách nhưng không phải chịu quá nhiều căng thẳng.

Các dấu hiệu của tinh thần sa sút tại nơi làm việc là gì?

Có một số dấu hiệu có thể chỉ ra rằng tổ chức của bạn đang gặp vấn đề về tinh thần làm việc. Sau đây là một số dấu hiệu cảnh báo bạn nên lưu ý.

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao

Doanh nghiệp có tinh thần làm việc tốt sẽ có tỷ lệ nghỉ việc ít hơn so với doanh nghiệp có tinh thần làm việc kém. Do đó, nếu bạn nhận thấy thành viên trong đội ngũ nghỉ việc nhiều hơn bình thường thì có thể công ty bạn đang gặp vấn đề trong toàn bộ hệ thống.

Bạn có thể tính tỷ lệ giữ chân nhân viên bằng cách lấy số nhân viên trong ngày cuối cùng của một giai đoạn (ví dụ: 1 năm) chia cho số nhân viên trong ngày đầu tiên của giai đoạn đó. Nếu nhân kết quả với 100, bạn sẽ có tỷ lệ phần trăm.

Tỷ lệ vắng mặt

Bạn cũng có thể đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên bằng cách xem xét tỷ lệ vắng mặt của đội ngũ. Nếu nhân viên không hài lòng với công việc, họ thường xin nghỉ ốm hoặc - tệ hơn là - bị ốm do các vấn đề về sức khỏe tinh thần. Theo một nghiên cứu tại Vương quốc Anh, tình trạng thường xuyên vắng mặt ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi của 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ.⁵

Thái độ tiêu cực

Khi đồng nghiệp hoặc nhóm đồng nghiệp có biểu hiện tiêu cực, nguyên nhân có thể là tinh thần làm việc của họ sa sút. Thành viên trong đội ngũ có thể ít chủ động hơn hoặc sẽ chỉ trích ý tưởng của người khác một cách không công bằng. Nếu không được xem xét, những thái độ này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của các nhiệm vụ hàng ngày, cũng như đến quá trình tìm kiếm giải pháp cho vấn đề nghiêm trọng hơn. Ngoài ra, tinh thần làm việc thậm chí còn giảm sút hơn nữa.

Xung đột

Dấu hiệu rõ ràng nhất của đội ngũ không hạnh phúc chính là sự xung đột giữa đồng nghiệp với nhau. Nếu mọi người không thể xử lý những điểm khác biệt một cách hợp lý thì chắc hẳn đang có điều gì đó không ổn.

Thông tin sai lệch

Khi nơi công sở có đầy rẫy những tin đồn, tinh thần làm việc của đội ngũ khó mà phấn chấn được. Nếu thông tin sai lệch trở thành vấn đề thường gặp, thường là do ai đó đang giao tiếp không hiệu quả. Đôi khi, hành động chia sẻ tin xấu hoặc thừa nhận thiếu sót lại làm cho mọi người yên tâm hơn so với khi bạn giữ im lặng và để tin đồn lan tràn.

Hiệu quả thấp

Nếu mọi người trễ hạn chót hoặc mắc nhiều sai lầm hơn, có thể là do tinh thần làm việc đang giảm sút. Vấn đề có thể bắt nguồn từ khối lượng công việc quá nhiều, thứ tự ưu tiên thay đổi hoặc sự kết hợp của nhiều nguyên nhân. Bạn nên nhận toàn bộ trách nhiệm khi xảy ra sự cố và tìm hiểu lý do trước khi khắc phục.

Cách thúc đẩy tinh thần làm việc: 5 bí quyết hiệu quả nhất

Vậy thì làm cách nào để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên? Hãy làm theo các bí quyết sau để cải thiện tinh thần làm việc tại công ty của bạn:

1. Giám sát tinh thần làm việc

   Đánh giá thái độ bằng cách yêu cầu nhân viên của bạn hoàn thành khảo sát về trải nghiệm nhân viên. Nhờ đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn cảm nhận của mọi người về công việc của họ. Đừng quên giữ kín danh tính cho kết quả để mọi người trả lời một cách thoải mái và thành thật.

   Khi nhận được phản hồi, bạn nên lập kế hoạch hành động nhằm giải quyết những khía cạnh cần cải thiện. Từ đó, bạn có thể đảm bảo với nhân viên rằng mình thực sự quan tâm đến sức khỏe toàn diện của họ. Nếu muốn xây dựng văn hóa minh bạch đích thực, bạn nên chia sẻ kết quả với đội ngũ và mời họ tham gia vào quá trình quyết định bước tiếp theo.

2. Cải thiện hoạt động giao tiếp

   Bằng cách giao tiếp rõ ràng và thường xuyên, bạn có thể tạo dựng lòng tin, nhất là trong các đội ngũ làm việc theo hình thức kết hợp vì họ có thể sẽ cảm thấy xa cách với hoạt động này. Hãy khám phá các giải pháp với hoạt động giao tiếp qua video cùng tất cả những công cụ cần thiết để bạn chia sẻ ý tưởng một cách đơn giản và hiệu quả.

   Hãy cố gắng tạo chính sách để mọi người nắm được người và thời điểm cần liên hệ tùy vào câu hỏi. Nhờ đó, tất cả những người thực hiện chung nhiệm vụ đều có cơ hội đóng góp một cách xứng đáng. Để thực sự nâng cao tinh thần làm việc và xây dựng lòng tin, bạn cần khuyến khích toàn bộ đội ngũ đóng góp ý kiến thường xuyên. Khi có cơ hội chia sẻ ý kiến của mình, mọi người sẽ cảm thấy được trân trọng.

3. Tôn vinh thành tựu của đội ngũ

   Khi hiểu được tầm quan trọng của việc ghi nhận thành tích của nhân viên, tổ chức thường có tinh thần làm việc phấn chấn hơn. Nhà quản lý có thể công nhận thành quả làm việc của nhân viên bằng cách tôn vinh các chiến thắng lớn và nhỏ. Qua đó, mọi người sẽ thường nhiệt huyết hơn khi đảm nhận công việc tương tự, đồng thời cảm thấy hào hứng với mục đích.

4. Ưu tiên sức khỏe toàn diện

   Nhân viên nào cũng muốn làm việc cho một công ty xem trọng sức khỏe toàn diện của họ. Bạn sẽ dễ dàng thể hiện được rằng tổ chức mình đề cao yếu tố này. Bạn có thể cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết để làm việc linh hoạt trong đội ngũ kết hợp. Nhờ đó, họ sẽ cân bằng được công việc và cuộc sống một cách hiệu quả hơn.

   Các sáng kiến khác cũng có thể hữu ích. Ví dụ: Bạn hãy áp dụng thời gian dành riêng cho email và thời gian không họp hành để mọi người làm việc mà không bị mất tập trung. Bạn cũng nên khuyến khích đội ngũ nghỉ trưa và kết thúc ngày làm việc vào thời gian phù hợp. Có nhiều chương trình sống vui khỏe dành riêng để hướng dẫn doanh nghiệp cũng như nhân viên về những thay đổi nhỏ cần thiết nhằm cải thiện cuộc sống và tăng cường tinh thần làm việc của nhân viên trong quá trình này.

5. Dành thời gian xây dựng đội ngũ

   Trong suốt đại dịch, những chuyến du lịch cho nhân viên và sự kiện xã hội của đội ngũ (nhằm tụ họp mọi người trong cùng không gian ngoài đời thực) đã không còn trong lịch làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tổ chức các hoạt động này trên mạng. Khi các biện pháp hạn chế được nới lỏng, bạn nên dành thời gian kết nối ở ngoài phạm vi môi trường làm việc thông thường nhằm cải thiện đáng kể tinh thần làm việc.

• Văn hóa tại nơi làm việc là gì và làm cách nào để tạo ra văn hóa tích cực trong tổ chức của bạn
• Sự đa dạng và hòa nhập là gì?
• Các giá trị của tổ chức là gì và tại sao lại quan trọng?