Ở Hoa Kỳ, có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra mỗi ngày tại các doanh nghiệp. Nghĩa là mỗi tháng có 220 triệu cuộc họp hay mỗi năm có hơn 1 tỷ cuộc họp. Nhưng những cuộc họp này có điểm chung nào? Không có gì nhiều ngoài việc cho phép 2 trở lên người nói chuyện với nhau.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Có nhiều kiểu cuộc họp công việc - từ cuộc báo cáo trong đội ngũ và trao đổi riêng từng người cho đến phiên họp hình thành ý tưởng và giải quyết vấn đề. Bạn có thể phân loại các cuộc họp theo 4 hạng mục:

  • Ra quyết định
  • Chia sẻ thông tin
  • Sáng tạo ý tưởng
  • Xây dựng đội ngũ

Nhờ định nghĩa cuộc họp, chúng ta hiểu được mục đích và xây dựng chiến lược phù hợp hơn để tiến hành họp hiệu quả.

Hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách điều hành cuộc họp hiệu quả dành cho các đội ngũ làm việc trực tiếp, từ xa và kết hợp.

Tại sao bạn cần chiến lược họp trong doanh nghiệp?

Tại sao bạn cần chiến lược họp trong doanh nghiệp?

Những doanh nghiệp không thể lên kế hoạch cho cuộc họp gặp phải nhiều vấn đề về năng suất. Dịch vụ lên lịch trực tuyến Doodle nhận thấy các cuộc họp không được lên kế hoạch kỹ càng khiến các công ty Hoa Kỳ tiêu tốn hơn 9 tỷ đô la/năm. Và đó chỉ là phần nổi của tảng băng trôi.

Sử dụng thời gian hiệu quả

Theo khảo sát của chuỗi khách sạn Crowne Plaza, nhân viên ở Vương quốc Anh, Pháp và Đức dành 187 giờ/năm cho các cuộc họp. Như vậy là rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, điều tệ nhất là nhân viên cho rằng 56% trong số những cuộc họp này không tạo ra khác biệt nào đối với ngày làm việc của họ. Một nhân viên bình thường ở các quốc gia tham gia khảo sát lãng phí gần 13 ngày/năm cho các cuộc họp không hiệu quả. Lẽ ra, họ có thể dùng số ngày này để làm các công việc khác.

Bạn cũng sẽ lãng phí thời gian nếu cuộc họp bị chậm trễ. Khoảng thời gian chậm trễ trung bình của mỗi cuộc họp ở 19 quốc gia khác nhau là 10 phút 40 giây. Nghĩa là mỗi năm, họ uổng phí 3 ngày và 2 giờ. Con số này còn tăng dần đối với các nhân viên nhiều kinh nghiệm hơn - quản lý cấp cao mất 5 ngày và 19 giờ mỗi năm do những cuộc họp bị trì hoãn.

Tăng năng suất cho các cuộc họp ở văn phòng

Cuộc họp sẽ trở nên vô mục đích nếu không có chiến lược. Theo một nghiên cứu, 38% chuyên gia cho biết hoạt động tổ chức kém khiến họ mất tập trung vào các dự án. Thành viên nhóm phải biết trách nhiệm của họ trước và sau cuộc họp. Với chương trình họp được viết cẩn thận, mọi người có thể tập trung trong suốt cuộc gọi và thực hiện đúng nhiệm vụ sau khi họp.

Khi tổ chức cuộc họp, bạn cũng nên cân nhắc kỹ càng danh sách khách mời. Nếu người tổ chức mời quá nhiều người tham gia cuộc họp thì số lượng dư thừa đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất. Theo nghiên cứu của Doodle, 31% nhân viên cho rằng người tham dự không phù hợp sẽ làm chậm tiến độ. Bằng cách giảm số người tham gia cuộc họp, bạn có thể tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ của nhiệm vụ.

Tránh hiểu nhầm

Nếu bạn không tổ chức cuộc họp đúng cách, mọi người có thể cảm thấy bối rối. Họ có thể sẽ hỏi những câu như "Vì sao tôi được mời tham gia cuộc họp này?" hay "Tôi có cần chuẩn bị gì không?". Nếu bạn không thể trả lời, mọi người sẽ mang những câu hỏi chưa có lời đáp đó đến cuộc họp, làm lãng phí thời gian quý giá. Những hiểu nhầm sau cuộc họp thậm chí còn tốn kém hơn. Nếu như sau khi đội ngũ đã nói chuyện mà mọi người vẫn không rõ trách nhiệm của họ là gì thì nhiệm vụ có thể bị bỏ sót qua những kẽ hở.

Giảm xung đột

Mọi người thường ít tập trung hơn nếu cuộc họp được tổ chức không kỹ càng, từ đó có thể phát sinh những hành vi làm phật lòng. Một báo cáo cho thấy rằng hoạt động nghe điện thoại hoặc gửi tin nhắn văn bản trong cuộc họp là hành vi gây khó chịu nhất. Hơn một nửa (55%) số người tham gia khảo sát nói rằng hành vi sử dụng điện thoại khiến họ thấy phiền phức. Bên cạnh đó, hơn 1/5 (21%) nhân viên cho biết những người không đóng góp vào cuộc thảo luận cũng gây ra hiệu ứng tương tự.

Duy trì tinh thần làm việc cao

Khi bạn mời những người không cần thiết tham gia cuộc họp, họ có thể cảm thấy khó chịu. Nếu nhà lãnh đạo đặt ra nhiệm vụ cho đội ngũ nhưng không cho mọi người có đủ thời gian hoàn tất công việc, nhân viên có thể mất niềm tin vào nhà quản lý của mình. Trong trường hợp không có kế hoạch hành động rõ ràng hoặc không chỉ định trách nhiệm cụ thể, mọi người sẽ cảm thấy ý tưởng của mình bị xem nhẹ hoặc cho rằng doanh nghiệp bỏ qua kỹ năng của họ để giao nhiệm vụ cho thành viên ít phù hợp hơn trong nhóm.

Chiến lược họp hiệu quả nhất cho các đội ngũ kết hợp hoặc làm công việc tuyến đầu là gì?

Chiến lược họp hiệu quả nhất cho các đội ngũ kết hợp hoặc làm công việc tuyến đầu là gì?

Đây là giai đoạn chuyển tiếp. Trong khi nhiều người vẫn làm việc từ xa thì một số khác đang dần trở lại văn phòng. Những cách tốt nhất để họp trực tuyến với đội ngũ kết hợp là gì? Làm cách nào để cả nhân viên tuyến đầu ở cửa hàng, tại nhà kho hay trong dây chuyền sản xuất tham gia cuộc họp?

Người quản lý phải tìm ra phương pháp hiệu quả nhất nhằm tập hợp các đội ngũ cho cuộc họp. Cuộc gọi video là hình thức phù hợp nhất để nhân viên tại chỗ, làm việc từ xa và tuyến đầu trò chuyện với nhau. Tuy nhiên, bạn cần tư duy sáng tạo một chút thì mới tận dụng triệt để được hình thức nói trên. Sau đây là một số bí quyết họp trực tuyến để trợ giúp bạn tổ chức cuộc họp hiệu quả cho đội ngũ làm việc từ xa và kết hợp.

Dành thời gian cho hoạt động tạo niềm vui

Đồng nghiệp trong các đội ngũ kết hợp khó có thể giao lưu. Khi có ít cơ hội chạm mặt bạn bè tại nơi làm việc, mọi người thường muốn tìm những cách mới để cập nhật tình hình của nhau. Theo một nghiên cứu ở Vương quốc Anh, 49% nhân viên văn phòng bắt đầu làm việc tại nhà nhớ tình bạn mà họ có được tại nơi làm việc. Để duy trì tinh thần làm việc cao, công ty cần tạo ra các tình huống xã hội trực tuyến. Bằng cách dành riêng thời gian trong lịch cho hoạt động trao đổi xã giao, bạn có thể kết nối lại tình bạn và nâng cao tinh thần làm việc.

Kết hợp cuộc gọi video và việc đặt phòng

Nếu các đồng nghiệp làm việc từ xa và tại văn phòng cần gặp mặt, bạn nên tập hợp nhiều thành viên trong nhóm nhất có thể vào cùng một phòng (nếu lệnh hạn chế giãn cách xã hội cho phép). Giáo sư Steven Rogelberg tại Đại học North Carolina cho biết: "Dù công nghệ tạo điều kiện để gặp gỡ từ xa dễ dàng hơn - và đây là điểm rất tốt - nhưng mọi người vẫn nên họp mặt trực tiếp."

Các đội ngũ phải giãn cách xã hội có thể tham gia cuộc gọi với đồng nghiệp làm việc từ xa nhưng nên chuẩn bị chấp nhận những hạn chế của công nghệ. Một nghiên cứu của Đức phát hiện ra rằng khi trả lời bằng video thì chỉ cần trễ 1,2 giây cũng đủ khiến mọi người cảm thấy người khác kém thân thiện hoặc thiếu tập trung. Đội ngũ làm việc tại văn phòng nên cố gắng lặp lại hoặc tóm tắt các điểm đã đưa ra trong phòng họp, nhất là khi một số người phải ngồi xa micrô hơn thông thường vì giãn cách xã hội.

Bắt đầu với câu hỏi từ xa

Việc tạo điều kiện để mọi người đặt câu hỏi là một phần quan trọng khi chia sẻ thông tin. Dù người chủ trì cuộc họp đang làm việc tại văn phòng hay tham gia cuộc gọi từ xa thì theo phép lịch sự trong cuộc họp online, trước tiên họ nên hỏi xem khách mời qua mạng có câu hỏi hay bình luận nào không. Thông thường, đội ngũ trong cùng một phòng sẽ dễ dàng lên tiếng và bắt đầu cuộc trò chuyện hơn. Khuyến khích các thành viên trong nhóm đóng góp từ xa để đảm bảo bình luận của mọi người đều được lắng nghe.

Duy trì mức độ khích lệ cao

Các nhân viên làm việc từ xa thường làm nhiều hơn nhiệm vụ của mình. Theo khảo sát của Owl Labs, 53% nhân viên làm việc từ xa làm việc hơn 40 giờ/tuần để hỗ trợ đội ngũ của mình, trong khi chỉ 45% nhân viên tại văn phòng làm như vậy. Nhà quản lý nên cố gắng khen gợi các nhân viên làm việc từ xa để đảm bảo họ cảm thấy được trân trọng.

Các số liệu cho thấy những người làm việc bên ngoài văn phòng dành nhiều thời gian hơn vì họ thấy vui vẻ hơn khi làm việc. Khoảng 40% nhân viên làm việc từ xa bỏ ra thêm thời gian cho công việc hơn vì họ thích những gì mình đang làm, nhưng chỉ 17% nhân viên làm việc tại văn phòng cảm thấy tương tự. Nhà quản lý xuất sắc nhất sẽ ghi nhận nỗ lực của đội ngũ dù họ đang ở đâu nhưng sẽ dành thêm thời gian để thừa nhận sự cố gắng của nhóm đang làm việc từ xa.

Làm cách nào để lên kế hoạch và tiến hành cuộc họp hiệu quả?

Làm cách nào để lên kế hoạch và tiến hành cuộc họp hiệu quả?

Để lên kế hoạch cho cuộc họp hiệu quả, bạn cần chú ý đến chi tiết. Bạn nên giảm số lượng, đồng thời tính toán đúng thời gian cho mọi việc. Sau đây là một số bí quyết yêu thích của chúng tôi.

Cân nhắc hủy cuộc họp

Trước khi xử lý chi tiết về cách tiến hành cuộc họp, bạn nên tự hỏi liệu cuộc họp này có cần thiết không. Bạn có thể hoàn thành công việc theo cách khác không? Các đồng nghiệp đã có rất nhiều nhiệm vụ trong lịch trình bận rộn của họ. Do đó, nếu bạn có thể sử dụng tài liệu chia sẻ hoặc tính năng nhắn tin nhóm để đạt được kết quả tương tự thì hãy dùng các công cụ đó. Một số chuyên gia tin vào sức mạnh của việc "chống họp hành" - cuộc họp đứng ngắn để ngăn cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán - hoặc các phần mềm thay thế có thể trợ giúp bạn theo dõi tiến độ của nhiệm vụ mà không cần chiếm lấy thời gian của đồng nghiệp.

Bắt đầu với chương trình họp rõ ràng

Bạn sẽ không thể điều hành cuộc họp hiệu quả nếu không chuẩn bị kỹ càng chương trình họp. Theo nghiên cứu, phần lớn các chuyên gia cho rằng chương trình họp là mấu chốt để họp hiệu quả. Bạn nên đăng trước danh sách các điểm cần thảo luận trong nhóm dự án để khách mời đưa ra gợi ý. Kể cả nhân viên làm việc hiệu quả nhất cũng có thể tự loại mình ra khỏi cuộc họp nếu thấy mình không cần thiết ở đó. Hãy thiết lập thứ tự ưu tiên và xác định mục đích của bạn trước khi đưa ra thời gian thảo luận dự kiến cho mỗi điểm. Hãy quyết định ai nên dẫn dắt từng chủ đề và đặt thời gian khi chỉ định nhiệm vụ.

Duy trì số lượng người tham dự ít

Chỉ mời đối tượng tham dự cuộc họp khi họ mang lại giá trị thích hợp. Một số chuyên gia tin vào "quy tắc 2/3" - ý tưởng cho rằng mọi người trong cuộc thảo luận đều nên có liên quan đến 2 hoặc 3 mục trong chương trình họp để họ không phải ngồi nghịch ngón tay giết thời gian. Hơn 2/3 (71%) nhân viên văn phòng lãng phí thời gian hàng tuần vì những cuộc họp không cần thiết hoặc bị hủy. Theo Atlassian, lịch trình bận rộn không cần thiết tác động tiêu cực đến nhân viên của họ. 45% nhân viên thừa nhận bản thân cảm thấy bị quá tải vì số lượng cuộc họp phải tham dự. Trước khi bạn mời khách tham dự cuộc họp tiếp theo, hãy tự hỏi liệu bạn có đạt được kết quả tương tự với số lượng người ít hơn không.

Tìm thời gian phù hợp

Bạn cần lên kế hoạch trước cho cuộc họp kết hợp. Bạn nên đặt trước thời gian để đảm bảo các thành viên làm việc từ xa trong đội ngũ có thể tham dự. Lưu ý rằng nhân viên có thể tham gia họp từ một múi giờ khác. Một số người cho rằng thời gian bắt đầu cuộc họp lẻ 15 phút sẽ hiệu quả hơn. Như vậy, các thành viên trong đội ngũ vừa tham gia cuộc họp khác sẽ có thời gian dự phòng và thời gian bắt đầu không tròn giờ có thể báo hiệu cho người tham dự rằng họ nên sử dụng từng phút của phiên họp.

Bạn cũng nên nghĩ đến thời lượng của cuộc họp. Từ năm 2000 đến 2014, thời lượng trung bình của cuộc họp đã tăng khoảng 8% - 10% mỗi năm. Nếu tiến hành mọi thứ nhanh chóng, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho đồng nghiệp và khuyến khích mọi người trong cuộc thảo luận duy trì sự tập trung.

Mọi người có biết ai sẽ tham dự không?

Điều quan trọng là không "xa mặt cách lòng" với các nhân viên làm việc từ xa. Hãy sử dụng chương trình họp để thông báo trước với mọi người về những người sẽ tham gia cuộc họp. Bạn nên tránh những màn giới thiệu dài dòng, nhàm chán nhưng phải đảm bảo mọi người cần tham gia cuộc thảo luận đều có mặt. Trong suốt cuộc họp, bạn có thể phải nhắc lại hoặc tóm tắt điều ai đó đã nói trong văn phòng, nhất là khi thành viên trong nhóm ngồi xa micrô và những người khác để tuân thủ các biện pháp giãn cách xã hội.

Tắt chế độ tắt tiếng

Thành viên trong đội ngũ có thể sẽ hạn chế chia sẻ ý kiến khi micrô của họ bị tắt. Nếu cuộc họp từ xa của bạn gồm dàn khách mời sáng giá và quan trọng, họ nên cảm thấy thoải mái tham gia cuộc thảo luận. Bạn có thể đưa điều này thành quy tắc chung cho các cuộc họp trực tuyến để đảm bảo mọi người trong nhóm đều có chung nhận thức. Khi bật micrô, bạn cũng chắc chắn được rằng mọi người trong cuộc họp sẽ tương tác nhiều hơn. Theo một khảo sát, 91% nhân viên đã lơ đãng trong phiên họp, thậm chí 73% còn làm việc riêng.

Lập kế hoạch hành động

Để cuộc họp hiệu quả hơn, bạn nên chỉ định nhiệm vụ hoặc mục tiêu cho mỗi mục trong chương trình họp. Khi bạn ghi trước những việc này ra giấy, mọi cá nhân tham dự sẽ biết người tổ chức cuộc họp kỳ vọng gì ở họ. Hãy dành 10 phút hoặc một phần trong mỗi cuộc họp để chỉ định nhiệm vụ cho các nhân viên làm việc từ xa hoặc tại văn phòng. Nhà quản lý thậm chí có thể phân bổ công việc bằng các công cụ quản lý trực tuyến trong cuộc họp để mọi người đều thấy được.

Tìm hiểu thêm về cách duy trì kết nối với nhân viên tuyến đầu. Tải xuống báo cáo Deskless Not Voiceless 2020 để xem toàn bộ chi tiết trong báo cáo nghiên cứu chuyên sâu của chúng tôi về công việc tuyến đầu với hơn 9.000 người ở 8 quốc gia trên toàn thế giới.

Bạn cũng có thể quan tâm:

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Liên quan

Tải xuống hướng dẫn miễn phí để khám phá các chiến lược thời kỳ hậu COVID từ các lãnh đạo truyền thông đẳng cấp thế giới.

Tải xuống ngay
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Tải xuống hướng dẫn miễn phí để khám phá các chiến lược thời kỳ hậu COVID từ các lãnh đạo truyền thông đẳng cấp thế giới.

Tải xuống ngay

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác trong đội ngũ

Thông qua sự cộng tác, nhân viên có thể làm việc khoa học, sáng tạo và hiệu quả hơn. Sau đây là cách để đội ngũ cộng tác hiệu quả.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 9 phút

Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào việc chia sẻ thông tin một cách thành công - và nhân viên của bạn cũng vậy. Tuy nhiên, 66% các công ty thiếu một kế hoạch dài hạn cho hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp. Tại sao đây lại là một sai lầm nghiêm trọng? Những thách thức phổ biến nhất trong giao tiếp là gì? Ngoài ra, làm cách nào để tránh được những thách thức đó?

Mô hình làm việc từ xa | Thời gian đọc: 7 phút

Làm việc từ xa: cách làm cho hình thức này phù hợp với bạn.

Ngày càng nhiều người trong số chúng ta đang làm việc từ xa. Trong tương lai cũng sẽ có nhiều người hơn nữa. Khám phá ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa và cách khai thác tối đa hình thức này.