Sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng: cách thực hiện hiệu quả

Cần làm gì để xây dựng đội ngũ liên chức năng đẳng cấp hàng đầu? Sẽ xảy ra nguy cơ gì nếu bạn không làm được như vậy? Chúng tôi khám phá thế giới làm việc của đội ngũ liên chức năng để tìm hiểu cách làm cho hoạt động cộng tác của bạn hiệu quả hơn.

CộNG TáC NHóM | THờI GIAN đọC: 8 PHúT
cross team collaboration - Workplace from Meta

Sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là sự cộng tác giữa một nhóm người có các kỹ năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng cùng làm việc trong dự án nào đó. Hãy hình dung về đợt ra mắt sản phẩm mới chỉ có nhân viên trong đội ngũ marketing của bạn. Sau đó, hãy hình dung việc ra mắt cùng một sản phẩm đó với sự tham gia của nhân viên bán hàng và nhà phát triển. Không khó để nhìn ra lý do sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng có thể mang lại hiệu quả cao hơn.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Tại sao sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng lại quan trọng?

Tại sao sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng lại quan trọng?

Các phòng ban và đội ngũ liên chức năng tách biệt đang ở hai đầu đối diện của khoảng phạm vi hoạt động cộng tác nhóm. Khi nhân viên bị tách biệt với đồng nghiệp ở các vai trò và phòng ban khác nhau, doanh nghiệp sẽ phải trả giá đắt cho lực lượng lao động ở quy mô lớn hơn.

Phá bỏ tình trạng làm việc tách biệt

Có lẽ sức mạnh lớn nhất của đội ngũ liên chức năng là khả năng thách thức hiện trạng này. Nhân viên làm việc trong cùng một phòng ban hoặc những người được đào tạo để giải quyết vấn đề theo cách giống như người quản lý của họ thường sẽ tuân theo quy trình hiện có. Nghĩa là họ có thể lặp lại sai lầm tương tự và bỏ qua cơ hội làm việc hiệu quả hơn.

Việc cộng tác với những người có nền tảng khác nhau cũng khuyến khích mọi người hỗ trợ mục tiêu lớn hơn của doanh nghiệp. Làm việc trong môi trường tách biệt có thể dẫn đến tâm lý "tầm nhìn hình ống", khiến nhân viên - và đôi khi cả phòng ban - cảm thấy bị cô lập. Trong một số trường hợp, thế giới quan này có thể gây ra tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các nhân viên. Mặt khác, thực trạng này có thể khiến nhân viên không gắn bó với tổ chức hoặc với vai trò của họ trong tổ chức.

Nhân viên không hợp tác tốt với đồng nghiệp khác có nhiều khả năng sẽ khiến công việc bị sai lệch hoặc trùng lặp hơn. Ngoài ra, khi không thể giao tiếp với đồng nghiệp, nhân viên có thể đưa ra quyết định thiếu sáng suốt hơn, gây ảnh hưởng đến mọi người ngay trong doanh nghiệp.

Đưa nhân viên tuyến đầu cùng hòa nhập

Nhân viên hay di chuyển thường thiếu gắn kết với đồng nghiệp làm việc tại văn phòng. Theo Báo cáo Deskless Not Voiceless 2020, kỹ thuật giao tiếp giữa hai nhóm này khác nhau đáng kể. Trong khi 90% người quản lý tại trụ sở chính sử dụng email để liên hệ với đồng nghiệp trong nhiều đợt phong toả khác nhau diễn ra trên toàn cầu, chỉ 1/4 số người quản lý tuyến đầu làm như vậy. Thay vào đó, hơn một nửa số nhân viên tuyến đầu hoặc nhân viên thường xuyên di chuyển dùng ứng dụng trên thiết bị riêng của họ. Phương pháp không rõ ràng và không thống nhất này cản trở người lãnh đạo doanh nghiệp trò chuyện với nhân viên tuyến đầu, cũng như khiến cho họ ít có khả năng phản hồi những người nắm giữ các vai trò quan trọng ở tuyến đầu.

Khi doanh nghiệp thích nghi để đáp ứng quy định chống dịch và công ty tái cấu trúc để vượt qua thời điểm khó khăn, họ cần có thông điệp rõ ràng để truyền đạt sự thay đổi và duy trì kết nối. Sự cộng tác giữa đội ngũ liên chức năng với nhân viên tuyến đầu góp phần nâng cao tinh thần đồng đội và củng cố giá trị trong giai đoạn then chốt. Hoạt động này cũng mở ra cơ hội đối thoại cho nhân viên thường xuyên di chuyển để họ đóng góp ý kiến về các quy trình mới. Qua cuộc trò chuyện 2 chiều, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tốt hơn và thích ứng nhanh hơn.

Xây dựng đội ngũ liên chức năng

Xây dựng đội ngũ liên chức năng

Chúng tôi biết rằng đội ngũ liên chức năng có thể cải thiện kết quả, nhưng làm cách nào để bạn tập hợp được một đội ngũ hoàn hảo? Bạn có nên bầu ra người lãnh đạo? Nhóm này nên gặp nhau bao lâu một lần? Có rất nhiều yếu tố cần cân nhắc khi chọn hình thức kết hợp thiết thực nhất với đồng nghiệp. Tuy không có một đáp án chung cho mọi dự án hoặc tất cả doanh nghiệp, nhưng điều vô cùng quan trọng là bạn phải tính đến mọi sự phức tạp hoặc khó khăn trước khi những yếu tố này ảnh hưởng đến hiệu quả.

Sự khác biệt của hoạt động cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Sự khác biệt của hoạt động cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Bạn đã quen cộng tác trong đội ngũ thông thường, vậy sự khác biệt khi bạn xây dựng và hợp tác với đội ngũ liên chức năng là gì? Có 2 khía cạnh chính cần cân nhắc.

Xây dựng đội ngũ

Xây dựng đội ngũ

Các phòng ban theo kiểu truyền thống thường có cấu trúc dựa trên kinh nghiệm của nhân viên. Cấp dưới, cấp trung, cấp cao, cấp điều hành - chúng tôi sử dụng tất cả các thuật ngữ này cho chức danh để nắm được khả năng của một người trong vai trò của họ. Các đội ngũ liên chức năng có thể hình thành một cách tự nhiên và bao gồm thành viên từ các phòng ban khác nhau để tập hợp nhiều kỹ năng hơn.

Tuy đội ngũ đơn chức năng thường bao gồm những người có kinh nghiệm khác nhau, nhưng hầu hết các thành viên thường làm việc ở cùng một cấp độ. Trong đội ngũ liên chức năng, thành viên cấp thấp hơn trong đội ngũ có thể lãnh đạo một nhóm bao gồm những thành viên có nhiều kinh nghiệm hơn.

Làm việc với đội ngũ

Làm việc với đội ngũ

Khi mọi người từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cùng làm việc, những cách làm truyền thống thường có thể bị thách thức. Các kỹ thuật mới và ý tưởng độc đáo có thể dẫn đến kết quả mà riêng một phòng ban khó có thể đạt được, do những quan điểm mới mẻ sẽ mang đến loạt giải pháp toàn diện hơn.

Khi chính thức phê duyệt nhiệm vụ nào đó, đội ngũ liên chức năng hay bỏ qua quy trình phê duyệt thông thường và thể hiện công việc ở mức độ cao nhất. Khi nhiều phòng ban thực hiện phần nhiệm vụ của mình, việc giải quyết vấn đề thường hiệu quả hơn và đội ngũ có thể phát hiện lỗi sớm hơn trong quá trình làm việc.

Những khó khăn gây trở ngại cho sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Những khó khăn gây trở ngại cho sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Lý do thất bại của đội ngũ liên chức năng cũng tương tự như đội ngũ thông thường. Một cách để ngăn vấn đề tiến triển là xác định những điểm yếu trước khi bắt đầu công việc. Học thuyết "5 điểm không hoạt động tốt trong đội ngũ" ("The Five Dysfunctions of a Team") từ năm 2002 vẫn là khuôn mẫu hữu ích để áp dụng.

Thiếu niềm tin

Thành viên đội ngũ có thể không thân thiết với nhau trước khi bạn bắt đầu tập hợp "đội quân hùng hậu" của mình, đặc biệt trong lực lượng lao động làm việc kết hợp. Nếu đồng nghiệp ít hoặc không kỳ vọng ở năng lực của một nhân viên nào đó, việc tạo dựng sự thân thiết và niềm tin có thể gặp khó khăn.

E ngại xung đột

Khi đồng nghiệp không thân thiết với nhau, sự việc có thể đi theo 1 trong 2 hướng. Tâm lý e ngại xung đột có thể ngăn cản đội ngũ tranh luận về các ý tưởng để giữ cảm giác hòa hợp giả tạo, dẫn đến tư duy tập thể. Hoặc nếu bạn thực sự kém may mắn, chỉ cần một sự hiểu lầm đơn giản là có thể khiến các thành viên xung đột với nhau.

Thiếu cam kết

Đa số các thành viên trong đội ngũ liên chức năng đều có trách nhiệm riêng trong phòng ban thường lệ của họ. Họ cần phải tìm cách cân bằng những ưu tiên của nhiệm vụ mới với các nhiệm vụ hàng ngày. Nếu đội ngũ mới không tự tin về mức độ cam kết của các thành viên khác, sự nhiệt tình và tính hiệu quả sẽ bị ảnh hưởng.

Trốn tránh trách nhiệm giải trình

Nếu hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp hàng ngày của đội ngũ tiếp tục có vấn đề, từng thành viên có nhiều khả năng sẽ đổ trách nhiệm về sự kém hiệu quả lên những người mà họ không hợp tác trong công việc hơn. Trong khi đội ngũ đổ lỗi cho nhau, các tiêu chuẩn có xu hướng bị bỏ qua.

Không chú ý đến kết quả

Điều vô cùng quan trọng đối với đội ngũ liên chức năng là họ cần phải suy nghĩ về bức tranh toàn cảnh rộng lớn hơn. Việc nhấn mạnh từng nhiệm vụ có thể làm mất sự tập trung khi cần thiết và ảnh hưởng đến kết quả.

Lợi ích của việc cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Lợi ích của việc cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Một khi đã xác định, tránh hoặc khắc phục được các khó khăn, bạn có thể gặt hái vô vàn phần thưởng khi làm việc trong đội ngũ liên chức năng.

Đẩy nhanh tiến độ

Khi các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp làm việc tách biệt, tiến độ có thể kéo dài lê thê. Hãy hình dung khi bạn gọi đến một công ty để hỏi về một vấn đề nào đó, nhưng chỉ thấy mình bị chuyển từ số máy lẻ này sang số nội bộ khác. Việc này không chỉ gây khó chịu mà còn tốn thời gian. Bây giờ, hãy hình dung một đội ngũ nhỏ gồm các chuyên gia trả lời cuộc gọi của bạn trên loa ngoài. Với một tổ chức làm việc hợp lý, có thể bạn sẽ càng nhanh nhận được câu trả lời hữu ích hơn.

Đạt kết quả vững chắc

Các phòng ban khác nhau sẽ có các quan điểm khác nhau. Nhân viên kế toán nhiều khả năng sẽ cân nhắc yếu tố tài chính của một quyết định kinh doanh. Nhân viên bộ phận nhân sự có thể sẽ xem xét quyết định đó ảnh hưởng ra sao đến các mối quan hệ và chất lượng cuộc sống của nhân viên. Thành viên đội ngũ từ phòng ban thứ ba có thể xác định những sai lầm trong cả 2 cách tiếp cận này mà có thể mọi người không chú ý đến. Việc chia sẻ kiến thức và sử dụng nhiều phương pháp có thể góp phần xây dựng các giải pháp hiệu quả hơn.

Cải thiện khả năng sáng tạo và đổi mới

Đội ngũ liên chức năng thường có khả năng sáng tạo hơn các nhóm theo phòng ban. Với một loạt các kỹ năng để lựa chọn, doanh nghiệp có thể thử nghiệm cách xử lý của nhân viên với nhiệm vụ nào đó, thậm chí kết hợp những kỹ năng mà hiếm khi được sử dụng cùng nhau. Nhờ sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng, thành viên trong đội ngũ cũng có thể thách thức về cách thực hiện công việc. Đội ngũ liên chức năng thành công nhất sẽ thử nghiệm các ý tưởng trước cả khi công việc bắt đầu.

Tăng cường mức độ gắn bó và tinh thần của đội ngũ

Việc cộng tác với những đồng nghiệp thường không ở công ty sẽ thúc đẩy mối quan hệ trong công việc. Khi mọi người tương tác với nhiều đồng nghiệp hơn, họ có thể cảm thấy gắn kết hơn với doanh nghiệp nói chung. Thậm chí, nhân viên có thể có cơ hội học thêm một số kỹ năng mới trong quá trình làm việc. Khi mọi người cùng nhau cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề, phát triển năng lực và xây dựng quan hệ xã hội với đồng nghiệp, doanh nghiệp có nhiều khả năng sẽ giữ chân được những nhân viên giỏi nhất hơn.

Cách làm tốt nhất đối với sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Cách làm tốt nhất đối với sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng là gì?

Hãy thử áp dụng những ý tưởng này để gắn kết các phòng ban lại với nhau.

Nhận sự hỗ trợ từ những người quản lý cấp cao

Tranh thủ sự giúp đỡ từ các trưởng phòng ban là cách hữu hiệu để làm cho hoạt động cộng tác của bạn hiệu quả hơn. Nếu bạn tuyển dụng đồng nghiệp từ cùng một phòng ban, thành viên cấp cao trong đội ngũ có thể hỗ trợ theo dõi sự tiến bộ của cấp dưới. Việc thận trọng bổ sung nhân sự cho đội ngũ sẽ đảm bảo các nhiệm vụ hàng ngày không được ưu tiên hơn dự án liên chức năng. Trên tất cả, trong trường hợp tạm ngưng công việc, bạn sẽ có sự hậu thuẫn từ một lực lượng có sức ảnh hưởng của công ty.

Sử dụng công cụ cộng tác phù hợp cho công việc

Việc đảm bảo tất cả thành viên (làm việc từ xa, thường xuyên di chuyển hoặc làm việc tại văn phòng) trong đội ngũ liên chức năng sử dụng cùng công cụ cũng là yếu tố chủ chốt mang đến thành công. Tìm công cụ giao tiếp tích hợp với phần mềm hiện tại của bạn. Đảm bảo các công cụ có khả năng kết nối toàn bộ tổ chức để mọi người có thể sử dụng thiết bị di động cập nhật tin tức về công ty, cũng như cộng tác hiệu quả ở bất cứ đâu.

Khuyến khích sự tương tác trực tiếp ngoài đời

Tương tác trực tiếp ngoài đời là một trong những cách dễ dàng nhất để xây dựng lòng tin trong đội ngũ. Khi gọi video, hãy đề nghị đồng nghiệp bật camera và khuyến khích họ chia sẻ màn hình.

5 cách làm tốt nhất đối với sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng

5 cách làm tốt nhất đối với sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng

Theo nghiên cứu của tạp chí Harvard Business Review, gần 75% đội ngũ liên chức năng không hoạt động hiệu quả.1 Vậy, làm cách nào để tránh điều này xảy ra với đội ngũ của bạn. Nếu công ty muốn gặt hái lợi ích từ một nhóm nhân viên đa dạng, họ cần lập kế hoạch cho tương lai. Sau đây là một số bí quyết ưa thích của chúng tôi nhằm thúc đẩy sự thành công khi cộng tác trong đội ngũ liên chức năng.

Tập hợp đội ngũ một cách cẩn thận

Bắt đầu xây dựng đội ngũ A bằng cách xác định các kỹ năng bạn cần cho công việc. Sau khi biết được, bạn sẽ quyết định xem nhân viên nào có những kỹ năng bạn mong muốn. Nếu có nhiều ứng viên xuất hiện, bạn nên xem xét cách những người này làm việc hiệu quả trong một nhóm. Bạn sẽ cần kết hợp sáng tạo giữa người thực hiện và người tổ chức.

Không phải đội ngũ liên chức năng nào cũng cần người lãnh đạo, nhưng đa số sẽ được hưởng lợi khi có ai đó đảm nhận trách nhiệm. Không như các dự án khác, nhân viên cấp cao không nhất thiết lúc nào cũng dẫn dắt những dự án do đội ngũ liên chức năng điều hành. Bạn có thể cân nhắc chọn ai đó thấy thoải mái khi giao nhiệm vụ cho những người có nhiều kinh nghiệm hơn.

Tổ chức cuộc họp khởi động

Các thành viên cần cảm thấy tự tin khi giao tiếp với đội ngũ mới như với phòng ban thường lệ của mình. Để mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng và đặt câu hỏi, hãy tổ chức một cuộc họp khởi động không chính thức. Cuộc gặp ngắn giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên tuyến đầu sẽ góp phần tạo ra một cuộc đối thoại cởi mở mang lại lợi ích cho tất cả mọi người ở tuyến dưới, bất kể họ làm việc ở đâu.

Theo dõi tiến độ

Bạn cần quyết định cách thức và thời điểm các thành viên trong đội ngũ chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ với đồng nghiệp của họ. Hoạt động này sẽ dựa trên thời gian hay nhiệm vụ? Nếu lịch họp 1 tuần/lần hoặc 2 tuần/lần không đủ linh hoạt cho lịch trình của bạn, hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến phù hợp để kiểm tra công việc theo nhiều cách.

Khai thác tối đa các cuộc họp

Các cuộc họp không cần thiết sẽ "ngốn" hết thời gian. Khi bạn lên lịch cho cuộc họp, hãy nhớ đặt chương trình làm việc rõ ràng từ trước để mọi người có thể chuẩn bị cho cuộc trò chuyện. Hãy nhớ sắp xếp các cuộc gọi mà nhân viên từ xa có thể tham gia, cũng như đảm bảo thời gian phù hợp cho những người làm việc ở các múi giờ khác nhau. Với các công cụ tốt nhất, những nhân viên thường xuyên di chuyển có thể tham gia cuộc trò chuyện một cách liền mạch, dù họ ở bất cứ nơi đâu.

Đặt quy trình đưa ra quyết định minh bạch

Các thành viên trong đội ngũ cần biết họ có thể tự mình đưa ra những quyết định nào. Khi cần tham khảo ý kiến, mọi người nên biết cần báo cáo trước cho ai. Nếu bạn gặp khó khăn khi cân nhắc xem trưởng đội ngũ hay nhóm lớn hơn nên đưa ra lựa chọn, tốt hơn hết bạn nên để nhóm quyết định. Việc này góp phần đảm bảo sự ủng hộ của đội ngũ và tốt hơn đối với trách nhiệm giải trình.

Đặt ra nguyên tắc ngay từ đầu để định hướng cách nhóm suy nghĩ đối với những quyết định khó khăn hơn. Việc ưu tiên trải nghiệm của khách hàng hơn ngân sách có thể chỉ là một trong những quy tắc bạn thiết lập nhằm tạo điều kiện cho thành viên đội ngũ cảm thấy tự tin để đưa ra lựa chọn tốt hơn. Và đây cũng là cơ hội tuyệt vời để nhắc nhở mọi người về mục tiêu chung.

Có thể bạn cũng quan tâm

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác nhóm.

Thông qua sự cộng tác, nhân viên có thể làm việc khoa học, sáng tạo và hiệu quả hơn. Sau đây là cách để đội ngũ cộng tác hiệu quả.

Cộng tác | Thời gian đọc: 3 phút

Cộng tác đa ngành

Khám phá các bí quyết quan trọng để cải thiện hoạt động cộng tác đa ngành, bao gồm những lợi ích khi có nhiều quan điểm khác nhau và cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm tại nơi làm việc.

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 8 phút

Cách cộng tác hiệu quả trong đội ngũ liên chức năng

Tìm hiểu cách khuyến khích sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng, đồng thời nắm rõ cách làm tốt nhất cũng như những khó khăn để tận dụng hiệu quả hơn sự cộng tác giữa các đội ngũ