Hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp là gì?
Với mô hình làm việc ở mọi nơi trong thế giới mới, hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp hiệu quả có thể gắn kết nhân viên với nhau, bất kể họ đang ở đâu. Sau đây là cách làm hiệu quả.
Nếu tiến hành một cách xuất sắc, hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp sẽ là chất keo gắn kết mọi thành viên của doanh nghiệp - từ nhân viên ở trụ sở chính cho đến nhân viên tuyến đầu và những người làm việc từ xa. Yếu tố này cũng nắm vai trò thiết yếu trong việc chia sẻ sứ mệnh, giá trị và văn hóa trong doanh nghiệp lẫn ngoài thị trường. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rõ hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp là gì thì mới triển khai hiệu quả được.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp là bất kỳ hoạt động giao tiếp nào do tổ chức tạo ra và phân phối, liên quan đến việc kinh doanh, mục tiêu, giá trị và chính sách của tổ chức đó. Trước hết, bạn cần lưu ý rằng hoạt động này không chỉ bao gồm thông điệp gửi đi, chẳng hạn như khi bạn chia sẻ chính sách trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp hay nhắc nhở mọi người về giá trị mà tổ chức mình đại diện. Hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp còn liên quan đến cách bạn phản hồi thông điệp nhận được. Hoạt động này cũng chứa đựng cả bản sắc thương hiệu và giọng điệu doanh nghiệp - hay còn hiểu là lối nói của tổ chức.
Đối với tổ chức toàn cầu có nhiều vị trí khác nhau hay công ty có nhân viên làm việc hoàn toàn hoặc chủ yếu tại nhà, hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp chính là cách gắn kết mọi người. Hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp sẽ hướng tới các đối tượng sau:
- nhân viên hiện tại
- nhân viên tương lai
- khách hàng
- nhà cung cấp
- báo chí
- nhà đầu tư
- thành viên hội đồng quản trị và cổ đông
Chúng ta có thể chia hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp thành 2 hạng mục rộng: nội bộ và bên ngoài. Hoạt động giao tiếp bên ngoài của doanh nghiệp vốn thuộc phận sự của phòng quan hệ công chúng (PR) phụ trách, còn hoạt động giao tiếp nội bộ là do bộ phận nhân sự phụ trách. Tuy nhiên, mọi thứ đang thay đổi. Để đạt được hiệu quả, hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp phải hiện diện ở mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
Ngay cả khi công ty bạn không quá xem trọng hoạt động giao tiếp, mọi tổ chức đều liên tục gửi đi thông điệp về mình đến đối tượng bên trong và bên ngoài. Hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp chính là cách thực hiện việc này theo hướng chính thức và mang tính chiến lược. Dù hoạt động này quan trọng và có giá trị đến vậy nhưng một báo cáo gần đây cho thấy >60% tổ chức không có chiến lược giao tiếp nội bộ.
Tại sao hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp lại quan trọng?
Hầu hết mọi người đều đồng ý rằng hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp có giá trị. Theo khảo sát của Hanover Communications và Censuswide, lên đến 99% giám đốc điều hành cấp cao cho rằng giao tiếp nội bộ vô cùng quan trọng. Tại sao hoạt động này lại quan trọng đến vậy?
Các tổ chức luôn giao tiếp. Họ chia sẻ sứ mệnh của doanh nghiệp mình. Họ bàn về các giá trị của công ty. Họ còn thực hiện việc này theo cách trực tiếp và gián tiếp ở nhiều dạng khác nhau - từ báo cáo hàng năm và thông cáo báo chí cho đến phong cách trình bày của người phát ngôn tại các hội nghị và hội thảo trực tuyến bên ngoài.
Hoạt động này có những hệ quả. Những loại hình giao tiếp của doanh nghiệp này có thể tác động và ảnh hưởng đến các yếu tố quan trọng như danh tiếng của tổ chức. Do đó, nếu mang lại hiệu quả, các loại hình này có thể góp phần tăng mức độ nhận biết thương hiệu, mức độ yêu thích thương hiệu và mức độ trung thành của khách hàng. Còn nếu không, bạn có thể đang gặp vấn đề. Hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp cũng mở rộng sang cả phong cách và phương pháp về dịch vụ khách hàng. Vì vậy, các đội ngũ phụ trách đường dây điện thoại, dịch vụ email và kênh dịch vụ khách hàng trên mạng xã hội phải tham gia vào quá trình phát triển và thực thi chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp.
Hoạt động giao tiếp hiệu quả của doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong những thời điểm khủng hoảng vì góp phần vào việc nhận thức và bảo vệ thương hiệu. Theo 43% người nắm quyền quyết định tham gia khảo sát của Censuswide, "một trong những công việc quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần làm để vượt qua trở ngại do COVID-19 gây ra chính là đảm bảo giao tiếp với nhân viên rõ ràng nhất có thể".
Tuy nhiên, để thực hiện sao cho hiệu quả, tổ chức phải chủ động giao tiếp quanh năm, chứ không chỉ trong tình huống khẩn cấp. Vì vậy, khi các tổ chức này gặp khủng hoảng, người ngoài nhìn vào sẽ thấy phản ứng của họ theo khuôn khổ nhất quán, chứ không phải là nhất thời.
1. Hoạt động giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp
Giao tiếp nội bộ chỉ là một yếu tố trong hoạt động giao tiếp toàn diện hơn của doanh nghiệp. Loại hình giao tiếp đầu vào này vốn bao gồm thông tin mới, chương trình đào tạo, bản tin nội bộ, mạng nội bộ và nhiều yếu tố khác của công ty. Giờ đây, hoạt động giao tiếp nội bộ hiện đại còn có thêm các kênh và định dạng khác như chat trực tiếp, kênh mạng xã hội tích hợp, hội thảo trên web và tính năng phát video.
Tại sao ư? Lý do là nhân viên muốn công ty trò chuyện với họ. 74% nhân viên chia sẻ rằng họ cảm thấy mình bỏ lỡ các thông tin như tin tức của công ty.1 Tuy nhiên, hoạt động giao tiếp nội bộ nên diễn ra theo 2 chiều. Hoạt động này không chỉ cần kết nối mọi người mà còn phải trao cho họ cơ hội lên tiếng. Sau đây là một số lợi ích của hoạt động giao tiếp nội bộ hiệu quả.
Hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp có thể kết nối mọi nhân viên, từ trụ sở chính đến nơi tuyến đầu
2. Kết nối nhân viên tuyến đầu và nhân viên lưu động
Hoạt động giao tiếp với tất cả nhân viên rất quan trọng. Tuy nhiên, khả năng duy trì kết nối với nhân viên tuyến đầu mới là thiết yếu. Đã xuất hiện một số tín hiệu đáng khích lệ khi các tổ chức đang cải thiện hoạt động giao tiếp nội bộ với nhân viên tuyến đầu nhằm ứng phó với COVID-19. Theo kết quả từ Báo cáo Deskless Not Voiceless (Vẫn có tiếng nói dù không làm việc tại văn phòng) năm 2020 mới của chúng tôi, tỷ lệ phần trăm các nhà quản lý tuyến đầu cho rằng có tồn tại khoảng trống về mặt giao tiếp đã giảm từ 60% xuống 25% so với báo cáo trước. Nhưng nhìn chung, vẫn thiếu sự kết nối căn bản giữa nhân viên tuyến đầu và nhân viên tại trụ sở chính.
Sự mất kết nối này thể hiện theo nhiều cách. Thứ nhất, mọi người đang sử dụng các công cụ khác nhau để nói chuyện. 90% người quản lý tại trụ sở chính sử dụng email để liên lạc trong thời gian giãn cách xã hội, trong khi chỉ có 1/4 số người quản lý tuyến đầu làm như vậy. Thay vào đó, hơn một nửa số người quản lý tuyến đầu phải dùng đến các ứng dụng nhắn tin trên thiết bị riêng của họ. Tình trạng này có thể là vấn đề. Đội ngũ CNTT có ít quyền kiểm soát với công nghệ này hơn, còn đội ngũ truyền thông của doanh nghiệp gần như không có quyền kiểm soát đối với thông tin trao đổi nói trên.
3. Xây dựng sự gắn bó
Hoạt động giao tiếp nội bộ làm cho mọi người cảm thấy kết nối với tổ chức, mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp. Hoạt động giao tiếp nội bộ hiệu quả sẽ góp phần gia tăng mức độ gắn bó và trung thành của nhân viên đối với công ty. Nguy cơ xảy ra mâu thuẫn cũng giảm theo, từ đó tạo điều kiện cải thiện chất lượng làm việc nhóm. Hơn nữa, khi có thêm nhiều nhân viên làm việc từ xa, hoạt động giao tiếp nội bộ trở nên quan trọng hơn trong việc xây dựng niềm tin.
4. Truyền tải văn hóa
Các đội ngũ và tổ chức đạt hiệu quả cao có thể sử dụng hoạt động giao tiếp nội bộ để xây dựng, truyền đạt và duy trì văn hóa công ty. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng trong thời kỳ làm việc theo hình thức kết hợp vì lúc này mọi người không thể cảm nhận văn hóa tại vị trí văn phòng cố định hay ngoài đời thực. Bên cạnh đó, đội ngũ cũng cần tạo ra và duy trì văn hóa qua mạng.
5. Thông báo về sự thay đổi
Khi có sự thay đổi (ví dụ: chuyển văn phòng, cơ cấu lại công ty hoặc tình huống khẩn cấp như COVID-19), nhân viên thường có nhiều thắc mắc. Họ cũng có thể lo lắng về những gì sẽ xảy ra trong tương lai. Hoạt động giao tiếp hiệu quả, minh bạch sẽ giải quyết các câu hỏi trước khi nhân viên thắc mắc, làm rõ tình hình và trấn an mọi người.
6. Đóng vai trò nền tảng thử nghiệm
Khi có thể, tổ chức nên truyền đạt thông điệp với nội bộ trước khi công bố ở nơi khác. Như vậy, bạn có thể đo lường phản ứng và điều chỉnh hoạt động giao tiếp của mình nếu cần.
Cách cải thiện hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp
Sau đây là một số nguyên tắc để doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả:
- duy trì hoạt động giao tiếp cởi mở giữa 2 chiều
- đảm bảo nhà lãnh đạo luôn hiện diện và gần gũi
- đảm bảo mọi tiếng nói trong toàn bộ tổ chức đều được lắng nghe, bao gồm cả tiếng nói của nhân viên lưu động
- cam kết phá bỏ hệ thống phân cấp
- sẵn sàng chia sẻ thông tin một cách cởi mở
- khuyến khích cuộc đối thoại mở
- lãnh đạo bằng cách làm gương
- không ngần ngại mạo hiểm và mắc lỗi
Sau đây là 3 cách cụ thể để cải thiện hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp trong công ty bạn:
Giới thiệu các hướng dẫn
Tất cả hoạt động giao tiếp nội bộ và với bên ngoài của tổ chức cần bao gồm yếu tố cốt lõi của văn hóa công ty. Tuy nhiên, khi có nhiều người sáng tạo nội dung trong đội ngũ - thường là ở những vị trí khác nhau, nói ngôn ngữ khác nhau và thuộc các múi giờ khác nhau, ta sẽ khó mà đạt được sự thống nhất. Bạn nên có một bộ nguyên tắc giao tiếp, các định dạng hiệu quả nhất và ví dụ cụ thể về thương hiệu.
Phá bỏ rào cản
Các rào cản trong doanh nghiệp ngăn cản hoạt động giao tiếp. Không dễ để xây dựng và chia sẻ câu chuyện nếu đội ngũ quan hệ báo chí tách biệt với đội ngũ tuân thủ (vốn khác với đội ngũ nhân sự). Bạn cần hiểu rõ cơ cấu tổ chức của công ty và tiến hành đều đặn hoạt động cộng tác giữa các đội ngũ. Đây là lúc các công cụ và nền tảng phù hợp trở nên vô cùng hữu ích.
Hãy tìm kiếm các giải pháp hỗ trợ mọi người giao tiếp cởi mở giữa các đội ngũ hoặc phòng ban, đồng thời tạo điều kiện cho đội ngũ cộng tác trên tài liệu giao tiếp trong thời gian thực.
Rèn luyện kỹ năng mềm
Đối với những người làm việc trong mảng giao tiếp của doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp cá nhân vô cùng quan trọng. Nếu nhận thấy thiếu sót ở khía cạnh này, bạn có thể sẽ muốn cân nhắc tổ chức chương trình đào tạo cho cá nhân hoặc cả đội ngũ.
Tìm hiểu thêm về cách cộng tác liên bộ phận hiệu quả.
Chính sách giao tiếp của tổ chức
Chính sách giao tiếp nội bộ lẫn bên ngoài có thể giúp tổ chức đặt ra các tiêu chuẩn và kỳ vọng. Các đội ngũ có sự tham gia của nhân viên thuộc mọi cấp bậc và lĩnh vực của doanh nghiệp nên tham gia xây dựng chính sách cũng như quy trình. Sau khi đăng những nội dung này lên mạng nội bộ hoặc thư viện kiến thức của tổ chức, bạn nên dành thời gian xem lại và cập nhật.
Chính sách giao tiếp với bên ngoài nhằm xác định đối tượng có quyền giao tiếp với công chúng, cả vào ngày thường lẫn khi xảy ra khủng hoảng. Chính sách này cũng nên hướng dẫn nhân viên giao tiếp. Thông qua chính sách nói trên, tổ chức có thể giảm nguy cơ bị tổn hại danh tiếng do giao tiếp không đúng thông điệp và phong cách.
Cách tốt nhất để xây dựng chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp
Để xây dựng chiến lược giao tiếp hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn cần:
- đặt ra mục tiêu rõ ràng
- xác định số liệu để đo lường
- sử dụng kết quả để cải thiện và phát triển
Nhằm đạt hiệu quả tối đa, đội ngũ phụ trách giao tiếp của doanh nghiệp phải chung tay giúp sức và không quá tách biệt với bộ phận lãnh đạo của tổ chức. Ví dụ: Tổng Giám đốc, bộ phận nhân sự và bộ phận quan hệ công chúng cần đưa ra thông điệp nhất quán. Bạn cũng cần có khả năng xử lý thông điệp nhận được từ khách hàng và nhân viên một cách thống nhất.
Để duy trì tính hiệu quả cho hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp theo thời gian, hãy tiến hành đánh giá thường xuyên. Thông qua quy trình kiểm tra định kỳ tất cả hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp, bạn có thể tìm ra mọi điểm thiếu nhất quán hay trùng lặp và phát hiện bất kỳ nguy cơ nào sắp diễn ra.
Nhờ đó, bạn giảm thiểu được những thách thức do tình trạng làm việc tách biệt gây ra. Quy trình này cũng có thể trợ giúp bạn quyết định (dựa trên mức độ tương tác) kênh nào phù hợp nhất với đối tượng của mình và loại bỏ các kênh không còn hiệu quả. Ví dụ: Bạn có thể quyết định ngừng cung cấp bản tin của công ty và ra mắt ứng dụng thay thế.
Hoạt động giao tiếp của công ty ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ gắn bó của nhân viên, đồng thời là yếu tố không thể thiếu để giúp các đội ngũ trong tổ chức cảm thấy kết nối với nhau, với văn hóa công ty và ban lãnh đạo của tổ chức. Khi mức độ gắn bó của nhân viên cải thiện, năng suất và tỷ lệ thành công của tổ chức cũng tăng theo, từ đó mọi người sẽ cảm thấy kết nối cũng như gắn bó dù làm việc ở đâu và bằng hình thức nào.
Tìm hiểu thêm về hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp và nhân viên tuyến đầu. Tải xuống báo cáo Deskless Not Voiceless (Vẫn có tiếng nói dù không làm việc tại văn phòng) năm 2020 để xem toàn bộ chi tiết trong báo cáo nghiên cứu chuyên sâu của chúng tôi về công việc tuyến đầu với hơn 9.000 người ở 8 quốc gia trên toàn thế giới.
Hãy luôn kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.
Đọc tiếp
Liên quan
Tải xuống hướng dẫn miễn phí để khám phá các chiến lược thời kỳ hậu COVID từ các lãnh đạo truyền thông đẳng cấp thế giới.
Tải xuống ngay
Liên quan
Tải xuống hướng dẫn miễn phí để khám phá các chiến lược thời kỳ hậu COVID từ các lãnh đạo truyền thông đẳng cấp thế giới.
Tải xuống ngayBài viết gần đây
Giao tiếp của doanh nghiệp | Thời gian đọc: 9 phút
Giải thích về hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào việc chia sẻ thông tin một cách thành công - và nhân viên của bạn cũng vậy. Tuy nhiên, 66% các công ty thiếu một kế hoạch dài hạn cho hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp. Tại sao đây lại là một sai lầm nghiêm trọng? Những thách thức phổ biến nhất trong giao tiếp là gì? Ngoài ra, làm cách nào để tránh được những thách thức đó?
Giao tiếp của doanh nghiệp | Thời gian đọc: 7 phút
Chiến lược giao tiếp của doanh nghiệp và lý do tổ chức cần chiến lược này.
Các tổ chức phải suy nghĩ lại về chiến lược giao tiếp khi mọi người bắt đầu làm việc từ xa trong thời kỳ giãn cách xã hội. Giờ đây, khi một số người bắt đầu trở lại nơi làm việc, các doanh nghiệp cần phải suy nghĩ một lần nữa. Tìm hiểu cách bắt đầu.
