Nhóm Người tiên phong về Workplace là nhóm những Giám đốc Workplace dày dạn kinh nghiệm và có tư duy tiến bộ nhất trên thế giới. Họ có năng lực xuất chúng trong cách kết nối mọi người, chia sẻ thông tin, lan truyền ý tưởng và khuyến khích cách làm tốt nhất thông qua Workplace.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ gặp gỡ Marcos Eleftheriou - Người tiên phong về Workplace và là Trưởng bộ phận Văn hóa và Truyền thông Nội bộ tại Ennismore. Chúng ta sẽ tìm hiểu tại sao anh chọn Workplace và tác động của cộng cụ này đối với tổ chức của anh.

Khuyến khích khám phá

Sứ mệnh của Ennismore là tạo ra các thương hiệu nhà hàng - khánh sạn có khả năng khuyến khích khám phá. Họ vẫn đang băng băng trên hành trình hướng tới sứ mệnh này. Gia đình Ennismore gồm một số thương hiệu nổi tiếng như The Hoxton - chuỗi khách sạn theo mô hình nhà mở ở các vị trí độc đáo trên thế giới.

Marcos (người ngồi trước ở giữa) và đội ngũ Nhân sự của Ennismore

Ennismore đã mua lại bất động sản Gleneagles rộng 850 mẫu Anh ở Cao nguyên Scotland vào năm 2015. Tổ chức này cũng đang xây dựng các thương hiệu mới để thay đổi cách nhìn về không gian làm việc chung và trải nghiệm khách sạn bình dân.

Làm cách nào đế kết nối doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh?

Đây là một tổ chức đang tăng trưởng rõ rệt. Trong 18 tháng qua, số lượng nhân viên đã tăng gần 1/3, từ 1.600 người lên hơn 2.200 người. Với tốc độ đó, nhiệm vụ khó khăn đặt ra lúc này là kết nối mọi người để tất cả cùng cảm nhận được văn hóa và giá trị chung. May mắn cho Marcos là khi nhận việc, anh đã biết về một nền tảng mới có khả năng hoàn thành nhiệm vụ này.

Marcos chia sẻ với chúng tôi khi gặp mặt: "Tôi nghe nói về Workplace từ vài năm trước. Khi tôi còn làm việc ở British Fashion Council (BFC), chúng tôi đã tìm kiếm nền tảng để kết nối mọi người. Nhưng sau khi thử một số cái tên lớn, chúng tôi không thấy thích lắm nên không công cụ nào duy trì được."

Workplace là câu chuyện hoàn toàn khác. Nhờ nền tảng này, 50 người tại BFC có thể kết nối với nhau và ngay lập tức cộng tác trong dự án chung. Marcos tự tin rằng một cộng cụ hiệu quả cho 50 người trong tổ chức phi lợi nhuận cũng sẽ hiệu quả cho hơn 1000 người ở Ennismore.

Từ 50 lên 1500

"Khi tôi phỏng vấn Sharan [Nhà sáng lập kiêm Tổng Giám đốc của Ennismore], chúng tôi bàn về chủ đề này. Anh ấy đã nói chuyện với Workplace. Chuyện đó thật tuyệt vời và nhờ vậy, tôi nhận công việc này dễ dàng hơn rất nhiều!"

Sau khi bàn xong mọi việc, Marcos và đội ngũ của mình đã chuẩn bị cụ thể như thế nào để triển khai cho nhiều người hơn hẳn so với trước đó anh từng làm?

Chuẩn bị về mặt vận hành...

Nói ngắn gọn - đó là xây dựng nhóm Workplace.

"Thử thách lần này lớn hơn nhiều. Phương pháp của tôi xoay quanh công tác xây dựng cấu trúc nhóm Workplace phù hợp. Cách sắp xếp, quy tắc đặt tên, dù là nhóm mở hay nhóm kín. Giai đoạn đầu này thiên về mặt vận hành. Xem xét tất cả danh sách phân phối hiện có, cấu trúc phòng ban và những yếu tố mà mọi người sẽ thấy có ích."

Đó quả là một bài tập hữu ích. Nhờ phân tích cơ sở hạ tầng truyền thông hiện có trong doanh nghiệp, Marcos và đội ngũ của mình đã phát hiện và khắc phục được lỗ hổng.

Marcos cho biết: "Chúng tôi nhận ra mình không có danh sách phân phối cho các nhân viên bộ phận tiếp tân của công ty trên toàn cầu. Chúng tôi xác định rằng sẽ có ích nếu tạo ra không gian này. Vì vậy, chúng tôi đã thêm nhiệm vụ thiết lập nhóm Workplace cho nhân viên tiếp tân toàn cầu vào lộ trình triển khai."

...Tiếp theo là lên kế hoạch chiến dịch

Giai đoạn tiếp theo trong kế hoạch là đảm bảo đội ngũ của anh có nội dung phù hợp để khuyến khích mọi người khám phá và chia sẻ thông tin mới hữu ích trên nền tảng. "Chúng tôi xây dựng kế hoạch thúc đẩy mức độ gắn bó của nhân viên và tạo nội dung để thu hút mọi người tương tác. Chủ đề vô cùng đa dạng. Từ lợi ích và hướng dẫn cho nhân viên mới đến ghi nhận và phần thưởng."

Marcos hoàn thành chiến dịch này trong khuôn khổ kế hoạch lớn hơn về truyền thông nội bộ, thông qua những tài sản như áp phích và tờ rơi "hướng dẫn". Họ cũng phát hành loạt video xuyên suốt tuần ra mắt với cao trào là khi Tổng Giám đốc sử dụng video Trực tiếp để phát trực tiếp sự kiện ra mắt.

Marcus chia sẻ với chúng tôi: "Sau đó, chúng tôi tiếp tục ra mắt lần lượt nhiều chiến dịch khác. Như video hướng dẫn, mẹo và bí quyết, cùng những nội dung khác có thể phát triển tự nhiên."

Đây là nền tảng để xây dựng trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên. Theo Marcos, nếu làm tốt điểm này, bạn sẽ ngay lập tức thấy mọi người lên tiếng ủng hộ cho nền tảng này.

Marcos nhận định: "Mọi người hiểu được ngay trong tiềm thức. Họ bắt đầu trò chuyện với nhau, chia sẻ nội dung, tạo ra kết nối riêng. Workplace tạo ra không gian để mọi nhân viên trong doanh nghiệp lên tiếng thay vì chỉ lắng nghe."

4 ví dụ về hiệu ứng Workplace

Xây dựng văn hóa chung cho các thương hiệu riêng lẻ

Có lẽ hiệu ứng thú vị nhất mà Workplace tạo ra đối với văn hóa và hoạt động giao tiếp tại Ennismore là cách nền tảng này kết nối thương hiệu Gleneagles với các thương hiệu khác trong tập đoàn.

Marcos chia sẻ: "Chúng tôi thu mua Gleneagles vào [năm 2015]. Đây là bước nhảy vọt với chúng tôi vì Gleneagles lúc bấy giờ là dạng khách sạn rất khác với chúng tôi về cả văn hóa, tổ chức và hệ thống phân cấp. Khi đó có 900 người nên chúng tôi cần giúp họ cảm thấy mình là một phần trong văn hóa chung."

"Chúng tôi chứng kiến cách nhân viên Gleneagles nhanh chóng sử dụng Workplace để tự nhiên tạo nhóm riêng. Họ thực sự thích thú và bắt đầu chia sẻ thông tin mới, ý tưởng và nội dung."

Xây dựng kết nối ý nghĩa

Đây là ví dụ nữa cho thấy công ty có kết nối sẽ phát triển vượt bậc. Khi phá bỏ rào cản về mặt địa lý hay cơ cấu tổ chức, màn sương mù sẽ tan đi. Bỗng nhiên, mọi người đều nắm được tình hình toàn công ty và vai trò mà họ đảm nhận trong đó. Marcos đồng tình với điều này.

"Có nguy cơ mọi người quên mất rằng họ là một phần của sứ mệnh lớn hơn. Nếu công việc của bạn là xây dựng văn hóa chung thì đó sẽ vấn đề đấy. Workplace sẽ giải quyết vấn đề này cho bạn. Qua Workplace, nhân viên hiểu rằng họ là một phần của Ennismore - rằng tất cả chúng tôi có cùng giá trị và là thành viên của cùng đội ngũ."

Marcos nhận định: "Nền tảng này còn nêu bật những sức mạnh văn hóa tập thể mà tổ chức đã có. Workplace chỉ ra rằng mọi nhân viên tại Ennismore - dù là ở Scotland, New York hay Amsterdam - đều có chung giá trị công việc. Mọi người chia sẻ hết ví dụ này đến ví dụ khác về dịch vụ khách hàng xuất sắc. Hiệu quả đó thực sự mạnh mẽ."

Hỗ trợ những nhân viên không có email

Marcos đưa ra thêm một ví dụ về hiệu quả của Workplace - đó là sức mạnh kết nối nhân viên tuyến đầu mà không cần email.

"Gần 50% nhân viên của chúng tôi không có email. Do đó, khi được kết nối trên Workplace, họ có thể ngay lập tức nắm được tình hình các bộ phận khác trong tổ chức. Đây là lợi ích vô cùng lớn."

"Chẳng hạn như với đội ngũ quản lý phòng, họ không cần sử dụng điện thoại di động cá nhân nữa. Họ sử dụng Chat trên Workplace, qua đó không chỉ tiết kiệm chi phí cá nhân mà còn tiết kiệm lượng lớn thời gian vì không phải gọi cho người khác để làm hài lòng khách. Vì vậy, tôi cho rằng những kết nối nhỏ nhưng tự nhiên đó đều rất tuyệt vời."

Sử dụng bot để tự động hóa quy trình L&D (Học hỏi và Phát triển)

Marcos và đội ngũ của anh cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình Ennismore tích cực áp dụng bot, tiện ích tích hợp và hệ thống tự động hóa trong Workplace.

Chỉ trong tháng này, Marcos đã đăng bài viết về lần bổ sung mới nhất vào tập hợp bot đang ngày càng phát triển tại Ennismore. Nhờ các bot này, công việc tại Ennismore đã bớt căng thẳng đi và thêm không khí vui vẻ.

Bot Flow kết nối nhân viên không có email với Flow - công cụ đào tạo L&D của Ennismore. Bot này gửi thông báo chào mừng đến người dùng mới, kèm theo liên kết độc nhất chứa lượt đăng nhập duy nhất để truy cập Flow. Liên kết này đưa người dùng đến bảng điều khiển cá nhân trong Flow mà không cần đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu riêng.

Sau đó, Bot Flow sẽ gửi lời nhắc, lời chúc mừng và thông báo tự động về khóa học mới.

Làm cách nào để thuyết phục nhân viên truyền thông và văn hóa khác sử dụng Workplace?

Marcos khẳng định: "Đội ngũ có kết nối chặt chẽ hơn và tương tác nhiều hơn là đội ngũ vui vẻ hơn. Đội ngũ vui vẻ hơn đem lại dịch vụ khách hàng tốt hơn. Vì vậy, nếu chúng tôi có thể đảm bảo các đội ngũ cảm thấy rằng họ là một tập thể, rằng họ thống nhất với thương hiệu, với tầm nhìn và văn hóa của tổ chức - thì nghĩa là họ sẽ đem lại dịch vụ tốt hơn. Workplace đem lại cho nhân viên cảm nhận rằng họ là một phần của sứ mệnh lớn hơn. Đây là điểm mấu chốt với chúng tôi."

Cuối cùng, Marcos cho rằng kết nối chính là trọng tâm. Anh nói: "Tôi nghĩ những việc khác có thể để sau. Nhưng nếu không có đội ngũ gắn kết, bạn sẽ không bao giờ làm việc ở phong độ tốt nhất. Workplace chính là kết nối. Kết nối sẽ giúp bạn thúc đẩy thay đổi, văn hóa và thậm chí là quá trình phát triển."

Gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Marcos Eleftheriou, Ennismore.