7 cách duy trì kết nối trong quá trình thay đổi về mặt tổ chức

Sự thay đổi về mặt tổ chức có thể khiến mọi người liên quan cảm thấy lo lắng. Tìm hiểu cách quá trình sáp nhập, tiếp quản và chuyển đổi kinh doanh khác trở thành trải nghiệm tích cực hơn nhờ cải thiện hoạt động giao tiếp. Đồng thời, khám phá xem khả năng duy trì kết nối có thể tạo ra sự khác biệt lớn như thế nào đến kết quả.

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 10 PHúT

Dù hình thức thay đổi là gì - sáp nhập, tiếp quản, thay đổi công nghệ, cách quản lý hoặc định hướng chiến lược mới, nhân viên sẽ luôn nghĩ ngay đến tầm ảnh hưởng của những thay đổi này đến họ. Do đó, họ có thể trở nên ít gắn bó hơn và mất tập trung trong công việc.

Đối với công ty, dù lý do thay đổi là gì, ưu tiên vẫn là giảm thiểu chi phí và tình trạng gián đoạn trong công việc.

Hoạt động giao tiếp hiệu quả sẽ góp phần đảm bảo mọi người thấy an tâm và tập trung vào công việc. Sau đây là một số bí quyết về cách duy trì kết nối trong quá trình tổ chức thay đổi.

Đưa ra thông báo vào thời điểm phù hợp

Đưa ra thông báo vào thời điểm phù hợp

Không phải lúc nào bạn cũng có thể thông báo ngay cho mọi người về sự thay đổi. Ví dụ: Bạn có thể biết rằng hoạt động sáp nhập sắp diễn ra nhưng chỉ biết chi tiết sau khi quá trình này hoàn tất. Có những yêu cầu pháp lý về thời điểm người quản lý cần trao đổi một số nội dung nhất định với nhân viên. Đối với những trường hợp khác, hãy cố gắng tìm ra điểm cân bằng giữa việc biết về sự thay đổi sắp tới và việc có đủ thông tin chi tiết để truyền đạt.

Đừng bỏ qua tin đồn

Đừng bỏ qua tin đồn

Nếu có tin đồn sai sự thật về sự thay đổi, hãy làm rõ. Ví dụ: Nếu công ty không có kế hoạch cắt giảm việc làm, hãy cho mọi người biết. Nếu có tin đồn đúng sự thật, hãy cân nhắc đưa ra thông báo hoặc kế hoạch sớm hơn dự định.

Đưa ra thông báo theo cách phù hợp

Đưa ra thông báo theo cách phù hợp

Đối với sự thay đổi lớn về văn hóa hoặc hoạt động kinh doanh, cách tốt nhất là thông báo trực tiếp. Tuy nhiên, một số người có thể làm việc từ xa hoặc không ở văn phòng khi bạn đưa ra thông báo. Lúc này, các nền tảng kỹ thuật số như Workplace của Facebook có thể hỗ trợ bạn. Bạn có thể dùng video trực tiếp hoặc đoạn chat video để mọi người đều nhận được thông tin bất kể họ đang ở đâu. Sau cuộc trò chuyện, hãy liên hệ tiếp bằng email hoặc bài viết nêu ra những điểm chính.

Sẵn sàng trả lời câu hỏi

Sẵn sàng trả lời câu hỏi

Cách này có thể khó vì bạn sẽ không có mọi câu trả lời. Nếu mọi người nhìn nhận sự thay đổi theo hướng tiêu cực, có thể nảy sinh tâm lý không mấy vui vẻ. Hãy giải thích tình hình và nêu ra lý do. Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc cung cấp thêm thông tin cho mọi người trên mạng nội bộ của công ty hoặc qua công cụ cộng tác.

Duy trì kết nối trong suốt quá trình thay đổi

Duy trì kết nối trong suốt quá trình thay đổi

Thông báo ban đầu thường mới chỉ là bước đầu của quá trình thay đổi. Bạn cần đảm bảo thường xuyên cập nhật thông tin cho mọi người. Các công cụ cộng tác như Workplace của Facebook rất phù hợp cho mục đích này. Bạn có thể nhanh chóng gửi thông tin mới đến nhóm dự án hoặc nhóm công việc mục tiêu để nêu rõ quá trình thay đổi và cập nhật thông tin cho mọi người. Bảng tin dành riêng của công ty sẽ góp phần đảm bảo đúng người nhận được đúng thông điệp. Hệ thống sẽ không gửi cả tá tin nhắn không liên quan đến những người không trong phạm vi ảnh hưởng của lần thay đổi này.

Đảm bảo trưởng nhóm nhanh chóng nắm được thông tin

Đảm bảo trưởng nhóm nhanh chóng nắm được thông tin

Sau thông báo, trưởng nhóm sẽ đưa mọi người quay lại trạng thái làm việc bình thường. Hãy dùng công cụ cộng tác và cuộc họp trực tiếp để lên kế hoạch thay đổi, cũng như đảm bảo các trưởng nhóm luôn nắm được thông tin.

Xây dựng lại đội ngũ

Xây dựng lại đội ngũ

Sự thay đổi có thể tạo ra những vị trí dư thừa, cũng như khiến một số người thấy bất an và chọn rời đi vì họ không hợp với sự thay đổi văn hóa hoặc tái cấu trúc. Dù thế nào, yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến đội ngũ của bạn. Hãy cân nhắc các lựa chọn để đánh dấu khởi đầu mới. Đi "nhậu", đi chơi xa hoặc chỉ đơn giản là nhắn tin cho mọi người rằng bạn trân trọng họ vì đã tiếp tục ở lại làm việc trong suốt quá trình chuyển tiếp này.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp

Làm cách nào để chiến lược giao tiếp tốt có thể tối đa hóa hiệu quả của hoạt động giao tiếp kỹ thuật số và trực tiếp ngoài đời khi mọi người bắt đầu trở lại nơi làm việc? Hãy cùng tìm hiểu.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Thay đổi năng suất của bạn với những chiến lược họp hiệu quả này

Chỉ có ngần ấy giờ trong một ngày, bạn có thực sự muốn dành thời gian đó cho những cuộc họp không hiệu quả? Chiến lược họp hiệu quả có thể tận dụng thời gian của bạn tốt hơn.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp là gì và làm cách nào để thực hiện đúng?

Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp xuất sắc có thể là chất kết dính để kết nối mọi nhân viên trong doanh nghiệp bạn. Thực hiện tốt chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp.