Cách tạo môi trường làm việc cộng tác

Hoạt động cộng tác là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Bằng cách cộng tác, các nhiệm vụ trở nên có ý nghĩa và mối quan hệ công việc giữa nhân viên được củng cố. Kết quả kinh doanh cũng sẽ hưởng lợi rất lớn. Sau đây là lý do.

CỘNG TÁC NHÓM | THờI GIAN đọC: 5 PHúT
Collaborative Workplace
Tại sao hoạt động cộng tác ở nơi làm việc lại quan trọng

Tại sao hoạt động cộng tác ở nơi làm việc lại quan trọng

Trong môi trường làm việc cộng tác, mọi người kết nối với nhau để phát triển ý tưởng, giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ. Khi có cơ chế quản lý, văn hóa và môi trường khuyến khích cộng tác, nhân viên có thể đóng góp nguồn lực trí tuệ của mình và truyền cảm hứng cho nhau thông qua những ý tưởng và đề xuất.

Tục ngữ có câu "Một cây làm chẳng nên non / Ba cây chụm lại nên hòn núi cao" và "Ba ông thợ da hơn một ông Gia Cát" hoàn toàn đúng với tính chất của hoạt động cộng tác nhóm, vì giá trị của công việc cộng tác phần nhiều nằm ở cách mọi người kết nối và tạo động lực cho nhau, chứ không chỉ ở những kỹ năng mà mỗi người đóng góp. Khi xây dựng văn hóa cộng tác, năng lực sáng tạo và nguồn cảm hứng sẽ tuôn trào, nhân viên cũng sẽ tự tin hơn nhờ được đồng nghiệp công nhận tài năng và kỹ năng.

Hãy cùng thảo luận về tương lai của công việc

Chúng tôi đang nỗ lực giải đáp một số câu hỏi quan trọng nhất về cách làm việc trong vũ trụ kỹ thuật số. Hãy cùng tìm hiểu.

Hình thức cộng tác ở nơi làm việc rất đa dạng, từ buổi hội ý trong nhóm và tài liệu chứa ý tưởng chung, đến cam kết là cả nhóm sẽ tranh luận trên tinh thần tôn trọng và lắng nghe quan điểm của nhau. Những đặc điểm khác của nơi làm việc công tác bao gồm triết lý tuyển dụng hòa nhập để mang đến nhiều loại kỹ năng và kinh nghiệm, cũng như văn hóa minh bạch nhằm hạn chế tình trạng cạnh tranh nội bộ và chia rẽ trong công ty.

Đa số doanh nghiệp nhận ra giá trị của phong cách làm việc cộng tác, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng khai thác được toàn bộ tiềm năng đó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá đặc điểm của hoạt động cộng tác hiệu quả và cách thúc đẩy hoạt động này trong công ty của bạn.

Cách tạo môi trường làm việc cộng tác

Cách tạo môi trường làm việc cộng tác

Nhân viên nhiều khả năng sẽ cộng tác với nhau khi môi trường ngoài đời, môi trường trên mạng và văn hóa công ty đều tạo điều kiện để cộng tác.

  • Môi trường ngoài đời

    Khi nhân viên có thể dễ dàng tập hợp lại để cùng thảo luận về dự án, hoạt động cộng tác sẽ gặp ít trở ngại hơn. Nhân viên sẽ dễ cộng tác hơn khi có phòng họp và không gian chung, cùng bầu không khí không quá yên tĩnh hay trang trọng.

    Đồng thời, nơi làm việc nên đảm bảo trật tự và yên tĩnh khi cần thiết. Nếu nhân viên phải liên tục tìm phòng họp trống hay cố gắng nói lớn để không bị lẫn trong tiếng trò chuyện của đồng nghiệp, họ có thể cảm thấy mất động lực cộng tác.

  • Môi trường số

    Kênh liên lạc và không gian số chung có thể là "vùng đất màu mỡ" để cộng tác. Theo Trường Kinh doanh Sloan thuộc Đại học MIT, cộng tác và làm việc trên kênh kỹ thuật số là 2 yếu tố đi liền với nhau. Các nhà nghiên cứu tại Sloan phát hiện ra rằng chỉ 30% công ty đang ở giai đoạn đầu của quá trình số hóa là có cộng tác liên phòng ban, trong khi con số này lên tới 70% ở các công ty tiến bộ về kỹ thuật số, tức là những công ty sử dụng công nghệ số cho tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp.

    Đối với công ty đang muốn đẩy mạnh hoạt động cộng tác trong môi trường số, điều kiện quan trọng là phải có hệ thống, công cụ và dịch vụ hiện đại, đáng tin cậy, không hay gặp lỗi hoặc sự cố. Đồng thời, tiện ích tích hợp nền tảng liên lạc với phần mềm doanh nghiệp phải đảm bảo hoạt động mượt mà, loại bỏ mọi sự cố kỹ thuật gây cản trở quá trình cộng tác và sáng tạo.

    Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo nhân viên biết đến những công nghệ mà công ty có (ví dụ: tính năng gọi video, biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh, không gian làm việc chung và nhóm làm việc) và tự tin sử dụng các công cụ đó. Hãy cung cấp chương trình đào tạo bài bản nếu phù hợp và đánh dấu rõ ràng tài liệu hướng dẫn tự học trong mạng nội bộ hoặc bảng tin của công ty. Nếu không, mọi người sẽ mặc định chọn cách gọi điện và gửi email.

  • Văn hóa công ty

    Văn hóa công ty bạn có nhận ra giá trị của hoạt động trò chuyện, khám phá và thảo luận không? Hay mỗi giây phút rời khỏi nhiệm vụ trong ngày đều bị xem là làm giảm năng suất và khiến nhân viên cảm thấy có lỗi?

    Để đảm bảo nhân viên có thể cộng tác thuận lợi, văn hóa công ty không chỉ cần chấp nhận mà còn phải ưu tiên hoạt động này. Nhân viên cần cảm thấy thoải mái chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp và tham khảo thêm quan điểm hoặc ý kiến đóng góp về công việc của mình. Sẽ tốt hơn nữa nếu bạn có thể phát triển văn hóa ca ngợi tinh thần cộng tác giữa các đội ngũ hoặc phòng ban riêng lẻ.

8 cách cải thiện khả năng cộng tác tại nơi làm việc

8 cách cải thiện khả năng cộng tác tại nơi làm việc

1. Áp dụng phong cách lãnh đạo cộng tác

Theo Đại học Northeastern, lãnh đạo cộng tác là những người hợp tác làm việc để đưa ra quyết định ở cấp lãnh đạo. Trưởng phòng, lãnh đạo cấp điều hành và những người ra quyết định cấp cao khác kết nối để thảo luận về thử thách họ gặp phải và cộng tác nhằm tìm ra cách giải quyết. Theo Đại học Northeastern, phong cách lãnh đạo cộng tác đang dần thay thế phương pháp truyền thống áp đặt từ trên xuống, trong đó lãnh đạo ra quyết định đơn phương và truyền đạt xuống các cấp trong công ty.

Ngoài lợi ích trên phương diện lãnh đạo, khi thực hiện vai trò lãnh đạo cộng tác, bạn còn phát triển được văn hóa cộng tác trong công ty. Lãnh đạo xuất sắc đóng vai trò là tấm gương cho quản lý và thành viên đóng góp noi theo. Vì vậy, cách làm việc mang tinh thần cộng tác của họ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lực lượng lao động nói chung.

Bí quyết: Khám phá thêm về cách xây dựng tinh thần cộng tác nhóm tại đây.

2. Đảm bảo mọi người cảm thấy an toàn để chia sẻ ý tưởng

Để có sự đổi mới trong tổ chức, trọng tâm nằm ở việc nhân viên cảm thấy an toàn khi thể hiện ý tưởng của mình, dù ý tưởng đó có thống nhất với ý kiến số đông của nhóm hay không. Từ đó, bạn cũng sẽ tránh được lối tư duy tập thể. Yếu tố này - còn gọi là cảm giác an toàn - đã được các nhà khoa học về con người nghiên cứu từ đầu những năm 2000.

Theo bài đánh giá vào năm 2008 của Trường Kinh doanh Harvard, cảm giác an toàn có thể thúc đẩy hoạt động cộng tác trong công việc, nhất là là ở những đội ngũ đa dạng. Lý do là môi trường như vậy sẽ đảm bảo đóng góp của mỗi người đều được ghi nhận và trân trọng, bất kể hoàn cảnh, phong cách giao tiếp hay góc nhìn của họ.

3. Xác định và tận dụng thế mạnh của nhân viên

Hoạt động cộng tác diễn ra hiệu quả khi hội tụ nhiều loại kỹ năng và kiểu tính cách. Vì vậy, nếu bạn muốn thúc đẩy yếu tố này trong lực lượng lao động của mình, hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu thế mạnh và khó khăn của từng người.

Thông qua công tác huấn luyện và phát triển - dù dưới hình thức bài tập nhóm hay chương trình kèm riêng giữa người đóng góp và quản lý, nhân viên có thể hiểu rõ hồ sơ kỹ năng độc đáo và phương pháp làm việc của mình, từ đó tập trung vào những yếu tố hỗ trợ họ làm việc năng suất và vai trò mà họ hướng tới trong công việc nhóm.

4. Bao gồm cả nhân viên làm việc theo hình thức từ xa và hình thức kết hợp

Hình thức làm việc kết hợp cần có phương pháp quản lý thận trọng để đảm bảo kết hợp hoạt động trực tuyến và trực tiếp, cũng như không bỏ ai lại phía sau. Theo các nhà dẫn dắt tư duy tại McKinsey, phần nào giải pháp có thể là xem văn phòng thực như công cụ để kết nối vì mục đích cộng tác. Bryan Hancock tại McKinsey nhận định: "Một số người cho rằng văn phòng hiện đã trở thành không gian "tạm lánh" - nơi mọi người tập trung lại để cộng tác và suy nghĩ về tương lai."

Bằng cách phân bổ các hoạt động và mục tiêu khác nhau cho hoạt động trực tuyến và tại văn phòng, bạn có thể xem lực lượng nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp là nguồn lực đa dạng thay vì là cộng đồng chia rẽ.

5. Đặt ra mục tiêu rõ ràng

Bước đặt mục tiêu có thể đưa đội ngũ của bạn xích lại gần nhau và đoàn kết vì mục tiêu chung. Khi đặt mục tiêu chung để đội ngũ cùng hoàn thành, hãy làm rõ rằng cả nhóm phải chung tay xử lý nhiệm vụ, đồng thời hỗ trợ thành viên trong nhóm xác định vai trò riêng và sắp xếp thời gian để mỗi người tiếp cận các khía cạnh khác nhau của cách giải quyết vấn đề.

Thậm chí, bạn có thể đặt hoạt động cộng tác làm mục tiêu. Khi đặt mục tiêu cho nhóm, hãy cân nhắc yêu cầu từng cá nhân trình bày cách làm việc của họ sau khi hoàn tất thử thách. Qua đó, các cá nhân thể hiện được cách họ chỉ định vai trò, giải quyết vấn đề và khai thác thế mạnh của từng người.

6. Giao phó công việc một cách hiệu quả

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà quản lý cần có chính là kỹ năng giao phó công việc một cách hợp lý. Nhiều quản lý có năng khiếu quyết định nhiệm vụ cần giao cho người khác và mức hỗ trợ - hoặc can thiệp - phù hợp, trong khi những quản lý khác có thể cần chủ động thực hành kỹ năng phân công.

Bằng cách bàn giao hiệu quả, lãnh đạo đang đóng vai trò cộng tác trong đội ngũ. Khi giao cho cấp dưới nhiệm vụ mà họ có thể làm tốt không kém hoặc tốt hơn, quản lý sẽ có tâm trí để tập trung suy nghĩ về đội ngũ trên phương diện chiến lược hoặc cung cấp nội dung tập huấn và phát triển để các thành viên khác tiến bước trong sự nghiệp.

7. Sử dụng công cụ cộng tác phù hợp

Công cụ và công nghệ có sức mạnh tăng cường hoạt động cộng tác để nhân viên có thể đóng góp ý tưởng cũng như theo dõi dự án chung một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Từ bảng Kanban và quy trình làm việc đến tin nhắn tức thì và video trực tiếp, các công cụ cộng tác là một phần quen thuộc, thiết yếu trong môi trường làm việc ngày nay.

Bạn nên chú trọng vào nhu cầu khi chọn công cụ cộng tác để sử dụng cho công ty mình. Hãy tìm công cụ thích hợp với cách làm việc của công ty bạn, thay vì những sản phẩm mới nhất, phức tạp nhất. Bạn cũng nên tìm một nền tảng tích hợp hơn là nhiều công cụ chuyên dụng có thông tin đăng nhập, bộ nhớ file và giao diện người dùng riêng.

Khi cân nhắc loại công cụ cộng tác phù hợp nhất với công ty bạn, đừng quên các công cụ dùng ngoài đời. Bảng trắng, sơ đồ tư duy và thậm chí giấy nhớ đều là những công cụ cộng tác quen thuộc mà gần như mọi nhân viên đều sử dụng được, dù cho các công cụ này chỉ giới hạn ở không gian làm việc thực.

8. Đề xuất tặng thưởng để khuyến khích mọi người cộng tác

Bạn có thể đưa ra các phúc lợi và phần thưởng để khuyến khích nhân viên cộng tác. Một cách thực hiện là gắn liền quà và phần thưởng với giá trị của công ty, trong đó hoạt động cộng tác có thể là một giá trị. Bạn có thể tặng thưởng những nhân viên sẵn sàng chia sẻ kiến thức, giúp đỡ người khác và thúc đẩy hoạt động cộng tác thông qua hành vi của mình để góp phần đạt mục tiêu cộng tác của công ty.

Đôi khi, bản thân hoạt động cộng tác cũng đã là phần thưởng. Nghiên cứu tại Stanford cho thấy hoạt động cộng tác có tác động tích cực đến mức độ tương tác, sức bền và thành công trong nhiệm vụ nhóm. Khi được cho biết mình sẽ làm việc nhóm, người tham gia thực hiện nhiệm vụ lâu hơn 64% so với những người làm việc một mình. Con số này cho thấy công việc trở nên hấp dẫn và có ý nghĩa hơn khi cùng làm với đội ngũ.

Đọc tiếp

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác nhóm.

Thông qua sự hợp tác, nhân viên có thể làm việc khoa học, sáng tạo và hiệu quả hơn. Sau đây là cách để đội ngũ cộng tác hiệu quả.

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 3 phút

Cộng tác đa ngành

Khám phá các bí quyết quan trọng để cải thiện hoạt động cộng tác đa ngành, bao gồm những lợi ích khi có nhiều quan điểm khác nhau và cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm tại nơi làm việc.

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 8 phút

Cách cộng tác hiệu quả giữa các đội ngũ

Tìm hiểu cách khuyến khích sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng, đồng thời nắm rõ cách làm tốt nhất cũng như những khó khăn để tận dụng hiệu quả hơn sự cộng tác giữa các đội ngũ