Phong cách lãnh đạo cộng tác là gì và có thể gắn kết các đội ngũ như thế nào

Chúng ta thường cho rằng doanh nghiệp thuộc quyền lãnh đạo của những người có tư tưởng độc lập - các doanh nhân đưa ra những quyết định táo bạo để đảm bảo thành công. Nhưng đối với nhiều công ty ngày nay, điều này không đúng. Trong bối cảnh các đội ngũ làm việc từ xa và công ty có cấu trúc phẳng, phong cách lãnh đạo đang thay đổi.

Phong cách lãnh đạo cộng tác là gì?

Nhà lãnh đạo cộng tác tìm cách đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách khai thác và khuyến khích sức mạnh của những đội ngũ đa dạng. Nhờ giao phó cho các cá nhân thuộc nhiều bộ phận giải quyết vấn đề, nhà lãnh đạo cộng tác có thể tiếp sức để đồng nghiệp sử dụng các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm đa dạng nhằm cùng thực hiện công việc một cách thành công.

Phương pháp này hoàn toàn khác so với cách làm việc truyền thống là theo cấp từ trên xuống. Thay vì để nhiều nhóm nhân viên khác nhau tham gia vào các quy trình quan trọng, tổ chức dựa trên hệ thống phân cấp cứng nhắc có thể giữ lại thông tin và chỉ trao quyền quyết định cho đội ngũ cấp cao nhất. Những công ty này sử dụng hệ thống mệnh lệnh để giao nhiệm vụ. Trong các tổ chức truyền thống nói trên, những người ở cấp thấp hơn hiếm khi có cơ hội chia sẻ ý kiến đóng góp hoặc thể hiện khả năng đánh giá của mình.

Ngược lại, môi trường cộng tác hướng tới mục tiêu phá bỏ những rào cản này và tập trung vào quá trình khai thác tiềm năng của mọi người trong tổ chức.

Gần đây, phong cách lãnh đạo cộng tác đã đặt ra một số trở ngại. Theo nghiên cứu của chúng tôi, số lượng nhà quản lý tuyến đầu có cơ hội đưa ra quyết định quan trọng đã giảm 14% kể từ khi đại dịch COVID-19 bùng phát. Tuy nhiên, mọi tổ chức đều nên thêm phong cách lãnh đạo này vào hoạt động vận hành của mình. Sau đây là lý do.

Các kiểu lãnh đạo cộng tác

Bạn có thể áp dụng phong cách lãnh đạo cộng tác ở một số cấp độ.

Lãnh đạo cộng tác trong nhiệm vụ và dự án

Khi tổ chức xây dựng đội ngũ gồm thành viên thuộc nhiều bộ phận để cùng thực hiện nhiệm vụ, đội ngũ này thường do người quản lý dự án dẫn dắt. Trong các đội ngũ thực sự có tinh thần cộng tác, cách làm việc sẽ khác một chút vì cả nhóm cùng nhau quyết định mục đích và mục tiêu của mình. Nhờ đưa ra nhiều ý kiến khác nhau ở cấp cao nhất và từ giai đoạn đầu của quá trình, đội ngũ tạo được nhiều ảnh hưởng hơn cũng như đạt được kết quả tốt hơn.

Hãy hình dung một tổng giám đốc yêu cầu nhân viên ra mắt sản phẩm mới. Nhà quản lý cấp cao có ý tưởng về tính năng, giá bán lẻ và điểm đặc trưng của sản phẩm, đồng thời thành lập một đội ngũ liên bộ phận để xử lý các chi tiết nhỏ hơn.

Bây giờ, hãy hình dung tổng giám đốc yêu cầu đội ngũ liên bộ phận thảo luận tính khả thi của đợt ra mắt sản phẩm mới. Ở giai đoạn ban đầu này, bằng cách lắng nghe nhân viên tuyến đầu, nhà lãnh đạo có thể nắm được thông tin chi tiết nhằm thiết kế dự án hiệu quả hơn. Bạn thậm chí còn có thể thu về giải pháp hoàn toàn khác. Có lẽ bạn không cần đến sản phẩm mới mà chỉ cần bản cập nhật phần mềm hoặc hỗ trợ khách hàng một cách nhiệt tình hơn nữa là đã tăng được đáng kể giá trị.

Phong cách lãnh đạo cộng tác trong hoạt động điều hành doanh nghiệp

Một số doanh nghiệp còn áp dụng phong cách lãnh đạo cộng tác khi đưa ra những quyết định còn quan trọng hơn. Thay vì để tổng giám đốc điều khiển theo mô hình từ trên xuống, các tổ chức có tư duy tiến bộ sử dụng tối đa những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của nhiều bộ phận. Như vậy, tổ chức có thể tập hợp nhiều đội ngũ trong những tình huống cụ thể hoặc tìm đến sự trợ giúp của người lãnh đạo thuộc các bộ phận khác nhau trong quá trình đưa ra quyết định quan trọng.

Theo báo cáo của American Express, 1/3 thế hệ 8x - đầu 10x tin rằng trong vòng 10 năm nữa, "vị trí tổng giám đốc sẽ không còn phù hợp nếu vẫn giữ hình thức hiện tại". 85% số người trả lời khảo sát của Deloitte đánh giá sự cộng tác của đội ngũ điều hành cấp cao là "quan trọng" hoặc "rất quan trọng".

Để duy trì được tính phù hợp, nhà lãnh đạo cần đáp ứng kỳ vọng là hiện diện nhiều hơn với nhân viên, gần gũi hơn và có tinh thần cộng tác cao hơn ở bên ngoài hệ thống phân cấp truyền thống của mình.

Lối tư duy này đã dẫn đến sự ra đời của một cụm từ mới - "đội ngũ điều hành cấp cao nhịp nhàng" - đội ngũ gồm các CEO (tổng giám đốc), CFO (giám đốc tài chính), COO (giám đốc điều hành) và những vị trí khác kết hợp với nhau thực sự ăn khớp. Hãy xem đây là đội ngũ để lãnh đạo các đội ngũ.

Tại sao khả năng lãnh đạo và cộng tác lại vô cùng quan trọng?

Phương pháp lãnh đạo chia sẻ có ý nghĩa về mặt kinh doanh. Sau đây là lý do.

• Phá bỏ rào cản

  Hãy nghĩ đến từ viết tắt "TEAM" - Together Everyone Achieves More (ĐỘI NGŨ - Đoàn kết để thành công hơn). Môi trường cộng tác đã chứng minh rằng chân ngôn này là đúng. Khi có nhà lãnh đạo phù hợp cầm lái, mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ quan điểm của mình. Điều này có thể mang lại kết quả cao hơn.

• Thúc đẩy tinh thần sáng tạo

  Khi ý tưởng từ các bộ phận khác nhau được trao đổi, mọi người cũng thường dễ bất đồng với nhau hơn. Trong mô hình cộng tác, sự bất đồng này có thể là điều tốt. Nếu các đội ngũ có thể xử lý cuộc trò chuyện khó khăn một cách tôn trọng thì sự căng thẳng mang tính sáng tạo này thường có khả năng mang đến những giải pháp tốt nhất.

• Tiếp sức cho nhân viên

  Khi trao cho đội ngũ liên bộ phận cơ hội để cùng cộng tác, mọi người liên quan đều được hưởng lợi. Cá nhân cảm thấy được trao quyền khi đưa ra quyết định quan trọng cũng như sẽ tự tin hơn nếu được khuyến khích suy nghĩ sáng tạo và giải quyết vấn đề.

• Thúc đẩy sự gắn bó

  Theo Gallup, các đội ngũ có sự gắn bó làm việc hiệu quả hơn 17% và có khả năng sinh lời cao hơn 21% so với những đội ngũ thiếu gắn bó. Một phương pháp để thúc đẩy sự gắn bó là tạo cho đồng nghiệp của bạn cảm giác làm chủ nhiệm vụ của họ. Nhà lãnh đạo cộng tác trao cho nhân viên quyền lên tiếng khi họ quyết định mục tiêu và mục đích của mình. Từ đó, họ sẽ tận tâm hơn với công việc và quá trình làm việc.

  Những nhà quản lý xuất sắc nhất còn làm nhiều hơn thế nữa - họ dành thời gian và sự chú ý của mình cho từng thành viên trong đội ngũ, cũng như khen thưởng nỗ lực của nhân viên. Sự tương tác này của nhà lãnh đạo - để khai thác sức mạnh của đội ngũ mình nhằm tìm kiếm cách làm tốt nhất cho công ty - sẽ truyền đến đội ngũ của họ, từ đó tạo nên lực lượng lao động có động lực hơn.

• Xây dựng sự tin tưởng trong cả đội ngũ kết hợp

  Khi lực lượng lao động ngày càng phân tán giữa các vị trí làm việc từ xa, tuyến đầu hoặc văn phòng thì nhà lãnh đạo theo phong cách cộng tác càng đóng vai trò quan trọng hơn trong việc xây dựng sự tin tưởng. Khi mọi người thấy những người khác chào đón nhiều góc nhìn, họ cảm thấy tự tin hơn rằng sự đóng góp của mình sẽ được đón nhận tích cực hơn dù họ đang làm việc ở đâu. Chưa bao giờ chúng ta lại cần khiến mọi người cảm thấy "trong cuộc" như khi hình thức làm việc từ xa và kết hợp trở thành tình trạng bình thường mới sau đại dịch.

• Hỗ trợ nhân viên phát triển nhanh hơn

  Báo cáo Deskless Not Voiceless 2020 (Vẫn có tiếng nói dù không làm việc tại văn phòng 2020) của chúng tôi cho thấy rằng chỉ 41% nhà quản lý tuyến đầu nghĩ rằng cấp trên bồi dưỡng cho sự nghiệp của mình. Có vẻ con số này sẽ cao hơn trong môi trường cộng tác với vô vàn cơ hội để học hỏi từ các chuyên gia trong các lĩnh vực từ những bộ phận khác nhau. Cơ hội phát triển không chỉ dừng lại ở đó, nhất là ở những đội ngũ có nhân viên được khuyến khích ra quyết định cho bản thân và phát triển sự tự tin để lãnh đạo người khác.

• Hỗ trợ bồi dưỡng nhà lãnh đạo mới

  "Lãnh đạo mới nổi" là chiến lược ngày càng phổ biến để tạo điều kiện cho thành viên trong đội ngũ nhận trách nhiệm lãnh đạo và ra quyết định trong hoạt động tương tác của đội ngũ. Khi nhận ra rằng một trong số nhân viên của mình đang thể hiện các phẩm chất lãnh đạo mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể bồi dưỡng những kỹ năng này bằng hoạt động đào tạo có mục tiêu trong Chương trình Nhà lãnh đạo Mới nổi. Việc này tạo tiền đề để nhân viên tiến lên các vị trí lãnh đạo truyền thống hơn trong tương lai.

Phương pháp lãnh đạo cộng tác gặp những thử thách gì?

Lãnh đạo cộng tác không phải con đường dễ dàng và có một số cạm bẫy mà bạn cần chú ý.

1. Thiếu nhiệt huyết

   Bạn cần duy trì động lực cho đội ngũ của mình khi áp dụng các quy trình cộng tác mới. Nhân viên cũng có thể sẽ dần mất hứng thú vì họ không còn tập trung vào bức tranh lớn hơn, cảm thấy nỗ lực của mình không được đền đáp xứng đáng hoặc đơn giản là do kiệt sức. Bằng cách thúc đẩy tinh thần lạc quan, tôn vinh thành công và đảm bảo khối lượng công việc phù hợp, bạn duy trì được đội ngũ của mình chung một chí hướng lâu dài.

2. Ra quyết định chậm chạp

   Khi có nhiều ý kiến cần cân nhắc và nhiều ưu tiên phải đáp ứng, phương pháp lãnh đạo cộng tác có khả năng làm chậm quá trình ra quyết định. Trong môi trường cộng tác, tổ chức nên cung cấp cho nhân viên công cụ cần thiết để họ ra quyết định theo nhóm hiệu quả nhất. Quá trình giải quyết vấn đề có thể đơn giản là việc sử dụng công cụ giao tiếp có hỗ trợ khả năng cộng tác trong thời gian thực.

3. Mất quyền kiểm soát

   Khi nhà lãnh đạo cộng tác phá bỏ rào cản giữa nhân viên và loại bỏ hệ thống cấp bậc truyền thống, nguy cơ tiêu chuẩn tụt dốc có thể xuất hiện. Rủi ro xung đột tính cách và trễ hạn chót cho thấy rằng ranh giới giữa việc nới lỏng kiểm soát và tình trạng mất quyền kiểm soát rất mỏng manh. Thay vì áp dụng phương pháp độc đoán, nhà lãnh đạo cộng tác cần học cách tạo sức ảnh hưởng đến mọi người vào thời điểm thích hợp để duy trì tiêu chuẩn cao.

4. Thiếu trách nhiệm giải trình

   Khi chia sẻ công việc với người khác, nhân viên dễ thấy ít phải chịu trách nhiệm hơn. Nhân viên có thể sẽ ngày càng xa rời một nhiệm vụ khi các quyết định có vẻ có lợi cho bộ phận này nhiều hơn bộ phận khác. Nhằm duy trì trách nhiệm giải trình cao, hãy tìm cách để nhân viên nhận thức rõ ràng tinh thần làm chủ trong toàn bộ quy trình. Việc này bắt đầu khi nhóm đặt mục tiêu cho mình và nếu cần, có thể điều chỉnh mục tiêu đó xuyên suốt quá trình để phù hợp với ưu tiên của mọi người.

5. Nguy cơ xung đột

   Khi có nhiều luồng tính cách khác nhau tham gia, sự bất đồng quan điểm là tất yếu. Nhóm nên cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề nào bằng cách tập trung vào mục tiêu chung của nhóm. Nhờ ghi nhớ mục tiêu lớn của nhóm, mọi người góp phần dung hòa bất kỳ cuộc trò chuyện khó khăn nào, cũng như kiểm soát những cái tôi sáng tạo của mình.

Cách áp dụng phong cách lãnh đạo cộng tác

Quá trình triển khai các quy trình cộng tác không dễ dàng. Nhà quản lý có thể sử dụng một số chiến lược để cải thiện tỷ lệ thành công.

Để thoải mái chia sẻ những ý tưởng táo bạo nhất, nhân viên cần tin rằng đội ngũ sẽ đối xử với họ một cách tôn trọng. Khi dự án bắt đầu, hãy thiết kế một số phiên và hoạt động làm quen để phá bỏ rào cản, cũng như khuyến khích những người ở "bên lề" của doanh nghiệp nói lên gợi ý của họ.

Những người lãnh đạo cần đi đầu. Hãy làm gương bằng cách khuyến khích sự công bằng và sức ảnh hưởng để mọi người hành xử tương tự. Nếu minh bạch trong quá trình ra quyết định và thể hiện sự nhạy cảm đúng lúc, người lãnh đạo sẽ khiến mọi người tin tưởng rằng họ có thể đóng góp giá trị cho đội ngũ.

Phương pháp lãnh đạo chia sẻ phát huy hiệu quả tốt nhất khi đảm bảo được tính đa dạng và khi đội ngũ khai thác các góc nhìn khác nhau để đạt được mục tiêu chung. Khi mọi người đều nhớ đến mục đích chung đầu tiên, họ sẽ tập trung và tạo ra kết quả mạnh mẽ hơn.

Phẩm chất nào làm nên nhà lãnh đạo cộng tác?

Nhà lãnh đạo cộng tác thường có các phẩm chất sau đây.

Ham hiểu biết

Nhà lãnh đạo không thể chỉ ngồi yên và để đồng nghiệp của mình cầm cương. Khi đưa ra các câu hỏi mang tính xây dựng, nhà lãnh đạo cũng truyền cảm hứng để đồng nghiệp của họ làm điều tương tự. Nếu càng nhiều người đặt ra các câu hỏi thích hợp thì mọi người đều sẽ có lợi.

Nhà lãnh đạo cộng tác thể hiện sự quan tâm sắc sảo đối với những chi tiết tinh tế của doanh nghiệp. Những câu hỏi thông minh của họ có khả năng trợ giúp nhóm hiểu rõ nhiệm vụ đang chờ họ, cũng như khơi gợi cuộc trò chuyện để tìm ra giải pháp mới và chiến lược hiệu quả hơn.

Cởi mở

Nhà lãnh đạo phải sẵn sàng lắng nghe và học hỏi từ quan điểm của người khác để khai thác tối đa một nhóm đa dạng. Khi thành viên đến từ các bộ phận và cấp bậc khác nhau của doanh nghiệp có cơ hội làm việc cùng nhau, họ có thể mang đến luồng gió mới. Những nhà lãnh đạo xuất sắc nhất không lo sợ thông tin mới này mà thường sẽ vận dụng thông tin ấy. Họ sẽ hỏi thêm thành viên khác trong đội ngũ về quan điểm của những người này và thu thập gợi ý từ nhóm để giải quyết vấn đề.

Tôn trọng người khác

Khi đối xử với đồng nghiệp một cách tôn trọng, bạn xây dựng được môi trường làm việc trung thực và cởi mở. Muốn làm được điều này, nhà lãnh đạo cộng tác cần dành thời gian để lắng nghe ý kiến của mọi người. Danh tiếng về khả năng giải quyết lo ngại của mọi người và hành động công bằng cũng góp phần củng cố sự tin tưởng. Khi tin tưởng, toàn bộ đội ngũ sẽ thoải mái chia sẻ ý tưởng của họ mà không sợ bị đánh giá.

Biết khi nào nên lùi lại và khi nào nên cầm lái

Nhà lãnh đạo cộng tác cần nhận thức được cả điểm yếu và điểm mạnh của mình. Khi lùi về phía sau đúng lúc, nhà lãnh đạo tạo điều kiện để nhân viên thể hiện kỹ năng và kiến thức của mình.

Tất nhiên, đội ngũ lớn không thể quyết định mọi việc. Nhà quản lý tài tình nhất sẽ vận dụng chuyên môn của họ đúng lúc để hỗ trợ đồng nghiệp.

Nhà lãnh đạo không chỉ cần đảm bảo nhiều bộ phận cộng tác được với nhau mà còn phải đảm bảo họ luôn có thể làm việc cùng nhân viên của mình.

Đọc tiếp

• Khả năng lãnh đạo là gì và tại sao lại quan trọng?
• Sự đa dạng và hòa nhập là gì?
• Sự gắn bó của nhân viên là gì và tại sao lại quan trọng đến thế với tổ chức của bạn