Ryan Rodenbeck - người sáng lập kiêm chủ sở hữu của Spyglass Realty - cho biết: "Rất dễ có được giấy phép kinh doanh bất động sản nên ngoài kia có rất nhiều đơn vị môi giới bất động sản. Đó cũng là lý do chúng tôi cần đào sâu hơn, nỗ lực nhiều hơn và tiến xa hơn vì khách hàng của mình."

Quan điểm của Ryan phản ánh sứ mệnh của agency quy mô nhỏ mà anh sở hữu - cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho người mua và người bán trên khắp Austin, cũng như tạo ra giá trị vượt xa đơn vị môi giới bất động sản "bình thường".

Đẩy nhanh tốc độ làm việc

Đây cũng là một phần lý do Spyglass trở thành đơn vị tiên phong sử dụng Workplace vào năm 2017. Ryan chia sẻ: "Tôi đã đọc về một công ty dùng Workplace. Ngay lập tức, tôi đăng ký dùng thử miễn phí và nhận thấy có rất nhiều ứng dụng dành cho ngành bất động sản sẽ hỗ trợ công ty chúng tôi làm việc khoa học hơn. Mọi chuyện diễn ra vô cùng thuận lợi."

2 năm sau, cách mọi người tại Spyglass sử dụng Workplace vẫn tiếp tục thay đổi. Các nhóm Workplace trở thành nền tảng cho hoạt động cộng tác hàng ngày tại văn phòng, Video trực tiếp được dùng để thay đổi cách đội ngũ giới thiệu bất động sản cho người mua, những tính năng của Workplace được khai thác nhằm tiết kiệm hơn 30 giờ/tháng trong hoạt động đào tạo nhập môn và hướng dẫn cho nhân viên.

Thúc đẩy tinh thần tập thể bằng Workplace

Phương pháp cuối cùng đó rất quan trọng. Để mọi người trở nên nổi bật và vượt trội trong thị trường đầy cạnh tranh, Ryan cho rằng bạn cần 3 yếu tố. Đúng người, đúng công cụ và cách đào tạo khoa học hơn.

Ryan cho biết: "Tôi rất ủng hộ hoạt động marketing và đào tạo. Tôi muốn nhân viên của mình va chạm nhiều nhất với lĩnh vực này, đồng thời mong muốn họ trở thành những người môi giới được đào tạo bài bản nhất ngoài thị trường." Điều thú vị là cách Ryan và đội ngũ của anh đang sử dụng Workplace đạt được mục tiêu không ngừng học hỏi và phát triển này.

Ryan chia sẻ: "Chúng tôi cần đến rất nhiều tài liệu để xây dựng văn hóa với những nhân viên môi giới được đào tạo vô cùng chuyên nghiệp. Vì vậy, chúng tôi sử dụng Workplace để ghi lại mọi thứ. Chúng tôi làm vậy bất cứ khi nào tiến hành hoạt động đào tạo, ngay cả trong cuộc họp hàng tháng hoặc cuộc họp trực tiếp. Chúng tôi thiết lập máy quay và chia nội dung thành những phần tài liệu liên quan dài 15 phút. Tất cả được chuyển đến nhóm phù hợp trên Workplace."

Workplace trở thành kho lưu trữ dễ tìm kiếm, ghi lại đầy đủ tất cả các kiến thức phù hợp trong doanh nghiệp. Mọi người có thể tìm thấy thông tin và chương trình đào tạo họ cần một cách nhanh chóng và trên bất kỳ thiết bị nào. Yếu tố này đặc biệt hữu ích cho lực lượng lao động lưu động dành nhiều thời gian ở ngoài văn phòng với khách hàng hoặc đi xem bất động sản.

Giảm bớt thời gian đào tạo nhân viên mới

Workplace cũng là ứng dụng tuyệt vời dành cho nhân viên mới. Ryan chia sẻ: "Workplace là kho lưu trữ tuyệt vời, tạo điều kiện cho các thành viên mới trong đội ngũ bắt kịp tốc độ.

Tất cả những kiến thức kỹ thuật như cách viết lời đề nghị khi có nhiều người mua hay cách xác định hình thức sử dụng đất. Chúng tôi lưu giữ tất cả trong một nhóm Workplace để đào tạo nhập môn cho nhân viên môi giới. Sau đó, chúng tôi hướng dẫn họ vào nhóm đó để tìm và tiếp thu những kiến thức cần biết."

Tuy nhiên, Workplace không chỉ dành cho thành viên mới trong đội ngũ. Nếu bất kỳ ai khác có câu hỏi, mọi người có thể gắn thẻ họ trong bài viết hoặc chia sẻ liên kết đến bài viết phù hợp qua Chat trên Workplace. Ryan cho biết: "Nhờ Workplace, chúng tôi tiết kiệm được rất nhiều công sức đào tạo. Chúng tôi có thể ghi lại kiến thức của mình, lưu trữ ở nơi phù hợp và dễ dàng tìm thấy. Đây quả là khả năng vô giá đối với chúng tôi."

Tạo dựng doanh nghiệp thành công nhờ Workplace

Với nhóm đa công ty trên Workplace, mọi người có thể cộng tác với các đội ngũ bên ngoài công ty, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng trong không gian an toàn. Spyglass đang sử dụng nhóm đa công ty để chứng minh giá trị bổ sung mà những nhóm này mang lại cho khách hàng. Doanh nghiệp rõ ràng đang gặt hái hiệu quả nhờ tính năng này.

Khi nhận được một dự án bất động sản, đội ngũ sẽ gợi ý thiết lập Nhóm đa công ty với khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý, Spyglass sẽ mời họ tham gia nhóm cùng với nhà thiết kế đồ họa, trợ lý ảo và nhân viên bố trí nhà cửa. Nhờ vậy, khách hàng có thể theo dõi trong thời gian thực tất cả các hoạt động chung đang diễn ra, cũng như thấy được kỹ năng và kinh nghiệm của đội ngũ Spyglass.

"Chúng tôi có thể thực hiện tất cả những hoạt động này thông qua email. Nhưng quá trình đó sẽ tốn nhiều thời gian, thiếu năng động và cần trao đổi qua lại nhiều lần. Workplace có thể thay đổi tất cả những hạn chế đó. Chúng tôi đăng lịch trình cho hoạt động sắp xếp lại nhà để chào bán, tất cả các ảnh và chuyến tham quan ảo của mình. Khách hàng không chỉ có nắm được những gì đang diễn ra mà còn tham gia vào quá trình này. Cách làm này thực sự hiệu quả và có lợi cho chúng tôi."

Bằng cách sử dụng Workplace để kết nối mọi người với khách hàng, đội ngũ Spyglass có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn. Họ cũng có thể thực hiện đúng cam kết của mình là tạo ra giá trị vượt xa agency "bình thường".

Xây dựng văn hóa kết nối

Spyglass là một công ty bận rộn. Mọi người liên tục ra vào và có những nhân viên môi giới không bao giờ tới văn phòng. Vì vậy, hoạt động gây dựng ý thức cộng đồng quả là một thách thức. Tuy nhiên, Ryan chia sẻ ví dụ về cách họ sử dụng Workplace để kết nối mọi người với nhau ngay cả khi làm việc từ xa.

"Bạn biết đấy, một trong những hoạt động quan trọng nhất mà chúng tôi từng thực hiện với Workplace là sử dụng nhóm để xây dựng văn hóa công ty. Chúng tôi có rất nhiều nhóm - đó là cách chúng tôi hoàn thành công việc - nhưng chúng tôi có một nhóm tên là 'Boom! I got that!’ (Ồ! Tôi hiểu rồi!) Trong nhóm này, nhân viên đăng những câu chuyện thành công của họ, ví dụ như: 'Tôi vừa ký hợp đồng trị giá $700.000 này ở phía Bắc Austin'."

Mọi người chúc mừng, chia sẻ, bình luận và thêm file GIF, đồng thời học hỏi từ câu chuyện sau những lần thành công ấy. Ryan cho biết: "Hoạt động này xây dựng mối quan hệ thân thiết và ý thức cạnh tranh lành mạnh. Với vai trò công cụ văn hóa, Workplace rất hiệu quả! Tôi thực sự không hiểu làm thế nào mọi người có thể điều hành văn phòng có nhiều người làm việc từ xa mà không dùng Workplace."

Cách tiếp cận tập trung vào văn hóa đang mang lại hiệu quả. Gần đây, Spyglass đã đoạt giải 3 tại giải thưởng Nơi làm việc tốt nhất của Tạp chí Austin. Ryan chia sẻ với chúng tôi rằng: "Thành tích này thực sự quan trọng đối với chúng tôi. Giải thưởng dựa trên cuộc khảo sát với mọi người trong công ty - họ cảm nhận ra sao về công việc, tiếng nói của họ có được lắng nghe không, họ có thể tiếp cận đội ngũ quản lý không. Tôi không nghĩ công ty mình sẽ đạt được thành tựu này nếu không có một nền tảng hiệu quả như Workplace."

Bạn sẽ thuyết phục chủ sở hữu hoặc Tổng Giám đốc của doanh nghiệp khác sử dụng Workplace như thế nào?

Ryan không chút do dự cho biết rằng: "Workplace là không gian để đào tạo, xây dựng văn hóa của công ty và cộng tác. Nền tảng này kết nối bạn với toàn bộ tổ chức để bạn luôn hiện diện và hướng dẫn công ty của mình dù đang ở đâu. Nếu bạn muốn có khả năng này, Workplace có thể đáp ứng nhu cầu của bạn!"