Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp

Tìm hiểu định nghĩa về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp và cách bạn có thể cải thiện hoạt động này. Hãy xem các bí quyết dễ thực hiện sau đây.

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 9 PHúT
business communication - Workplace from Meta

Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào việc chia sẻ thông tin thành công - và nhân viên của bạn cũng vậy. Tuy nhiên, 66% công ty thiếu một kế hoạch dài hạn cho hoạt động giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp. Tại sao đây lại là một sai lầm nghiêm trọng? Những thách thức phổ biến nhất trong giao tiếp là gì và làm thế nào để bạn vượt qua được các thách thức này?

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp là gì?

Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp là gì?

Giao tiếp là hoạt động quan trọng. Ở mọi lĩnh vực trong cuộc sống, chúng ta có nhu cầu cơ bản là chia sẻ và tiếp nhận thông tin. Nếu hoạt động giao tiếp không hiệu quả thì chúng ta không thể bày tỏ quan điểm, kết nối với đồng nghiệp, rồi cuối cùng là không đạt được mục tiêu của mình. Vấn đề này đặc biệt xảy ra ở nơi làm việc, khi việc hợp tác quyết định sự thành công của các cá nhân, nhóm hoặc thậm chí là toàn bộ doanh nghiệp.

Đó là những gì chúng tôi muốn nói về "hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp" - khả năng giao tiếp của bạn với mọi thành viên khác trong tổ chức và khả năng giao tiếp của các thành viên này với nhau.

Đây là khái niệm đơn giản nhưng có tác động đáng kể đến sức khỏe của doanh nghiệp. Giao tiếp trong doanh nghiệp là cơ sở cho hầu hết mọi khía cạnh trong hoạt động hàng ngày của bạn. Từ hoạt động lãnh đạo đến đào tạo nhân viên, cộng tác dự án cho đến quản lý nguồn lực, hầu hết các hoạt động đều dựa vào việc chia sẻ thành công các thông tin và ý tưởng.

Tầm quan trọng của việc hiểu đúng vấn đề này là rõ ràng, tuy nhiên cũng có nhiều nghiên cứu cho thấy hoạt động còn mang lại giá trị khác. Các nghiên cứu cho thấy rằng những tổ chức có hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cao hơn, nâng cao năng suất và có tỷ lệ giữ chân nhân viên tốt hơn. Tuy vậy, hầu hết các doanh nghiệp không có chiến lược giao tiếp nội bộ đầy đủ. Mặc dù 70% doanh nghiệp có kế hoạch hỗ trợ cho các chiến dịch và sáng kiến cụ thể, chỉ một phần ba (33%) trong số này có tài liệu nêu chi tiết chiến lược dài hạn cho hoạt động giao tiếp nội bộ.

Đây là một sai lầm. Để đánh giá toàn diện vấn đề này, bạn nên dành một chút thời gian để tìm hiểu lý do vì sao mọi công ty nên quan tâm đến hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp.

Lý do bạn nên quan tâm đến hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp

Lý do bạn nên quan tâm đến hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp

Hoạt động giao tiếp góp phần đáp ứng nhu cầu kết nối của người lao động

Vào giữa thế kỷ 20, nhà tâm lý học Abraham Maslow đã xuất bản bài viết học thuật của mình có tên là "A Theory of Human Motivation" (Lý thuyết về động cơ của con người). Trong bài viết này, ông đã trình bày về Tháp nhu cầu nổi tiếng ngày nay. Đó là sơ đồ hình kim tự tháp sắp xếp các nhu cầu của con người theo mức độ tăng dần, từ nhu cầu cơ bản cần thiết để tồn tại cho đến nhu cầu tâm lý và cuối cùng là nhu cầu thúc đẩy cảm giác thỏa mãn.

Theo Tháp nhu cầu của Maslow, khi con người được đáp ứng các nhu cầu sinh lý (ăn, uống, sưởi ấm và nghỉ ngơi) và đang ở một nơi an toàn và an ninh thì cảm giác gắn bó là yếu tố tiếp theo mà con người quý trọng nhất. Mong muốn kết nối với đồng nghiệp là yếu tố cần thiết trong đời sống tinh thần hàng ngày.

Liên quan

Khám phá những thông tin mới nhất về khách hàng và đối tác trong phần Tin tức trên Workplace.

Tìm hiểu thêm

Và đây không chỉ là lý thuyết: nhiều nghiên cứu gần đây đã tìm thấy bằng chứng hữu hình cho thấy Maslov đã đúng. Các bản quét về hoạt động não bộ của con người cho thấy rằng bất cứ khi nào chúng ta không bận thực hiện một nhiệm vụ nào đó, bộ não của chúng ta sẽ mặc định nghĩ về người khác và những gì diễn ra trong đầu họ: suy nghĩ, cảm xúc và mục tiêu.

"Nhân viên nhiều khả năng sẽ cảm thấy hài lòng hơn ở nơi làm việc có hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp mạnh mẽ"

Tóm lại, con người gắn liền với hoạt động kết nối xã hội - và không cần phải nói, hoạt động giao tiếp là huyết mạch của sự kết nối. Mối quan hệ giữa các cá nhân dựa trên sự trao đổi thông tin qua lại. Ở quy mô lớn hơn, việc chia sẻ mục tiêu và giá trị là yếu tố khiến chúng ta cảm thấy mình là một phần của điều gì đó lớn lao hơn bản thân. Điều này đúng cả trong công việc lẫn cuộc sống riêng tư của chúng ta.

Tất cả những điều này có ý nghĩa gì đối với người đứng đầu doanh nghiệp? Nhân viên của bạn phải có khả năng giao tiếp. Nếu họ không có khả năng này vì lý do nào đó (thiếu công cụ/diễn đàn phù hợp hoặc cảm thấy không có quyền lên tiếng) thì nghĩa là nhu cầu cơ bản của họ không được đáp ứng. Họ có thể cảm thấy không hài lòng và đó là điều bạn nên quan tâm. Đây không chỉ vì sự tử tế giữa người với người, mà còn do những nhân viên không hài lòng sẽ làm việc kém hiệu quả hơn và nhiều khả năng sẽ bỏ việc hơn.

Mặt khác, điều ngược lại cũng đúng: một nơi làm việc có hoạt động giao tiếp hiệu quả dễ khiến nhân viên cảm thấy hứng khởi hơn, từ đó năng suất làm việc sẽ cao hơn.

Tóm lại: đầu tư vào công nghệ là đầu tư vào nhân viên của bạn.

Những nhân viên gắn kết là những người làm việc hiệu quả nhất

Như chúng tôi đã giải thích, việc cung cấp các kênh giao tiếp hiệu quả và môi trường văn hóa để hỗ trợ họ chính là chìa khóa cho hạnh phúc của đội ngũ nhân viên. Nhưng nếu bạn thấy điều đó không tạo ra động lực đủ mạnh, hãy cân nhắc đến yếu tố này: khi bạn triển khai tốt hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp, nhân viên sẽ càng gắn bó hơn với công việc và với toàn thể công ty.

Hết lần này đến lần khác, các nghiên cứu đều cho thấy rằng những nhân viên gắn bó còn mang lại lợi nhuận tốt hơn cho doanh nghiệp.

Báo cáo Phân tích tổng hợp Q12 của Gallup là một trong nhiều ấn bản ủng hộ ý tưởng này. “Nghiên cứu này xác nhận những gì Gallup đã chứng kiến kết hợp cùng các phân tích tổng hợp trước đó,” viện nghiên cứu cho biết. “Sự gắn bó của nhân viên sẽ liên tục tác động đến kết quả hoạt động chính, bất kể ngành nghề của tổ chức hoặc công ty là gì.”

Theo nghiên cứu của MIT, những nhân viên gắn bó nhất sẽ luôn cập nhập về tình hình công ty và có sự giao tiếp trực tiếp hơn với người quản lý. Nhưng ở hầu hết các công ty, chỉ một phần nhỏ đội ngũ nhân viên có sự gắn kết hoàn toàn. 50% nhân viên không biết rõ định hướng của doanh nghiệp, còn 84% cho biết họ không nhận được đủ thông tin từ người lãnh đạo.

Viễn cảnh mà toàn bộ nhân viên đều đồng tâm gắn kết có vẻ khó khăn hoặc thiếu thực tế, nhưng chúng ta sẽ thấy công nghệ mới có thể hỗ trợ rất nhiều. Và đó là một mục tiêu đáng để theo đuổi. Khi nhân viên hiểu rõ về sứ mệnh của công ty và được tham gia các cuộc trò chuyện ở phạm vi toàn công ty, họ sẽ tự góp sức mình vào công việc chung của doanh nghiệp.

Ý thức tập thể về quyền sở hữu trong toàn bộ đội ngũ nhân viên là điều mà mọi doanh nghiệp đều có thể đạt được, nhưng việc này đòi hỏi phải có nền tảng văn hóa vững chắc về giao tiếp nội bộ, với sự hỗ trợ của các công cụ và kênh phù hợp. Mặc dù có thể mất thời gian và tiền bạc để xây dựng nền văn hóa này, nhưng các cơ hội mang lại sẽ là động lực mạnh mẽ để đầu tư.

Cũng như những khó khăn có thể phát sinh nếu bạn xem nhẹ lĩnh vực này trong doanh nghiệp.

Khi bạn phạm sai lầm, toàn bộ tổ chức sẽ bị ảnh hưởng

Vì giao tiếp hiệu quả là nền tảng của rất nhiều phương diện trong doanh nghiệp hiện đại, nhiều vấn đề có thể trở nên nghiêm trọng hơn khi thiếu yếu tố này. Nếu một nhân viên gặp phải vấn đề nào đó khiến họ không thể chia sẻ hoặc tiếp nhận thông tin cần thiết, sự gián đoạn không chỉ ảnh hưởng mỗi nhân viên đó. Việc này tác động đến mọi người phụ thuộc vào nhân viên đó, rồi có khả năng là ảnh hưởng đến tất cả những ai phụ thuộc vào họ.

Tóm lại, khi đội ngũ nhân viên không thể giao tiếp hiệu quả, doanh nghiệp không thể hoạt động như bình thường. Tình trạng này có thể dẫn đến những sai sót phải trả giá đắt. Một cuộc khảo sát gần đây với 400 công ty đã kết luận rằng vấn đề về hoạt động giao tiếp đã khiến họ tiêu tốn hàng tỷ đô la trong một năm.

Mặc dù có nhiều yếu tố góp phần gây ra vấn đề về giao tiếp, nhưng một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là do thiếu sự đầu tư vào công cụ và kênh phù hợp. Hơn một phần ba số nhân viên trên toàn thế giới cho rằng công nghệ và quy trình lạc hậu đang khiến công việc của họ trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Thậm chí, các nhân viên tuyến đầu nhiều khả năng sẽ ủng hộ quan điểm này hơn - điều này không có gì đáng ngạc nhiên khi xét rằng phần lớn hoạt động giao tiếp ở tuyến đầu vẫn dựa vào giấy và bút.

Việc "vượt lên" bằng công nghệ lỗi thời có thể là ý tưởng hấp dẫn, song chi phí cho sự kém hiệu quả gây ảnh hưởng lớn hơn nhiều so với khoản tiết kiệm trong ngắn hạn. Rất ít doanh nghiệp cân nhắc việc sử dụng các kênh cũ cho hoạt động giao tiếp bên ngoài - chẳng hạn như chỉ dùng quảng cáo trên radio và tờ rơi quảng cáo cho hoạt động marketing. Đây là một lĩnh vực mà bạn cần phải theo kịp và khám phá các nền tảng mới nhất theo ý mình. Vậy, tại sao hoạt động giao tiếp nội bộ phải khác?

Và bất kể bạn có theo kịp công nghệ về truyền thông hay không, đội ngũ nhân sự trẻ tuổi trong công ty chắc chắn sẽ làm được điều này.

Thế hệ Z mong muốn bạn quan tâm đến hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp

Hầu hết các ước tính đều dự báo rằng Thế hệ Z giờ đây chiếm từ 1/4 đến 1/3 lực lượng nhân sự toàn cầu. Bất kể con số chính xác là bao nhiêu, rõ ràng là nhóm nhân khẩu học trẻ này sẽ chiếm tỷ lệ ngày càng cao trong đội ngũ nhân viên của bạn trong thập kỷ tới. Nếu muốn thu hút nhân tài từ thế hệ này, bạn cần phải đáp ứng kỳ vọng của họ về một nơi làm việc hiện đại.

Rõ ràng nhất trong số những kỳ vọng này là nhu cầu về các công cụ và nền tảng mới nhất. Mối liên hệ giữa công nghệ và Thế hệ Z được nhắc đến nhiều đến mức gần như là một sáo ngữ, nhưng nghiên cứu lại chắc chắn ủng hộ mối liên hệ này.

Một cuộc khảo sát toàn cầu gần đây cho thấy rằng 80% người trả lời thuộc Thế hệ Z muốn làm việc với các công nghệ tiên tiến, đồng thời tỷ lệ tương tự cũng cho rằng công nghệ sẽ góp phần tạo ra một nơi làm việc công bằng hơn. Tuy nhiên, Thế hệ Z không phải là người duy nhất có quan điểm này. Thế hệ 8x - đầu 10x đều có xu hướng xem đây là yếu tố then chốt khi chọn công việc, qua đó nhấn mạnh hơn nữa tầm quan trọng của việc đầu tư vào lĩnh vực này.

Tuy nhiên, trong khi những nhân viên trẻ tuổi chắc chắn sẽ kỳ vọng nơi làm việc của họ tương xứng (nếu không vượt trội) với công nghệ mà họ sử dụng trong cuộc sống cá nhân, khía cạnh này chỉ cho thấy một phần của câu chuyện. Vì Thế hệ Z còn mang đặc trưng là thế hệ xem trọng các giá trị con người.

Ngoài tình yêu dành cho công nghệ, phần lớn nhân viên thuộc Thế hệ Z đều quan tâm sâu sắc đến "yếu tố con người" trong công việc. Họ muốn làm việc với những đồng nghiệp có thể thách thức và động viên họ - những người sẵn sàng cộng tác, có tư duy tập thể và giúp đỡ họ khi cần thiết. Trên thực tế, "lãnh đạo hỗ trợ" và "các mối quan hệ tích cực trong công việc" là 2 đặc điểm được mong ước nhất khi tìm một công việc mới có tiềm năng.

Các nhà lãnh đạo công ty phải có cách tiếp cận toàn diện đối với hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp. Việc sử dụng công cụ phù hợp là một phần quan trọng trong quy trình, nhưng bạn phải hỗ trợ quy trình này bằng chiến lược tạo ra văn hóa phù hợp - nơi mọi người được khuyến khích trò chuyện và lắng nghe.

Bây giờ bạn đã hiểu lý do cần phải có kế hoạch dài hạn cho hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp - và lý do 67% doanh nghiệp thiếu kế hoạch cho hoạt động này đang chịu một rủi ro nghiêm trọng. Có lẽ cách tốt nhất để bắt đầu là xem xét 7 hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong công ty.

Các hình thức giao tiếp phổ biến nhất trong doanh nghiệp là gì?

Có 7 hình thức giao tiếp riêng biệt. Điểm khác biệt chính giữa các hình thức này là loại thông tin mà mọi người chia sẻ, thời điểm chia sẻ và hướng thông tin truyền đi trong công ty bạn.

Như bạn thấy, sẽ có mức độ chồng chéo giữa các hình thức - nhưng hiện tại, sẽ hữu ích nếu tách riêng từng hình thức để thảo luận. Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách khám phá các hướng di chuyển khác nhau mà thông tin có thể được truyền đi.

Hình thức giao tiếp từ trên xuống trong doanh nghiệp

Hình thức giao tiếp từ trên xuống thường gắn liền với vai trò lãnh đạo. Đặc điểm này được tìm thấy trong hệ thống phân cấp xã hội - trường hợp mà một người (hoặc một số người) đứng đầu một nhóm người.

Khi người đứng đầu muốn giao tiếp với những người còn lại trong nhóm, bộ phận của họ hoặc thậm chí có thể là toàn bộ công ty, thông tin sẽ được truyền đi thông qua cấp quản lý cho đến khi đến với tất cả mọi người (về mặt lý thuyết).

Ưu thế của giao tiếp từ trên xuống là người đứng đầu có thể kiểm soát chặt chẽ việc lan truyền thông tin, vì họ có thể điều chỉnh chi tiết cho đối tượng ở từng giai đoạn. Ví dụ: khi Tổng Giám đốc muốn triển khai thay đổi chính sách, thông tin cơ bản vẫn giữ nguyên như tin tức truyền đi khắp công ty. Tuy nhiên, ở mỗi bước, thông tin mới hoặc hướng dẫn chi tiết hơn có thể được thêm vào để hỗ trợ nhân viên triển khai chính sách.

Tất nhiên, cấu trúc này cũng có rủi ro. Sự chặt chẽ của quy trình này chỉ ngang với mắt xích yếu nhất trong đó: nếu một người không truyền đạt thông tin chính xác, sai lầm của họ sẽ được chuyển sang cho người khác. Vào thời điểm ai đó phát hiện ra lỗi thì thông tin sai lệch đã lan rộng.

Đối với doanh nghiệp, hình thức giao tiếp từ trên xuống là yếu tố cần thiết. Với hình thức giao tiếp này, nhà lãnh đạo có thể chia sẻ tầm nhìn của họ đối với công ty, đề ra chương trình nghị sự và chỉ đạo hoạt động của toàn thể đội ngũ nhân viên. Nhưng kịch bản này cũng dựa trên một giả thuyết đáng nghi vấn: Tổng Giám đốc là bậc thầy toàn trí - và tất cả thường là trong lĩnh vực duy nhất "của anh ta". Về cơ bản, hình thức giao tiếp từ trên xuống bắt nguồn từ ý tưởng rằng nhà lãnh đạo nói chuyện còn những người khác lắng nghe.

Ngày nay, chúng ta thấy có sự thay đổi về quan điểm. Chúng ta bắt đầu hiểu rằng vai trò lãnh đạo là khả năng lắng nghe. Do đó, người điều hành cấp cao cần chú ý đến dòng thông tin đang đi theo hướng khác trong tổ chức của mình.

Hình thức giao tiếp từ dưới lên trong doanh nghiệp

Hình thức này ngược lại với giao tiếp từ trên xuống. Với hình thức này, thông tin bắt đầu từ nhân viên cấp bậc thấp nhất trong doanh nghiệp và di chuyển lên trên, nhà lãnh đạo sẽ nhận được thông tin đó cuối cùng.

Một lần nữa, sự thành công của hình thức giao tiếp từ dưới lên được xác định dựa trên độ tin cậy của mọi người ở mỗi bước trong chuỗi. Như chúng ta sẽ thảo luận bên dưới, ở đây có 2 vấn đề. Thứ nhất, đa số nhà lãnh đạo doanh nghiệp không tin rằng họ cần phải lắng nghe nhân viên tuyến đầu. Do đó, họ không thúc đẩy văn hóa khuyến khích mọi người lên tiếng. Ngay cả khi họ sẵn sàng lắng nghe, nhân viên lại thường thiếu công cụ để dễ dàng đưa thông tin lên cấp lãnh đạo.

Bất chấp những trở ngại này, hình thức giao tiếp từ dưới lên có thể và nên đóng vai trò không thể thiếu trong doanh nghiệp. Mỗi người trong công ty sẽ có một quan điểm khác nhau. Việc tạo kênh giao tiếp cởi mở với nhân viên tuyến đầu sẽ mang đến thông tin có giá trị về mọi thứ, từ suy nghĩ của khách hàng cho đến hiệu quả của quy trình sản xuất.

Và như chúng ta đã thảo luận, khi bạn trao quyền lên tiếng cho nhân viên thì họ sẽ cảm thấy được kết nối với phần còn lại của doanh nghiệp. Đây là điều tốt cho cả họ và lợi nhuận của bạn.

Hình thức giao tiếp ngang trong doanh nghiệp

Còn được gọi là giao tiếp theo chiều ngang, đây là hình thức trao đổi thông tin phổ biến nhất. Hình thức giao tiếp ngang diễn ra giữa những người ở cùng cấp: đó là khi các thành viên trong đội ngũ thảo luận về dự án họ đang thực hiện hoặc khi người quản lý cửa hàng chia sẻ cách làm tốt nhất.

Hình thức giao tiếp ngang có thể diễn ra trên hầu hết mọi phương tiện mà bạn có thể nghĩ đến. Yếu tố then chốt ở đây là nhân viên tiếp cận được các kênh phù hợp nhất với nhu cầu làm việc của họ, sau đó sử dụng các kênh này một cách rộng rãi.

Tóm lại, tỷ lệ sử dụng có ý nghĩa quan trọng. Vì vậy, mặc dù nhiều nền tảng hỗ trợ hình thức giao tiếp ngang, nhưng quan trọng là bạn không nên sử dụng quá nhiều trong số đó. Ít kênh hơn đồng nghĩa với ít phải hướng dẫn hơn, nhờ đó, bạn dễ dàng nhắm mục tiêu thu hút toàn công ty hơn. Xét cho cùng, chẳng ích gì khi đào tạo một bộ phận dùng một công cụ mạnh mẽ nào đó khi không có ai khác trong doanh nghiệp biết cách sử dụng.

Hình thức giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ trong doanh nghiệp

Hình thức giao tiếp ngang, từ trên xuống và từ dưới lên mô tả hướng di chuyển của luồng thông tin xuyên suốt tổ chức của bạn. 4 hình thức giao tiếp còn lại đều liên quan đến tốc độ và thời điểm.

Như tên gọi cho thấy, hình thức giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ tồn tại theo hướng đối lập trực tiếp với nhau. Đối với hình thức giao tiếp đồng bộ, thông tin được chia sẻ qua lại tức thì hoặc ít nhất là kiểu tương tự: một người nói điều gì đó và người nhận trả lời ngay sau khi họ xử lý những gì mình đã đọc hoặc nghe.

Lời nói là hình thức giao tiếp đồng bộ hiển nhiên nhất, nhưng công cụ nhắn tin tức thì cũng thuộc loại này. Khi gửi cho ai đó tin nhắn trên ứng dụng chat, bạn thường sẽ mong nhận được phản hồi nhanh chóng. Nếu người nhận mất quá nhiều thời gian để trả lời, bạn sẽ cảm thấy thất vọng và có thể sẽ thử cách khác để liên hệ với họ hoặc hoàn toàn quay sang người khác.

Với kênh giao tiếp không đồng bộ, chúng ta hiểu rằng sẽ có một khoảng thời gian giữa tin nhắn ban đầu và câu trả lời. Thư gửi qua bưu điện là phương tiện giao tiếp không đồng bộ cổ điển, nhưng email và bảng tin là ví dụ về các phương tiện phổ biến hơn ở nơi làm việc ngày nay.

Điều quan trọng nên biết về kênh đồng bộ và kênh không đồng bộ là doanh nghiệp của bạn cần cả hai kênh này. Với hình thức giao tiếp đồng bộ, bạn có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng; còn hình thức giao tiếp không đồng bộ đảm bảo rằng thông tin sẽ có ở đó khi người nhận cần.

Nếu bạn cố gắng sử dụng công cụ không đồng bộ để giao tiếp đồng bộ hoặc ngược lại, vấn đề sẽ phát sinh. Chúng ta sẽ khám phá thêm trong phần tiếp theo của bài viết này.

Hình thức giao tiếp tĩnh và động trong doanh nghiệp

Giao tiếp tĩnh đề cập đến thông tin được dự kiến duy trì ổn định theo thời gian. Giao tiếp động đề cập đến thông tin mà mọi người liên tục cập nhật.

Cách tốt nhất để hiểu hình thức giao tiếp tĩnh (đôi khi được gọi là giao tiếp “lạnh”) là ở tính chất lâu dài của thông tin. Hãy nghĩ đến cẩm nang nhân viên, chính sách nhân sự, tư vấn làm việc tại nhà hoặc các trang hỗ trợ về kỹ thuật. Tất cả thông tin này thường liên kết với mạng nội bộ của công ty: có thể bạn không tìm kiếm hàng ngày, nhưng sẽ kỳ vọng có sẵn thông tin này trong những dịp hiếm hoi khi nhân viên cần.

Ngược lại, hình thức giao tiếp động (đôi khi được gọi là giao tiếp "nóng") là thông tin mà người nhận có thể thay đổi hoặc cập nhật. Điểm chính yếu của hình thức giao tiếp động là để nhiều cá nhân cùng nhau thay đổi thông tin. Các công cụ cộng tác kỹ thuật số đã biến hình thức giao tiếp động trở thành yếu tố cốt lõi của nơi làm việc hiện đại, cho phép toàn bộ đội ngũ có thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc.

Hình thức giao tiếp tĩnh ghi lại thông tin và cung cấp điểm tham chiếu. Giao tiếp động tập trung vào sự cộng tác.

Mỗi hình thức giao tiếp này đóng một vai trò khác nhau, đồng thời nhân viên bạn sẽ phải áp dụng một cách hiệu quả nếu doanh nghiệp của bạn muốn thành công.

Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét một số vấn đề phổ biến nhất về giao tiếp thường phát sinh, kèm theo giải pháp tương ứng.

Những thách thức phổ biến đối với hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp (và cách giải quyết)

Những thách thức phổ biến đối với hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp (và cách giải quyết)

Hình thức giao tiếp đồng bộ không hiệu quả trên quy mô lớn

Hãy hình dung tình huống bạn đang ở cùng 5 người bạn và tất cả đều đang tham gia vào cùng một cuộc trò chuyện. Thoải mái và đơn giản, phải không? Nhưng nếu có 8 người khác xuất hiện thì tất cả mọi người sẽ cảm thấy khó khăn hơn nhiều khi muốn bày tỏ quan điểm của mình.

Bây giờ, hãy tưởng tượng cũng cảnh đó nhưng có 50 người cố gắng tham gia vào cùng một cuộc trò chuyện. Tình trạng sẽ hoàn toàn hỗn loạn.

Đó là điểm trừ chính của các kênh giao tiếp đồng bộ. Ứng dụng chat, cuộc gọi hội thảo và cuộc họp trực tiếp đều được tạo ra để trao đổi thông tin nhanh chóng, cho phép mỗi người bày tỏ quan điểm của mình. Càng nhiều người tham gia thì càng nhiều tiếng ồn - cho đến khi cuối cùng mọi người không thể sử dụng được kênh.

Giải pháp: Điều quan trọng là phải kiểm soát được tình hình và hạn chế tiếng ồn quá mức. Cách rõ ràng nhất để thực hiện việc này là chia một nhóm lớn thành nhiều nhóm nhỏ hơn. Tuy nhiên, nếu mọi người phải tham gia vào cùng một cuộc trò chuyện, hãy đặt ra các quy tắc nhằm xác định đối tượng và thời điểm có thể phát biểu. Ví dụ: hãy đề cử một vài người tham gia làm người phát ngôn cho đồng nghiệp của họ, đồng thời nhờ ai đó làm người chủ trì cuộc trò chuyện. Nếu bạn muốn nhiều đối tượng hơn tiếp tục tham gia trực tiếp, người chủ trì có thể dẫn dắt phiên H&Đ.

Ngoài ra, việc cân nhắc dùng một kênh khác hoàn toàn cũng có thể hữu ích. Một số nền tảng làm việc cộng tác tạo điều kiện cho hình thức giao tiếp đồng bộ trên quy mô lớn - ví dụ: Tổng giám đốc có thể phát biểu trước toàn bộ đội ngũ nhân viên thông qua video phát trực tiếp. Tuy nhiên, nếu bạn cố gắng "nhồi nhét" 50 giọng nói vào cùng một cuộc trò chuyện trực tiếp, đó có thể là dấu hiệu cho thấy cuộc trò chuyện này hoàn toàn không nên diễn ra trực tiếp. Thay vào đó, hãy cân nhắc sử dụng phương pháp giao tiếp không đồng bộ.

Điểm mấu chốt là tổ chức của bạn cần kết hợp đúng đắn các kênh và có hướng dẫn rõ ràng về cách thức và thời điểm sử dụng. Khi áp dụng cả 2 yếu tố này, những hạn chế của hình thức giao tiếp đồng bộ sẽ không bao giờ trở thành vấn đề.

Hình thức giao tiếp trong doanh nghiệp từ dưới lên khó có thể thực hiện hiệu quả

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, ý tưởng cho rằng doanh nghiệp nên áp dụng hình thức giao tiếp từ dưới lên là sự tiến triển khá mới mẻ. Như vậy nghĩa là hầu hết các công ty không được chuẩn bị để áp dụng hiệu quả: họ thiếu các kênh phù hợp, lãnh đạo không tin vào hình thức giao tiếp này và nhân viên thiếu niềm tin để lên tiếng.

Những doanh nghiệp tích cực cố gắng thúc đẩy hoạt động giao tiếp từ dưới lên cũng có ít cách làm tốt nhất rõ ràng để tuân theo.

Nếu Tổng Giám đốc muốn gần gũi hơn với nhân viên thì nên làm thế nào? Họ cung cấp địa chỉ email của mình và có nguy cơ không thể trả lời hết tin nhắn vì bị quá tải? Có lẽ họ chỉ nên khuyến khích nhân viên nói chuyện với cấp quản lý trực tiếp - người có thể truyền đạt ý kiến đóng góp của nhân viên. Hay hành động này lại khẳng định cảm giác xa cách và đi ngược lại tinh thần "dễ gần gũi"?

Giải pháp: Đầu tiên, bạn cần một kênh phù hợp vì không phải kênh nào cũng có thể xử lý hoạt động giao tiếp từ dưới lên. Bạn cần một kênh mà qua đó người lãnh đạo có thể đưa ra tuyên bố công khai theo cách khuyến khích bình luận và ý kiến đóng góp.

Mạng xã hội dành cho doanh nghiệp là lựa chọn tốt vì các nền tảng này được thiết kế để hỗ trợ kiểu tương tác cao của nhân viên nhìn thấy được. Ngược lại, email là lựa chọn đặc biệt tồi, như minh họa trong ví dụ trước. Ngay cả khi vị Tổng Giám đốc giả định cung cấp địa chỉ email và sau đó dành thời gian để trả lời hàng loạt tin nhắn đến, những nhân viên còn lại đa phần cũng sẽ không nhìn thấy câu trả lời của anh. Và một trong những điểm chính của hình thức giao tiếp từ dưới lên là nhà lãnh đạo có thể cho thấy rằng họ đang lắng nghe nhân viên của mình.

Bất kể bạn chọn kênh nào, điều quan trọng là phải hỗ trợ nhân viên đúng cách. Sau khi thiết lập và triển khai, điểm cốt yếu là phải ủng hộ những người sử dụng sớm nhất - những người đầu tiên sử dụng hệ thống mới. Những người này sẽ là tấm gương điển hình để những người khác noi theo. Do đó, bạn nên nêu bật những hành động của họ.

Là nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn thậm chí đóng vai trò quan trọng hơn trong việc định hình hành vi. Các quản lý cấp cao nên truyền cảm hứng bằng cách tương tác và trả lời bài viết và câu hỏi của nhân viên. Tổng Giám đốc có thể chỉ cần ủng hộ hoặc thỉnh thoảng bình luận, nhưng trưởng nhóm thì nên tích cực hơn khi để chứng tỏ vai trò quan trọng của mình. Cách làm này khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm của họ và tham gia vào cuộc trò chuyện ở cấp độ toàn công ty.

Trên hết, hãy nhớ lắng nghe ý kiến đóng góp khi bạn nhận được và phản hồi trực quan để nhân viên biết bạn đang tương tác với những gì họ nói. Nếu không, nhân viên sẽ nghi ngờ sự chân thành của bạn và bạn không thể tạo ra văn hóa giao tiếp từ dưới lên.

Mọi người thích sử dụng các công cụ mà họ biết

Thách thức này có một số khía cạnh. Đầu tiên là điều chúng ta đã thảo luận: kỳ vọng của nhân viên.

Nếu công nghệ không đủ tốt, bạn sẽ khó thu hút những nhân tài giỏi nhất và đồng nghĩa với việc đánh mất lợi thế cạnh tranh. Trong khi đó, nếu công nghệ của doanh nghiệp bạn tệ đến mức gần như không sử dụng được, nhân viên hiện tại có thể bỏ qua để chuyển sang ứng dụng dành cho người tiêu dùng - mà đây là vấn đề lớn về bảo mật, như chúng ta đã thảo luận.

Một vấn đề phổ biến khác là về bản chất, con người chống lại sự thay đổi. Sự ưa thích dùng những công cụ quen thuộc có thể khiến họ miễn cưỡng sử dụng các công cụ và kênh mới, ngay cả khi những công cụ và kênh cũ có sai sót rõ ràng. Tâm lý này cũng phần nào dễ hiểu: cần có thời gian và nỗ lực để tìm hiểu quy trình mới và đa số mọi người chỉ muốn lẳng lặng tiếp tục công việc và cuộc sống như trước đến nay.

Nếu không chú ý khắc phục vấn đề này, bạn có thể trong tình huống mà các cá nhân hoặc thậm chí toàn bộ đội ngũ ưa chuộng các phương pháp giao tiếp khác nhau. Điều này có vẻ khó xảy ra nếu hầu hết nhân viên của bạn làm việc trong cùng một toà nhà. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn hoạt động ở hàng chục địa điểm tại nhiều quốc gia, thật dễ thấy thói quen và quy trình được bản địa hóa có thể bắt đầu trở nên phổ biến.

Nếu nhiều bộ phận trong tổ chức của bạn đang sử dụng các kênh khác nhau thì sẽ thật khó để họ giao tiếp đúng cách. Tình trạng này cũng làm suy yếu những nỗ lực của bạn nhằm tạo ra phương thức thống nhất cho hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp.

"Nếu bạn mang đến cho nhân viên một giải pháp dễ dàng và cho thấy được những lợi ích thì họ sẽ áp dụng công cụ mới nhanh chóng hơn"

Giải pháp: Chúng tôi đã nhấn mạnh giá trị của việc đầu tư vào công nghệ hiện đại. Nhưng khi giới thiệu nền tảng mới, bạn cần trợ giúp họ bằng một kế hoạch triển khai mạnh mẽ.

Hỗ trợ nhân viên hiểu công nghệ mới dùng để làm gì, thay thế công cụ gì và lý do bạn quyết định chuyển đổi. Sau đó, đảm bảo rằng họ được đào tạo thích hợp về cách sử dụng công cụ mới và hiểu rằng quá trình này có thể mất thời gian. Nếu bạn đang tiếp cận theo từng giai đoạn, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết đồng nghiệp họ sẽ chuyển đổi ở đâu và vào thời điểm nào, cũng như quy trình họ nên tuân theo trong thời gian chuyển đổi.

Điều này giải quyết được một nửa thách thức, nhưng còn khả năng nhân viên chống lại sự thay đổi thì sao? Bạn có thể khiến cuộc sống trở nên đơn giản hơn nhiều - cho doanh nghiệp và nhân viên - bằng cách áp dụng các nền tảng dễ chuyển đổi. Thật vô nghĩa khi trả tiền cho một công cụ tuyệt vời giải quyết tất cả các vấn đề về mặt lý thuyết, nhưng phải có bằng cấp về Khoa học máy tính mới bật lên được. Mọi người không đủ chú tâm để học một cái gì đó phức tạp, do đó hãy tìm kiếm một công cụ thật dễ học.

Và mặc dù không cần nói ra, bạn nên kiểm tra xem công nghệ mà bạn đang giới thiệu có thực sự đáp ứng nhu cầu của nhân viên hay không, nhất là khả năng dễ tiếp cận. Công nghệ dễ tiếp cận sẽ khuyến khích nhân viên của bạn ủng hộ sự thay đổi mà bạn đang đề xuất. Nếu bạn mang đến cho nhân viên một giải pháp dễ dàng và cho thấy lợi ích, họ sẽ nhanh chóng chấp nhận và nhiều khả năng sẽ tiếp tục sử dụng công cụ mới.

Với tất cả những lý do đã nêu, điều quan trọng là bạn phải đưa bộ phận Nhân sự và Truyền thông vào quá trình ra quyết định. Đừng phó mặc sự lựa chọn công nghệ cho bộ phận CNTT, vì họ có thể không quan tâm đầy đủ đến nhu cầu thực sự của nhân viên.

Một suy nghĩ cuối cùng: khi bạn giới thiệu nền tảng mới, đừng ngại từ bỏ nền tảng cũ. Mục tiêu chính là sự hợp nhất, do đó thay vì tìm kiếm một số ứng dụng đơn lẻ tốt nhất, hãy tìm các công cụ dễ tiếp cận mà nhân viên có thể sử dụng để thực hiện nhiều nhiệm vụ. Hiệu suất cao hơn sẽ mang đến lợi nhuận trên vốn đầu tư tốt hơn, đồng thời có nghĩa là nhân viên phải học hỏi và theo dõi ít chương trình hơn.

Những người sử dụng công cụ đúng cho nhiệm vụ sai

Đôi khi, sở thích cá nhân có thể dẫn đến việc phụ thuộc quá nhiều vào một phương tiện hoặc phương pháp cụ thể. Ngược lại, việc này có thể dẫn đến một vấn đề nan giải phổ biến khác: những người cố gắng sử dụng kênh cho hình thức giao tiếp sai.

Hãy hình dung bạn đang cố gắng sử dụng một phương tiện không đồng bộ để giao tiếp đồng bộ, chẳng hạn như thực hiện cuộc trò chuyện "trực tiếp" thông qua hàng chục email qua lại trong một khoảng thời gian ngắn. Mặc dù chắc chắc là có thể giao tiếp theo cách này, nhưng đây là cách cực kỳ kém hiệu quả so với cùng một cách thức trao đổi qua tính năng nhắn tin tức thì. Kết quả là tạo ra lượng thông tin lớn trong hộp thư đến của tất cả mọi người liên quan.

Điều ngược lại cũng có thể xảy ra, khi những người sử dụng kênh đồng bộ để nhận thông báo không đồng bộ. Đây là vấn đề phổ biến với các công cụ nhắn tin tức thời dựa trên nhóm, được thiết kế chủ yếu cho một cuộc trò chuyện "trực tiếp" trên mỗi kênh. Nếu ai đó chia sẻ tin nhắn cho một cuộc thảo luận trong tương lai, tin nhắn đó sẽ bị che khuất nếu các cuộc trò chuyện khác bắt đầu trong thời gian chờ đợi.

Một số công cụ giải quyết vấn đề này bằng chức năng cho phép người dùng "ghim" các bài viết quan trọng để truy xuất nhanh chóng. Tuy vậy, những người không hiện diện tại thời điểm đăng bài viết gốc vẫn dễ dàng bỏ qua thông báo và bỏ lỡ thông tin cần thiết.

Và tất nhiên, có rủi ro rõ ràng nếu tổ chức lưu giữ thông tin tĩnh ở dạng giao tiếp động. Bất cứ khi nào mọi người sử dụng một kênh cho một hình thức giao tiếp mà không được thiết kế riêng cho kênh đó, các vấn đề sẽ nhanh chóng phát sinh.

Giải pháp: Một lần nữa, câu trả lời là phải áp dụng quy trình minh bạch, với sự hỗ trợ của môi trường văn hóa phù hợp. Bạn càng nỗ lực tạo ra hướng dẫn rõ ràng, áp dụng trên phạm vi toàn công ty cho toàn bộ đội ngũ nhân viên thì bạn càng ít khả năng gặp phải thách thức này. Trên tinh thần đó, khả năng xảy ra vấn đề này phải là một trong những yếu tố thúc đẩy bạn kiểm tra toàn diện hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp (xem bên dưới).

4 bí quyết để hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp hiệu quả hơn

4 bí quyết để hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp hiệu quả hơn

Tiến hành kiểm tra toàn diện kênh giao tiếp hiện tại trong doanh nghiệp

Khi nghiêm túc cải thiện hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ về các cách làm hiện tại.

Thực hiện kiểm tra các kênh trên phạm vi toàn công ty và thu thập nhiều thông tin chi tiết từ khắp doanh nghiệp. Yếu tố nào đang hoạt động hiệu quả? Các vấn đề phổ biến nhất là gì? Nếu được lựa chọn, nhân viên của bạn muốn sử dụng nền tảng nào nhất? Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ cho biết liệu bạn có cần những công cụ mới hoặc cải thiện hoạt động đào tạo hay không.

Xem hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp là nguồn lực cần đầu tư, chứ không phải khoản chi phí cần cắt giảm

Chi phí nâng cấp phần cứng và phần mềm có thể lớn, nhất là khi bạn cần nâng cấp cho mọi nhân viên trong đội ngũ. Tuy nhiên, như bài viết này lẽ ra đã nêu rõ, lợi ích của hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp vượt xa chi phí. Việc tiết kiệm chi phí sẽ khiến bạn gặp phải những rủi ro mà doanh nghiệp không thể đối phó.

Điều quan trọng là đầu tư vào các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp, vì vậy bạn nên bắt đầu bằng một cuộc kiểm tra chi tiết.

Cho mọi người quyền lên tiếng, có quy trình rõ ràng hỗ trợ

Những nhà lãnh đạo hiểu được giá trị thực sự của hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp sẽ tìm cách đưa toàn bộ đội ngũ nhân viên của họ tham gia vào cuộc trò chuyện. Họ ủng hộ các quan điểm từ khắp doanh nghiệp và làm mọi thứ có thể để khuyến khích mọi người lên tiếng. Trong quá trình này, họ tạo ra một môi trường văn hóa nơi nhân viên có thể bày tỏ quan điểm bất đồng và biết rằng quản lý cấp cao sẽ tích cực lắng nghe và phản hồi.

Tất cả những việc này đòi hỏi phải có nhiều kênh mạnh mẽ có tính hiệu quả, hỗ trợ nhu cầu của bạn trên tất cả 7 hình thức giao tiếp. Tuy nhiên, nền tảng giao tiếp chỉ có giá trị nếu bạn đào tạo nhân viên khai thác được hết tiềm năng, đồng thời hiểu các công cụ này đóng góp như thế nào vào sứ mệnh, giá trị và văn hóa nội bộ của doanh nghiệp.

Chia sẻ lộ trình giao tiếp trong doanh nghiệp

Cần có cam kết nghiêm túc để tạo ra văn hóa giao tiếp mà doanh nghiệp và nhân viên của bạn xứng đáng có được. Sau khi được xây dựng, cần duy trì sự quan tâm và chăm sóc nhất quán cho môi trường văn hoá này.

Việc này đòi hỏi nỗ lực tập thể từ tất cả mọi người trong tổ chức của bạn. Hãy dành thời gian để nắm được sự thay đổi cần thiết. Trình bày rõ tầm nhìn về mục tiêu bạn muốn đạt được, rồi chia sẻ tầm nhìn đó với nhân viên. Cho họ quyền lên tiếng, lắng nghe ý kiến, tinh chỉnh kế hoạch. Nếu bạn làm được những điều này thì mục tiêu là hoàn toàn khả thi.

Chỉ một phần ba số doanh nghiệp có chiến lược dài hạn cho hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp. Hãy chắc chắn bạn là một trong số họ.

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Khám phá những thông tin mới nhất về khách hàng và đối tác trong phần Tin tức trên Workplace.

Tìm hiểu thêm

Bài viết gần đây

Tin tức về khách hàng | Thời gian đọc: 4 phút

Workplace đã ra mắt được 5 năm!

Để đánh dấu lễ kỷ niệm sinh nhật của mình, chúng tôi sẽ làm sáng tỏ về tương lai của công việc và 5 phương pháp góp phần định hình tương lai này.

Câu chuyện thành công

Tìm hiểu cách xây dựng đội ngũ kết hợp hiệu quả cao

Sự gia tăng mô hình làm việc kết hợp đã thay đổi các quy tắc tương tác. Hãy sử dụng các nguồn lực sau đây trên Workplace from Meta để thay đổi cách bạn kết nối và liên lạc với nhân viên, dù họ ở đâu hay làm gì.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 9 phút

Giải thích về hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào việc chia sẻ thông tin thành công - và nhân viên của bạn cũng vậy. Tuy nhiên, 66% các công ty thiếu một kế hoạch dài hạn cho hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp. Tại sao đây lại là một sai lầm nghiêm trọng? Những thách thức phổ biến nhất trong giao tiếp là gì? Và làm cách nào để tránh những thách thức đó?