Cách dùng bot để nâng cao Trải nghiệm của nhân viên

COVID-19 đã đưa nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp hiện đại thành tâm điểm. Một vài trong số đó gồm văn hóa công ty, năng lực CNTT và hoạt động giao tiếp nội bộ. Tuy nhiên, khía cạnh đáng chú ý nhất hậu đại dịch chính là Trải nghiệm của nhân viên (EX).

Lý do là gì ư? Vì EX là cách tổ chức tạo ra trải nghiệm có ý nghĩa hơn tại nơi làm việc (và về công việc). Sự gắn bó của nhân viên được thiết kế để thay đổi hành vi. Còn trải nghiệm nhân viên hướng đến mục tiêu thay đổi văn hóa bằng cách tập trung vào những gì liên quan đến phản ứng của con người. Ví dụ: mục đích, niềm tin, ý nghĩa và lòng tự hào.

Từ khóa ở đây là con người. Lý do là chỉ con người mới tác động được đến sự thay đổi cần thiết để tổ chức tiếp tục vượt qua giai đoạn bất ổn do đại dịch gây ra.

Nhưng công nghệ cũng có vai trò trong đó. Trong những tháng phong tỏa, chúng ta đã chứng kiến các tổ chức với mọi quy mô sử dụng công nghệ nhằm đưa nhân viên và đội ngũ xích lại gần nhau, tìm kiếm cách thức cộng tác mới và cải thiện văn hóa công ty ngay cả trong tình huống vô cùng khó khăn.

Một trong những trường hợp sử dụng thú vị nhất liên quan đến việc dùng bot với khả năng tự động hóa vô vàn tác vụ làm chúng ta chậm lại. Sau đây là một số trường hợp yêu thích của chúng tôi.

Làm cách nào để bot gia tăng giá trị cho trải nghiệm của nhân viên?

Bot trên Workplace trợ giúp mọi người thực hiện nhiều loại nhiệm vụ theo cách hiệu quả và dễ dàng hơn. Hãy xem ví dụ về bot chữ ký điện tử DocuSign. Nhờ công cụ này, mọi người có thể gửi và ký tài liệu dễ dàng, bảo mật thông qua bot đơn giản. Nhiệm vụ này nghe có vẻ đơn giản nhưng lại cải thiện hẳn cả quy trình, hay chính là toàn bộ trải nghiệm của người dùng.

Khi công việc trở dễ dàng hơn (và có thể là thú vị hơn), doanh nghiệp có thể xây dựng văn hóa và thay đổi cách cộng tác. Bằng cách cải thiện cách thức, thời gian và địa điểm làm việc, bạn cải thiện được cảm giác của mọi người về công việc.

Sử dụng bot để quản lý các nhiệm vụ đơn điệu một cách dễ dàng hơn

Thời gian là vô giá. Nhiều tổ chức gặp khó khăn cấp bách và cần có giải pháp nhanh chóng. Cách giải quyết kịp thời các thử thách về nhân sự là sử dụng bot - công cụ Mercado Libre đã và đang dùng để củng cố văn hóa theo quy mô lớn.

Để thúc đẩy và gắn bó đội ngũ, trọng tâm nằm ở quá trình tìm ra cách dân chủ hóa hoạt động ghi nhận. Bot đã cung cấp cho mọi người các cách dễ dàng để ghi nhận những đồng nghiệp sống theo giá trị và nguyên tắc văn hóa của công ty. Bot trên Workplace cũng trợ giúp đội ngũ Mercado Libre thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày (như cung cấp ý kiến đóng góp không thiên vị về cuộc phỏng vấn cho ứng viên tiềm năng trong thời gian thực) và lên lịch nhiều Buổi họp phát triển hàng quý với thành viên trong đội ngũ.

RHB Singapore sử dụng bot trên Workplace để tự động hóa và quản lý các nhiệm vụ hành chính đơn điệu, chẳng hạn như lên lịch và đặt phòng họp cũng như xử lý câu hỏi thường gặp. Công việc hiện không còn lỗi và nhân viên RHB có thể sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn nhiều trong các lĩnh vực ảnh hưởng đến lợi nhuận, chẳng hạn như cải tiến trải nghiệm khách hàng.

Sử dụng bot để đưa những giá trị mới của công ty vào thực tế tại WW

WW - công ty chăm sóc sức khỏe với mục tiêu giúp mọi người sống khỏe mạnh hơn - bắt đầu khám phá cách dùng bot trên Workplace để giao tiếp với nhân viên hiệu quả hơn. Công ty này hợp tác với đối tác The Bot Platform của chúng tôi nhằm phát triển bot nhận dạng nhân viên tên là "Ripple" (Gợn sóng). Bot này khuyến khích mọi người đề cử đồng nghiệp cũng như quảng bá hành vi và giá trị của doanh nghiệp. Đúng như tên gọi, bot nói trên tạo ra hiệu ứng gợn sóng trong khắp tổ chức và tự động hóa các quy trình hiện có của WW, từ đó nêu bật giá trị mới của doanh nghiệp.

Sử dụng bot để tự động hóa quy trình làm việc tại Clarins Vương quốc Anh

Khi số nhân viên làm việc tại nhà tăng lên, cùng lượng người làm việc tại thực địa vốn cao, Clarins Vương quốc Anh tạo ra bot kỹ thuật số mới góp phần thúc đẩy năng suất cho các đội ngũ tuyến đầu và tại văn phòng ở Vương quốc Anh. Bot này tên là Clarins Assist: People Directory. Nhân viên chỉ cần mở bot bằng Chat trên Workplace và tìm kiếm theo tên để biết chi tiết chính về bất kỳ nhân viên nào tại Clarins Vương quốc Anh đang làm việc ở văn phòng hoặc tuyến đầu.

Sau đó, bot này sẽ truy xuất chức danh, số điện thoại bàn, số điện thoại di động, địa chỉ email, phòng ban và vị trí/tầng của nhân viên đó. Bot của Clarins Vương quốc Anh cũng tạo điều kiện cho nhân viên gọi trực tiếp đến Quầy lễ tân của Văn phòng trụ sở chính và bộ phận Hỗ trợ Dịch vụ CNTT, cũng như cung cấp cho họ danh sách Đơn vị cứu hỏa và Sơ cứu. Cả 2 quy trình này đều diễn ra dễ dàng và trơn tru.

Làm cách nào để bot trợ giúp nhân viên làm việc từ xa?

Đại dịch COVID-19 buộc nhiều doanh nghiệp đóng cửa và nhân viên phải đột ngột chuyển sang môi trường làm việc từ xa. Nhiều tổ chức cần có những cách thực tiễn để đảm bảo luôn kết nối và truyền đạt thông tin quan trọng. Một lần nữa, bot có thể mang đến giải pháp thông minh.

Sử dụng bot để định hướng nhanh nhân viên làm việc từ xa tại Moneypenny

Moneypenny - công ty xử lý các cuộc gọi và đoạn chat trực tiếp thuê ngoài cho hàng nghìn công ty khác nhau - dùng bot làm trợ tá định hướng nhanh chóng nhằm trợ giúp nhân viên chuyển sang hình thức làm việc từ xa một cách suôn sẻ nhất có thể.

Do Moneypenny và The Bot Platform hợp tác phát triển, bot này có nhiệm vụ hỏi nhân viên về phần cứng, tốc độ Internet và môi trường làm việc tại nhà nhằm đảm bảo mọi người được trang bị đầy đủ cho hình thức làm việc từ xa lâu dài. Bot của Moneypenny tăng tốc đáng kể quy trình nói trên và đảm bảo đội ngũ trong công ty có công cụ cần thiết để mang lại dịch vụ hỗ trợ khách hàng xuất sắc.

Sử dụng bot để khảo sát nhân viên làm việc từ xa với Huminos

Các cuộc khảo sát khoa học, nhanh chóng và dễ dàng lên lịch là cách thức then chốt để thu thập ý kiến của nhân viên làm việc từ xa. 700 công ty đã cài đặt bot do đối tác Huminos của Workplace phát triển vì muốn hiểu rõ hệ quả từ hình thức làm việc tại nhà trong và sau giai đoạn giãn cách xã hội vì COVID-19. Các tổ chức nói trên dùng bot của Huminos để gửi hàng triệu thông điệp tới nhân viên của mình. Bằng cách này, họ thu thập được ý kiến đóng góp theo thời gian thực về những nỗi lo lắng của nhân viên, từ đó đưa ra quyết định phù hợp hơn khi lên kế hoạch trở lại nơi làm việc.

Sử dụng bot để chăm sóc nhân viên làm việc từ xa

Hoạt động kiểm tra sức khỏe tinh thần của nhân viên làm việc tại nhà là phần rất quan trọng trong Trải nghiệm của nhân viên.

Moneypenny rất xem trọng việc tạo ra nơi làm việc hạnh phúc và khả năng kiểm tra sức khỏe tâm thần của nhân viên khi họ làm việc tại nhà có vai trò trọng yếu. Moneypenny cũng nhanh chóng dùng bot cho mục đích này. Công ty này kiểm tra tình trạng sức khỏe của nhân viên và đo lường sự cân bằng giữa đời sống và công việc của họ bằng bot "How are you doing?" (Bạn sao rồi?). Trong vòng 24 giờ, 75% nhân viên đã trả lời khảo sát. Họ cũng sử dụng bot đố vui cùng với bot Grab and Go (Lấy rồi đi) để nhân viên nhận lịch lấy đồ ăn vặt và bữa ăn tại văn phòng.

Các tổ chức khác có ý tưởng tương tự:

• Ransa - công ty hậu cần hàng đầu tại khu vực Andean và Trung Mỹ - đã sử dụng bot COVID-19 để chia sẻ bí quyết phòng ngừa hàng ngày nhằm tránh lây lan virus, củng cố kỹ năng làm việc tại nhà và nâng cao sức khỏe tâm thần
• Panasonic Ấn Độ cũng sử dụng bot COVID-19 của Huminos để đơn giản hóa hoạt động giao tiếp giữa 2 người trong Chat trên Workplace, chia sẻ các câu hỏi thường gặp về đại dịch và thu thập thông tin thông qua khảo sát. Nhờ đó, họ tạo điều kiện cho các giải pháp nhanh chóng dựa trên dữ liệu từ kết quả
• Lyse - công ty viễn thông và năng lượng tái tạo của Na Uy - đã sử dụng bot do đối tác Prepp của Workplace phát triển trong hoạt động định hướng nhân viên ở ở môi trường mới chỉ áp dụng hình thức làm việc từ xa. Bot này gửi thông báo đẩy đến nhân viên với thông tin quan trọng cũng như tin nhắn yêu cầu nhân viên mới thực hiện các hành động phù hợp và có ích nhằm nhanh chóng thích nghi với công việc.
• Clarins Vương quốc Anh đã tạo bot nhắc nhở mọi người kết thúc ngày làm việc vào lúc 18:00 (giờ địa phương) cũng như duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và đời sống

Làm cách nào bot có thể trợ giúp nhân viên trở lại nơi làm việc?

Khi một số doanh nghiệp bắt đầu mở cửa trở lại sau giai đoạn phong tỏa, họ cần tìm ra phương pháp truyền đạt các chính sách và quy trình mới với nhân viên, nhất là những người làm việc ở tuyến đầu. Một vài khách hàng của Workplace đang giảm gánh nặng của việc mở cửa lại với bot bằng cách điều phối lịch trở lại nơi làm việc và phân phối thông tin.

BP - A Beneficência Portuguesa de São Paulo chia sẻ thông tin thiết yếu bằng bot

A Beneficência Portuguesa de São Paulo - bệnh viện tư lớn nhất tại khu vực Mỹ La tinh - đã triển khai bot "BP Response" thông qua Alest Consultoria trên Workplace nhằm quản lý hoạt động phân phối thông tin trọng yếu khi họ bắt đầu thích ứng với đại dịch COVID-19.

Nhờ sử dụng bot này, họ nhanh chóng trang bị cho nhân viên tuyến đầu tất cả thông tin mới và chính xác nhất. Điều này đặc biệt quan trọng vì thông tin về an toàn và sức khỏe liên tục thay đổi, còn bệnh viện cần chia sẻ thông tin này nhanh chóng và chính xác. Với thành công và sự đón nhận nhanh chóng dành cho bot này, bệnh viện BP hiện sử dụng "BP Response" cho thông tin mới không liên quan đến COVID - bao gồm dự án, quy trình mới và câu hỏi thường gặp chung - để nhân viên và người lao động tại bệnh viện được cập nhật thường xuyên.

Flight Centre sử dụng bot để đảm bảo an toàn cho nhân viên trở lại làm việc

Flight Centre Travel Group - một trong các tập đoàn đại lý lữ hành lớn nhất thế giới - tuyển dụng hàng nghìn người trên toàn cầu. Bởi vì chính quyền trung ương và địa phương ban hành nhiều lệnh ở nhà khác nhau trong thời kỳ đại dịch COVID-19 tiếp diễn, đội ngũ của Flight Centre tại châu Mỹ đang trở lại văn phòng vào những thời gian khác nhau.

Để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho lực lượng nhân viên đông đảo của mình, Flight Centre đã tạo bot trên Workplace bằng The Bot Platform. Bot này nhắc nhở nhân viên trả lời một vài câu hỏi - một bước xác nhận mới mà tổ chức này yêu cầu để đảm bảo nhân viên tuân thủ các biện pháp an toàn và giảm thiểu tình trạng lây truyền COVID-19.

Khi nhân viên đăng nhập vào Workplace, bot này ngay lập tức hiển thị gợi ý hỏi nhân viên họ đang ở đâu - nhà hay văn phòng. Nếu nhân viên chọn văn phòng, bot sẽ yêu cầu họ nhấp vào liên kết rồi điền vào mẫu hỏi thêm thông tin. Công cụ theo dõi tự động xuất hiện cho nhân viên ngay sau khi họ đăng nhập vào Workplace. Nhờ đó, bot này giúp người quản lý văn phòng, người quản lý đội ngũ làm việc từ xa và đội ngũ lãnh đạo bớt đi trách nhiệm đảm bảo mỗi nhân viên đều được nhắc nhở duy trì các biện pháp bảo vệ, cũng như trợ giúp mọi người trở lại nơi làm việc an toàn, suôn sẻ.

Tìm hiểu thêm về bot trên Workplace.