Lợi ích mà bot có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn
Chúng tôi đã chứng kiến cách bot đang giảm tải khối lượng công việc. Sau đây là 5 ví dụ về cách bot làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn.
Bot đang nổi lên như những đồng nghiệp đáng quý tại nơi làm việc. Là cộng sự kỹ thuật số, bot khắc phục được các vấn đề nhỏ làm giảm năng suất và tiêu tốn tiền bạc của doanh nghiệp. Bot là giải pháp đơn giản, làm cho nhiệm vụ công việc trở nên thú vị hơn và quy trình làm việc bớt phiền toái đi đôi chút. Nhưng bot là gì?
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Bot là gì?
Bot là ứng dụng phần mềm dành riêng để mô phỏng hành vi của con người. Bot có thể giảm tải cho nhân viên để họ tập trung thời gian và năng lượng vào những việc sáng tạo hơn, có ý nghĩa hơn. Đó là những việc bạn cần nhờ tới bot, chứ không phải nhiệm vụ gây cản trở.
Có lẽ đó là lý do hơn 60% doanh nghiệp tại Vương quốc Anh cho rằng bot sẽ trở nên quan trọng hơn với tổ chức của họ trong 5 năm tiếp theo - cũng là lý do gần 1/3 các doanh nghiệp này dự định ra mắt bot trong vòng 12 tháng tới.
Dùng bot tạo sẵn hoặc tự xây dựng
Bot trong các nền tảng như Workplace có thể cải thiện đáng kể quy trình làm việc. Bạn có thể bắt đầu bằng bot tạo sẵn hoặc tự tạo bot riêng, tùy theo giải pháp mà mình cần.
Với tiện ích tích hợp tùy chỉnh, bạn có thể xây dựng bot tương tác trực tiếp với mọi người trong nhóm Workplace và Chat trên Workplace. Các bot này có thể tự động đăng nội dung vào nhóm, trả lời câu hỏi hoặc thích bài viết. Bot cũng có thể trò chuyện với mọi người theo thời gian thực hoặc xử lý những yêu cầu có các thành phần trò chuyện theo cấu trúc như câu trả lời nhanh và menu cố định.
Các công cụ tự động hóa của Workplace có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cho tổ chức. Sau đây là một vài ví dụ:
Hỗ trợ tổ chức đào tạo định hướng cho nhân viên mới
Khi bắt đầu công việc mới, nhân viên có thể thấy choáng ngợp và phải tiếp thu lượng thông tin khổng lồ. Bot trong Workplace có thể hỗ trợ chuyên viên Nhân sự. Bot có thể truy cập kho lưu trữ trung tâm của tổ chức, trong đó chứa thông tin nhân sự dành cho người mới. Sau đó, bot từ từ cung cấp tài liệu hữu ích để mọi người dễ dàng làm quen theo cách có hệ thống. Bot cũng có thể thu hút sự chú ý đến nội dung đào tạo phù hợp và tự động lên lịch các buổi hướng dẫn cho nhân viên mới.
Bot cho bộ phận Nhân sự
Công ty nghiên cứu thị trường Critical Mix sử dụng bot có tên là Aime để cung cấp cho nhân viên mới tất cả giấy tờ cần thiết qua Chat trên Workplace. Nếu nhân viên mới yêu cầu hỗ trợ, Aime có thể trò chuyện với họ thông qua mẫu.
Bộ phận CNTT thường bị "ngập" trong các yêu cầu giải quyết vấn đề hoặc sửa chữa máy móc. Vì vậy, bộ phận này sẽ giảm bớt được phần nào gánh nặng nếu có thể chuyển một số nhiệm vụ không gấp sang quy trình tự động.
Bot hỗ trợ CNTT có thể tạo yêu cầu dịch vụ ngay trong bài viết trên Workplace. Bot này sẽ trả lời bằng số yêu cầu và bình luận lại sau khi trạng thái cập nhật hoặc việc làm đóng. Bot cũng có thể quản lý những nhiệm vụ hỗ trợ cơ bản như đặt lại mật khẩu.
Cấp cho mọi người quyền truy cập thông tin nhân sự phù hợp
Cho dù ai đó muốn biết họ còn bao nhiêu ngày nghỉ phép trong năm hay mật khẩu WiFi cho phòng họp là gì, luôn có những câu hỏi mà tổ chức của bạn cần trả lời.
Dù bộ phận Nhân sự của bạn không thể có mặt 24/7 để giải quyết, nhưng công cụ tự động xử lý vô số nhiệm vụ Nhân sự thì có thể. Bot không chỉ cải thiện trải nghiệm của nhân viên mà còn giảm bớt lượng email và cuộc gọi, cũng như đơn giản hóa quy trình làm việc trong tổ chức.
Bạn có thể nhập câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp nhất về Nhân sự vào cơ sở dữ liệu Câu hỏi thường gặp. Từ đó, bot có thể cung cấp giải pháp tức thì cho nhân viên. Bot cũng có thể lưu trữ các chính sách và nguyên tắc để nhân viên dễ tham khảo.
Cải thiện sự nhàm chán trong công việc
Mỗi ngày, nhân viên phải làm một số nhiệm vụ lặp lại không mấy thú vị - nhưng những công việc đó không nhất thiết phải phiền toái. Ví dụ: nhờ hệ thống tự động hóa, các nhiệm vụ như tìm, lên lịch họp và sự kiện có thể trở nên thuận tiện hơn.
Dùng bot để tăng năng suất
Bot tự động hóa của Workplace có thể thay bạn lên lịch họp và quản lý lịch thông qua Chat trên Workplace. Chỉ cần yêu cầu cuộc họp mới và chọn người tham dự, bot sẽ kiểm tra lịch của mọi người để tìm khoảng thời gian trống phù hợp nhất.
Bot cũng sẽ gửi lời nhắc hoặc thông báo khi đến gần thời gian họp hơn để mọi người không quên tham dự. Nếu cuộc họp diễn ra bên ngoài, bot có thể cung cấp thông tin chỉ đường đến sự kiện.
Như vậy, sẽ có ít cuộc gọi hơn, tỷ lệ đóng yêu cầu cao hơn và các bên liên quan trở nên vui vẻ hơn.
Hỗ trợ lãnh đạo thăm dò ý kiến nhanh trong tổ chức
Bạn có thể dùng bot để tạo niềm vui ở nơi làm việc và tương tác với mọi người. Ví dụ: Surveybot có thể thực hiện khảo sát tức thì thông qua Chat trên Workplace và phân tích câu trả lời theo thời gian thực.
Công ty phát triển khách sạn Ennismore có bot "Ennismore Hero" để mọi người bầu chọn nhân viên tiêu biểu của tháng tại vị trí của mình. Sau đó, hệ thống sẽ đếm và hiển thị phiếu bầu trên trang tính của Google bằng một tiện ích tích hợp khác.
Có thể bạn quan tâm:
• Kỹ thuật quản lý thời gian
• Cách cải thiện năng suất cá nhân
• Quản lý năng suất là gì và ảnh hưởng như thế nào đến năng suất của đội ngũ?
