Các doanh nghiệp lãng phí số tiền đáng kinh ngạc là $5 nghìn tỷ mỗi năm do tổn thất năng suất chỉ vì nhân viên dành quá nhiều thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ hành chính lặp lại.

Tình trạng này có vẻ cũng ảnh hưởng đến tinh thần làm việc. Tại Vương quốc Anh, 29% nhân viên cho biết họ trở nên thiếu nhiệt tình vì những điểm kém hiệu quả tại nơi làm việc.

Công cụ tự động hóa hỗ trợ tinh giản quy trình và giải phóng nhân viên

Nếu đội ngũ của bạn đang lãng phí thời gian cho các nhiệm vụ lặp lại và nhàm chán, có thể đã đến lúc bạn nên giảm bớt chút công việc cho họ. Công cụ tự động hóa hỗ trợ tinh giản quy trình làm việc để nhân viên có thêm thời gian tập trung vào những mục tiêu sáng tạo hơn mà robot không thể thực hiện.

Sau đây là một số gợi ý về nhiệm vụ bạn có thể tự động hóa.

Lên lịch cuộc họp

Khi lên lịch, không dễ để tập hợp mọi người trong một căn phòng vào cùng một lúc.

Bằng cách tự động hóa hoạt động lập kế hoạch tại nơi làm việc, bạn có thể đặt phòng họp hoặc lên lại lịch cuộc hẹn tức thì. Mọi người cũng sẽ nhận được thông báo ngay khi có sự thay đổi. Bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc để mọi người không thể lấy cớ là quên không tham dự.

Sao lưu dữ liệu

Dữ liệu là tài sản quý giá nên bạn sẽ không muốn mất dữ liệu vì máy tính bị lỗi hay nhiễm virus. Nhưng quá trình sao lưu máy tính theo cách thủ công có thể tốn nhiều giờ.

Thay vào đó, bạn có thể tự động sao lưu dữ liệu trên đám mây để đảm bảo mình luôn có quyền truy cập file mới nhất ngay cả công ty gặp sự cố.

Workplace cung cấp cho bạn tiện ích tích hợp với các nền tảng chia sẻ file như Dropbox và OneDrive

Với Workplace, bạn có các công cụ cần thiết trên đám mây cùng tiện ích tích hợp dành cho những nền tảng chia sẻ file (như Dropbox và OneDrive) để tự động hóa quá trình sao lưu dữ liệu.

Workplace là nền tảng ưu tiên di động nên bạn có thể tiếp tục và cộng tác trên tài liệu khi đang di chuyển.

Hóa đơn và chi phí

Bạn có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ tài chính hàng ngày

Bạn có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ tài chính hàng ngày, chẳng hạn như thanh toán hóa đơn, quản lý hóa đơn cũng như theo dõi biên lai và chi phí.

Marketing trên mạng xã hội

Bằng cách tự động hóa một số hoạt động trên mạng xã hội, bạn có thêm thời gian cho những nhiệm vụ khác

Nhưng quá trình tỉ mỉ tạo bài viết hấp dẫn để cập nhật thông tin cho khách hàng và người theo dõi có thể khá tốn thời gian. Bằng cách tự động hóa một số - nhưng không phải tất cả - bài viết trên mạng xã hội, bạn có thêm thời gian cho những nhiệm vụ khác.

Bạn có thể lên trước lịch đăng bài, chia sẻ nội dung khác và xem những ai đang nói về thương hiệu mình trên mạng, từ đó biết được đối tượng cần nhắm mục tiêu trong hoạt động marketing.

Những nhiệm vụ không nên tự động hóa

Không phải quy trình kinh doanh nào cũng nên tự động hóa vì chỉ có con người mới xử lý tốt nhất một số nhiệm vụ như:

Trường hợp dịch vụ khách hàng phức tạp

Bot, AI và phần mềm tự phục vụ có thể là tương lai của công việc dịch vụ khách hàng

Nhưng khi cần giải quyết các yêu cầu và lời phàn nàn phức tạp hơn, bạn luôn nên dùng con người. Nếu không, danh tiếng của công ty có thể bị tổn hại.

Sáng tạo và đổi mới

Các nhiệm vụ cần đến tính sáng tạo và ý tưởng tốt nhất nên do con người phụ trách. Cách làm này áp dụng khi bạn thiết kế nội dung web, lên ý tưởng hoặc phát triển phương thức đào tạo hiệu quả hơn.

Các nền tảng tự động hóa chưa có cùng khả năng tư duy sáng tạo như con người nhưng có thể hỗ trợ con người qua những công cụ họ cần để đổi mới.

Quản lý chất lượng

Dù hệ thống tự động hóa có thể hỗ trợ bạn tăng tốc quá trình sản xuất và thử nghiệm sản phẩm được làm ra nhưng bạn vẫn cần con người để đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoàn thiện.

Trí tuệ nhân tạo không thể hoàn toàn đánh giá trải nghiệm người dùng giống như con người.