Các giám đốc điều hành, Giám đốc Workplace và những nhà đột phá kỹ thuật số từ khắp khu vực Scandinavia đã hội tụ về Oslo vào tuần trước để tham gia cùng chúng tôi tại Transform Nordics.

Aker BP nói về yếu tố chính để ra mắt Workplace thành công

Cố vấn Truyền thông Nội bộ Cấp cao Camilla Hatleskog và Nhà phân tích CNTT cấp cao Jan Edvardsen của Aker BP đã mở màn sân khấu để chia sẻ về hành trình Workplace của họ. Aker BP nhắm đến bốn mục tiêu đơn giản khi triển khai Workplace:

"Có thể nói là mọi ý kiến đóng góp chúng tôi nhận được về Workplace đều tích cực. Việc đó nói lên rất nhiều điều."

Đối với Aker BP, chìa khóa để triển khai thành công một công cụ giao tiếp hiện đại, ưu tiên di động như Workplace chính là tận dụng thời điểm ra mắt để tạo tiếng vang và thu hút sự tham gia của toàn công ty.

Họ chọn thời điểm ra mắt Workplace trùng khớp với tiệc hè hàng năm vào ngày 07/06/2018 và chỉ trong vòng năm ngày, 80% nhân viên đã sử dụng Workplace.

Đến nay họ đã có 2.450 nhân viên trong cộng đồng Workplace, đảm bảo được sự tham gia tích cực của các cán bộ điều hành và khai tử thành công mạng nội bộ.

Họ có được kết quả đó bằng cách nào?

Aker BP đã làm năm điều để chuẩn bị cho ngày ra mắt thành công:

"Trong vòng 1 tháng kể từ khi ra mắt WP, 95% nhân sự của chúng tôi đã tham gia sử dụng. Mỗi ngày, mọi người chia sẻ nội dung có chất lượng thực sự cao trên Workplace mà không cần chúng tôi phải đốc thúc."

Ý tưởng tự động hóa hàng đầu của Prepp

Tiếp theo là Amin Fard, Tổng Giám đốc công ty chat bot Prepp. Amin cung cấp một khóa học tại chỗ, cấp tốc về bot và nêu bật những ví dụ hay nhất về cách các công ty Bắc Âu dùng bot để làm việc thông minh hơn.

Bot trên Workplace, nhận dạng từ khóa (ví dụ: để điền biểu mẫu) và tự động hóa (ví dụ: để kích hoạt chuỗi tin nhắn) là ba loại bot phổ biến nhất.

• Khảo sát nhân viên
• Câu hỏi thường gặp
• Đào tạo nhân viên mới
• Triển khai khóa học trực tuyến
• Giải quyết phiếu yêu cầu hỗ trợ khách hàng
• Xử lý biểu mẫu
• Tuân thủ

Tìm hiểu thêm về cách công ty của bạn có thể áp dụng bot và lợi ích khi làm vậy tại đây.

Securitas Thụy Điển chuyển đổi công nghệ bằng Workplace

Chiều cùng ngày, Jens Granath - Trưởng Bộ phận Truyền thông Marketing của Securitas Thụy Điển hoàn toàn thu hút khán giả khi nói về việc họ áp dụng Workplace gần đây.

Một điều đáng ngạc nhiên là 80% nhân viên của Securitas Thụy Điển làm ca đêm. Trước khi dùng Workplace, hai nhân viên gác đêm có thể làm cùng một ca vào những đêm xen kẽ mà không có cách nào liên lạc với nhau.

Trong thời kỳ tiền Workplace, bảng ghim là trung tâm giao tiếp chủ đạo tại các văn phòng địa phương của Securitas Thụy Điển.

Điều gì đã thay đổi cùng Workplace?

"Với Workplace, chúng tôi nhận thấy ý tưởng đến với mọi người khi họ làm việc chặt chẽ cùng nhau."

Một ví dụ về sự đổi mới đến từ cộng đồng Workplace của Securitas Thụy Điển là ý tưởng của một nhân viên về việc tận dụng bức tường trống trong văn phòng.

Thay vì để các thiết bị an toàn rải rác khắp nơi, nhân viên này đã nảy ra ý tưởng gom tất cả về một chỗ và trưng bày gọn gàng trên một bức tường trống.

Thậm chí anh còn sơn bức tường bằng màu thương hiệu của Securitas Thụy Điển để hoàn tất ý tưởng này và chia sẻ trên Workplace.

Hình ảnh bức tường có thương hiệu nhận được rất nhiều lượt thích và khen ngợi trên Workplace rồi lan truyền nhanh chóng ngay sau đó. Các văn phòng khác bắt đầu sao chép bức tường có thương hiệu. Không lâu sau, Securitas Thụy Điển quyết định biến nó thành vật phẩm hỗ trợ chính thức.

Hiện nay, họ đã tạo ra một bức tường có thương hiệu dựng tại chỗ, di chuyển được để sử dụng tại các sự kiện và bối cảnh trưng bày di động.

Thông tin chi tiết từ các nhóm chủ chốt và lãnh đạo Workplace

Để chốt lại sự kiện, bốn nhà lãnh đạo đến từ Workplace đã lên sân khấu để tham gia Buổi thảo luận mở nhằm chia sẻ lời khuyên, thông tin chi tiết về sản phẩm và các bí quyết hữu ích để tận dụng tối đa Workplace mỗi ngày.

Dưới đây là các bí quyết họ yêu thích nhất với Workplace.

Julien Lesaicherre, Giám đốc Workplace

Tận dụng bài viết đã lên lịch và bài viết nháp. Đây là những tính năng tuyệt vời nên tận dụng về mặt quản lý thời gian. Bạn có thể lập sẵn kế hoạch để tự động đăng bài viết đã lên lịch vào mỗi sáng sớm thứ Hai hoặc ở một thời điểm cố định hàng tuần.

Bài viết nháp tạo điều kiện để bạn dễ dàng quản lý những bài viết dài, cần được chỉnh sửa hoặc thêm vào nhiều lần mà không phải rời khỏi Workplace.

Christine Overby, Giám đốc Marketing Sản phẩm

Tạo nhóm "Chỉ tôi" trên Workplace. Đây là nơi hoàn hảo để ghi chú nội dung họp suốt cả ngày, rất dễ truy cập và truy cứu khi muốn tìm lại ghi chú hoặc suy nghĩ nhất định từ cuộc họp trước. Với Nhóm này, bạn chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo cũng dễ dàng hơn nhiều.

Jennifer Hunt, Kỹ sư Giải pháp

Hãy sử dụng Trung tâm thông báo. Và nhớ tinh chỉnh cài đặt nhận thông báo để luôn nhận được 100% thông báo đáng quan tâm khi ở trong Trung tâm.

Như vậy thì việc giải quyết thông báo hàng ngày sẽ dễ quản lý hơn nhiều, còn khi muốn xem nội dung khác thì chỉ cần chuyển sang Bảng tin.

Namit Chadha, Thiết kế Sản phẩm

Thiết lập Nhóm riêng. Tạo Nhóm riêng với quản lý hoặc người thường làm việc cùng bạn để đăng bài cho nhau mà không cần dùng đến email hay Chat trên Workplace.

Đây là phương thức dễ làm, dễ truy cứu để cập nhật thông tin cho nhau. Bằng cách này, bạn cũng biết được người kia đã xem, thích hay bày tỏ cảm xúc gì với thông tin mới mà bạn chia sẻ hay chưa.