Những thách thức và lợi ích của mô hình làm việc tinh gọn

Các cách làm việc tinh gọn đang ngày càng phổ biến, với số lượng đội ngũ áp dụng các kỹ thuật tinh gọn ngày càng tăng. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của hình thức làm việc tinh gọn.

NăNG SUấT | THờI GIAN đọC: 6 PHúT
agile collaboration tools - Workplace from Meta

Với trọng tâm là hoàn thành công việc nhanh chóng với tính linh hoạt tối đa và sự hạn chế tối thiểu, các kỹ thuật làm việc tinh gọn vô cùng phù hợp với thời đại làm việc kết hợp.

Nghiên cứu cho thấy tỷ lệ áp dụng phương pháp làm việc tinh gọn đã tăng từ 37% lên 86% đối với các đội ngũ phát triển phần mềm và tăng gấp đôi đối với những đội ngũ không thuộc lĩnh vực CNTT.

Tuy nhiên, giống như nhiều cách làm việc khác, phương pháp làm việc tinh gọn cũng có cả lợi ích lẫn thách thức đối với các nhà quản lý và đội ngũ lãnh đạo cấp cao.

Lợi ích của mô hình làm việc tinh gọn

Lợi ích của mô hình làm việc tinh gọn

Một số ưu điểm của mô hình làm việc tinh gọn bao gồm:

Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp

Hình thức làm việc tinh gọn góp phần tạo nên nơi làm việc cởi mở, gần gũi để mọi người có thể xác định và giải quyết các thách thức kinh doanh dễ dàng hơn. Các đội ngũ làm việc cùng nhau để ưu tiên nhiệm vụ và hoàn thành đúng hạn chót, đồng thời tiết kiệm thời gian nhờ hoạt động giao tiếp hiệu quả hơn.

Tăng khả năng đáp ứng sự thay đổi

Người quản lý dự án sẽ nắm được là công việc nào cần được ưu tiên, vào cả thời điểm dự án bắt đầu lẫn trong quá trình thực hiện. Thông qua phương thức cộng tác tinh gọn, doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm và dịch vụ ra thị trường một cách nhanh chóng hơn. Đây là yếu tố cần thiết để bạn luôn ở vị thế dẫn đầu. Ngoài ra, phương pháp này có thể tăng cường sự gắn kết của nhân viên, từ đó tăng hiệu suất để các đội ngũ làm việc thông minh hơn, thay vì chăm chỉ hơn.

Phá bỏ rào cản công việc

Khi các đội ngũ làm việc trong dự án bị cô lập thì khó mà chia sẻ được ý tưởng và thông tin. Nhờ phương pháp cộng tác tinh gọn, những nhân sự phù hợp từ các đội nhóm khác có thể kết nối với nhau và phối hợp thực hiện nhiệm vụ, qua đó thúc đẩy năng suất và hoạt động cộng tác liên phòng ban.

Tăng sự hài lòng của nhân viên

Các đội ngũ làm việc tinh gọn được trao quyền để đưa ra quyết định và chủ động thực hiện công việc của họ, dẫn đến cảm giác tự chủ và gắn kết giữa thành viên trong đội ngũ. Ngoài ra, khi tập trung vào nhu cầu của khách hàng và nhận ý kiến đóng góp thường xuyên, nhân viên có thể cảm thấy gắn kết hơn với công việc họ đang làm cũng như tác động của công việc đó đối với tổ chức cùng khách hàng của tổ chức đó.

Xác định nhiệm vụ ưu tiên

Bằng cách chia nhỏ dự án phức tạp thành các giai đoạn nước rút tinh gọn, ta có thể hiểu rõ hơn về tiến trình dự án và những nhiệm vụ liên quan để đáp ứng tiến trình này. Cụ thể, người quản lý dự án sẽ nắm được các công việc nào là cần ưu tiên, vào cả thời điểm dự án bắt đầu lẫn trong quá trình thực hiện.

Cải thiện và phát triển

Mỗi giai đoạn nước rút đều có bước xem xét và đánh giá để dự án phát triển trong cả quá trình, chứ không chỉ ở thời điểm kết thúc. Đội ngũ có thể triển khai và thử nghiệm các giải pháp đổi mới, rồi (nếu thành công) thêm vào giai đoạn nước rút tiếp theo, nhờ vậy dự án sẽ không ngừng phát triển.

Tạo ra môi trường an toàn hơn để chấp nhận rủi ro

Nhờ làm việc theo các giai đoạn nước rút và tập trung vào những nhiệm vụ cụ thể trong khung thời gian ngắn hơn, đội ngũ có thể thoải mái chấp nhận rủi ro nhỏ. Dù không mang lại tác động, lần mạo hiểm đó cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến toàn bộ dự án. Còn nếu thành công, sự mạo hiểm này có thể mở ra cơ hội mới để bạn cải thiện công việc.

Những thách thức của mô hình làm việc tinh gọn

Những thách thức của mô hình làm việc tinh gọn

Khi áp dụng mô hình làm việc tinh gọn, tổ chức có thể gặp phải một số thử thách.

Mô hình này không phù hợp với tất cả các cấu trúc

Mô hình làm việc tinh gọn đòi hỏi mức độ tin cậy, giao tiếp và hợp tác cao giữa các thành viên trong đội ngũ. Các tổ chức truyền thống và phân cấp rõ hơn khó có thể đảm bảo những yếu tố trên. Để triển khai phương pháp làm việc tinh gọn, công ty của bạn có thể phải thay đổi cấu trúc, dẫn đến một số phản kháng từ nhân viên.

Quản lý kém

Nhiều người quản lý có thể cảm thấy khó từ bỏ quyền kiểm soát và giao trách nhiệm cho đội ngũ của mình. Để đi theo mô hình tinh gọn, tất cả các đội ngũ điều hành, quản lý cấp trung và quản lý cấp cao phải nhận thức được rằng sẽ có một số thay đổi trong cách quản lý dự án. Họ phải hiểu lợi ích của mô hình làm việc tinh gọn và nắm rõ những gì họ cần làm.

Mô hình này phù hợp nhất với nhân viên hòa đồng

Trong các đội ngũ làm việc tinh gọn, những người giỏi giao tiếp nhất thường là người trao đổi thông tin hiệu quả nhất. Khả năng tạo lập mối quan hệ cùng các cuộc trò chuyện khi cần trở thành cách thức tiêu chuẩn để chia sẻ thông tin và ra quyết định. Các thành viên ít hướng ngoại hơn trong đội ngũ sẽ thấy khả năng tiếp cận thông tin quan trọng về dự án của họ bị hạn chế.

Quá tập trung vào đội ngũ

Nhu cầu về trách nhiệm tập thể của đội ngũ có thể cản trở nguyện vọng của những người làm việc hoàn toàn từ xa. Khi bạn kỳ vọng tất cả thành viên trong đội ngũ tham gia vào mọi quyết định, sẽ có rủi ro là các nhà quản lý xem nhân viên làm việc từ xa là người làm việc kém hiệu quả hoặc thậm chí là theo chủ nghĩa cá nhân.

Sự khác biệt giữa mô hình làm việc tinh gọn và làm việc linh hoạt là gì?

Sự khác biệt giữa mô hình làm việc tinh gọn và làm việc linh hoạt là gì?

Hình thức làm việc tinh gọn và làm việc linh hoạt đôi khi được dùng thay thế cho nhau nhưng lại không giống nhau. Trong mô hình làm việc linh hoạt nhân viên được tự do quyết định địa điểm cũng như thời gian làm việc để đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống. Mô hình làm việc tinh gọn là cách làm việc theo hình thức cộng tác và lặp đi lặp lại để cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách nhanh chóng, phù hợp.

Nhưng mô hình làm việc tinh gọn tập trung và khả năng làm việc mà không có phân cấp và sự hạn chế không cần thiết. Những đặc điểm này có thể phù hợp với hình thức làm việc linh hoạt nếu nhân viên trong đội ngũ làm việc được cùng nhau trong môi trường thực tế chung hoặc không gian ảo chung.

Cách quản lý đội ngũ làm việc tinh gọn

Cách quản lý đội ngũ làm việc tinh gọn

Xây dựng đội ngũ liên chức năng

Các dự án tinh gọn thường cần ý kiến đóng góp của những người có chuyên môn và lĩnh vực kiến thức khác nhau. Để thực hiện, người quản lý cần hiểu cách xây dựng các đội ngũ liên chức năng có thể làm việc cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục tiêu.

Nghĩa là họ cần lựa chọn cẩn thận những cá nhân có bộ kỹ năng và kiến thức khác nhau nhưng có thể cộng tác tốt với nhau. Khi làm việc trong một dự án, đội ngũ có thể nghe người khác nói về những thách thức tiềm ẩn để từ đó giải quyết vấn đề sớm hơn và nâng cao hiệu quả.

Khuyến khích quyền tự chủ

Trước khi chọn triển khai các quy trình tinh gọn, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy tự tin với hình thức làm việc này.

Một trong những rào cản đối với sự thành công của mô hình làm việc tinh gọn là đội ngũ không muốn áp dụng các phương pháp làm việc tinh gọn và chịu trách nhiệm về công việc của mình. Người quản lý có thể góp phần khắc phục rào cản này bằng cách khuyến khích các đội ngũ nắm quyền tự chủ và làm việc theo sáng kiến của riêng họ mà không cần chờ đợi sự phê duyệt cho mỗi hành động hoặc quyết định.

Giới thiệu về lợi ích của hình thức làm việc tinh gọn

Hoạt động giao tiếp kém có thể khiến các dự án tinh gọn không thể thành công. Đội ngũ quản lý và lãnh đạo cần truyền đạt được lợi ích của phương pháp làm việc tinh gọn một cách hiệu quả. Mọi người cần hiểu lý do tại sao tổ chức muốn áp dụng phương pháp làm việc tinh gọn và lợi ích của phương pháp này đối với nhân viên cũng như toàn bộ doanh nghiệp.

Đọc tiếp

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác trong đội ngũ

Khám phá các bí quyết quan trọng để cải thiện hoạt động cộng tác nhóm tại nơi làm việc, bao gồm những lợi ích khi cộng tác và cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Năng suất | Thời gian đọc: 11 phút

Phục hồi năng suất thời đại dịch

Năng suất là một chủ đề nóng ngay cả trước những đợt phong toả diễn ra trên toàn cầu. Hiện tại, năng suất giữ vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp. Khám phá định nghĩa, cách đo lường và nâng cao năng suất sau thời kỳ đại dịch.

Làm việc từ xa | Thời gian đọc: 7 phút

Làm việc từ xa: Lợi ích và thách thức

Ngày càng nhiều người trong số chúng ta làm việc từ xa. Trong tương lai cũng sẽ có nhiều người làm việc từ xa hơn nữa. Khám phá ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa và cách khai thác tối đa mô hình này.