Phương pháp làm việc linh hoạt là gì?
Phương pháp làm việc linh hoạt đã hỗ trợ mọi người giao tiếp và cộng tác từ những năm 1970. Phương pháp này hiện đã chứng tỏ là cách làm phù hợp đặc biệt với thế giới làm việc theo hình thức từ xa và kết hợp như hiện nay.
Phương pháp làm việc linh hoạt là gì?
Nhanh chóng, tích cực phản hồi, hiệu quả, liên phòng ban là những đặc điểm của môi trường làm việc linh hoạt. Đây là phương pháp làm việc nhằm gia tăng tối đa tính linh hoạt và khả năng tiếp cận thông tin, đồng thời loại bỏ nhiều rào cản nhất có thể trong quá trình hoàn thành công việc. Phương pháp này phát huy hiệu quả bằng cách kết hợp quy trình, con người và công nghệ.
Giờ đây, phương pháp làm việc linh hoạt là kỹ thuật quản lý năng suất và dự án phổ biến, ngày càng được áp dụng rộng rãi. Vào năm 2022, digiatal.ai nhận thấy rằng tỷ lệ áp dụng phương pháp làm việc linh hoạt đã tăng từ 37% lên 86% trong các đội ngũ phát triển phần mềm, cũng như tăng gấp đôi trong nhóm không liên quan đến lĩnh vực CNTT.
Phương pháp làm việc linh hoạt hỗ trợ nhân viên và công ty chuyển đổi nhanh chóng, giải quyết nhu cầu mới xuất hiện và phản hồi hiệu quả mà không cần thông báo trước nhiều. Cốt lõi của phương pháp này nằm ở khả năng tinh giản quy trình và kết nối các đội ngũ liên bộ phận với nhau, vượt ra ngoài hệ thống phân cấp truyền thống.
Phương pháp linh hoạt đặc biệt hữu ích với các công ty làm việc theo mô hình kết hợp hoặc từ xa, trong đó nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm và có những trách nhiệm khác nhau.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Các cách làm việc linh hoạt
Hình thức làm việc đơn giản không chỉ là một phương pháp. Có các cách làm việc linh hoạt khác nhau với những ưu và nhược điểm riêng.
Phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee là kỹ thuật quản lý thời gian cho một số phương pháp làm việc linh hoạt. Chiến lược ưu tiên gồm 5 bước này hoạt động như sau:
Bước 1 - liệt kê 6 nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày tiếp theo hoặc trước cuối ngày
Bước 2 - đánh số nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng
Bước 3 - bắt đầu ngày làm việc với mục đầu tiên trong danh sách. Làm việc theo danh sách cho đến khi hoàn tất mọi nhiệm vụ
Bước 4 - đánh dấu mỗi mục là đã hoàn thành sau khi hoàn tất
Bước 5 - lặp lại quy trình này trong ngày tiếp theo
Phương pháp này hỗ trợ bạn ưu tiên thời gian và nâng cao năng suất, nhưng không tính đến các nhiệm vụ hoặc sự thay đổi bất ngờ trong kế hoạch.
Giai đoạn nước rút của phương pháp scrum
Với cách làm việc linh hoạt này, đội ngũ chia công việc thành các giai đoạn nước rút - những giai đoạn ngắn gắn liền với mục tiêu nhỏ, cụ thể. Mỗi giai đoạn nước rút đóng góp vào kết quả chuyển giao tổng thể của dự án.
Lập kế hoạch
Phát triển
Triển khai
Đánh giá
Các đội ngũ cộng tác làm việc theo hạn chót của giai đoạn nước rút, trong đó những người phù hợp cùng nhau thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Nếu mỗi giai đoạn nước rút đều diễn ra thuận lợi và hiệu quả, cả dự án nhiều khả năng sẽ hoàn thành đúng hạn, theo tiêu chuẩn cao. Sau mỗi giai đoạn nước rút, đội ngũ sẽ đánh giá những gì học hỏi được và áp dụng vào giai đoạn tiếp theo, qua đó dự án có thể thay đổi nhằm ứng phó với các thử thách trong quá trình thực hiện.
Tuy nhiên, phương pháp scrum khó mở rộng và chỉ đạt hiệu quả nhất với đội ngũ nhỏ.
Kanban
Kanban (nghĩa là "bảng hiệu") là phương pháp làm việc linh hoạt trực quan, thường được dùng trong lĩnh vực sản xuất. Phương pháp này hoạt động thông qua các tấm bảng cùng thẻ đại diện cho nhiệm vụ. Những thẻ này sẽ đi qua các giai đoạn trong quy trình công việc, được thể hiện bằng cột.
Một trong những ưu điểm chính của phương pháp Kanban là đội ngũ có thể thuận tiện nắm bắt tình hình của mỗi nhiệm vụ trong dự án theo thời gian thực. Phương pháp nói trên cũng cho thấy tiến độ làm việc của nhân viên trong đội ngũ. Điểm này rất hữu ích trong đội ngũ làm việc theo mô hình từ xa và kết hợp.
Nhược điểm của phương pháp này là bảng kanban với quá nhiều chi tiết có thể khiến mọi người bối rối. Nếu thẻ không di chuyển, nhiệm vụ khác có thể không tiến triển.
Scrumban
Như cái tên thể hiện, Scrumban là phương pháp kết hợp giữa Scrum và Kanban.
Phương pháp nói trên sử dụng bảng Kanban để rút ngắn quy trình làm việc và bất cứ ai cũng có thể chọn nhiệm vụ mà mình muốn thực hiện trên bảng, thay vì đợi người quản lý dự án chỉ định công việc cho họ. Bảng này sẽ không bị quá tải thông tin vì có giới hạn về số lượng nhiệm vụ tại một thời điểm.
Tuy phương pháp Scrumban linh hoạt hơn so với phương pháp Kanban truyền thống, nhưng cũng có thể khó nắm bắt những gì mọi người đang làm, khiến quá trình lập kế hoạch trở nên khó hơn.
Tạo môi trường làm việc linh hoạt
Sau đây là một số cách tốt nhất để tạo môi trường làm việc linh hoạt:
Đặt ra mục tiêu rõ ràng
Đảm bảo tính minh bạch cho quá trình quản lý dự án bằng cách đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng, cũng như chia sẻ những nội dung đó với đội ngũ. Nhờ đó, mọi người đều sẽ nắm được tình hình tổng thể và dễ dàng theo dõi tiến độ.
Cung cấp quá trình đào tạo nhập môn hiệu quả
Cung cấp phương pháp định hướng hoặc dự khán để đảm bảo thành viên mới của đội ngũ tham gia đầy đủ vào các quy trình linh hoạt, cũng như đặt ra kỳ vọng trước khi bắt đầu dự án.
Trao cho đội ngũ quyền tự chủ
Khi bạn giao cho đội ngũ những trách nhiệm rõ ràng, đồng thời tạo ra không gian để họ tự tổ chức và quản lý, nhân viên sẽ có thêm sự tự do nhằm đạt được mục tiêu cũng như vượt qua thử thách.
Cung cấp công cụ và chương trình đào tạo
Vì các giá trị của phương pháp làm việc linh hoạt phụ thuộc vào con người nên thành viên trong đội ngũ cần nắm rõ cách làm việc theo hình thức này. Hãy dành thời gian đào tạo nhân viên theo hướng làm việc linh hoạt, đảm bảo rằng họ hiểu về những phương pháp và kết quả bạn muốn họ đạt được.
Tập trung vào hoạt động cộng tác
Mỗi giai đoạn lặp lại linh hoạt tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ, thay vì mắc kẹt trong quá trình lên kế hoạch trước. Nghĩa là bạn cần tập trung nhiều hơn vào hoạt động cộng tác và giao tiếp trong đội ngũ.
Một buổi họp nhanh dài 15 phút hay "scrum" có thể hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu này. Các cuộc họp lên kế hoạch, xem xét và đánh giá giai đoạn nước rút nhắm đến khía cạnh cụ thể hơn của dự án, với những nhóm nhỏ tập trung vào từng nhiệm vụ đơn lẻ. Đội ngũ cũng thường xuyên tham khảo ý kiến của các bên liên quan quan trọng nhằm đảm bảo dự án đang giải quyết các ưu tiên kinh doanh. Hãy đảm bảo những nhóm nhỏ và lớn này cộng tác hiệu quả và mọi mối lo ngại hoặc bận tâm đều được giải quyết.
Sử dụng công cụ cộng tác phù hợp
Công cụ cộng tác là yếu tố quyết định để tạo điều kiện cho đội ngũ làm việc cùng nhau. Các công cụ này bao gồm:
Bảng điều khiển cộng tác để theo dõi công việc và cung cấp thông tin chi tiết về các nhiệm vụ nhỏ nằm trong dự án lớn hơn
Công cụ cộng tác kết nối thành viên trong đội ngũ, bao gồm nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa, bất kể họ ở đâu trên thế giới. Công cụ này còn trở nên quan trọng hơn nữa trong bối cảnh làm việc kết hợp, đồng thời góp phần loại bớt rào cản trong quá trình các đội ngũ cộng tác trên phạm vi toàn thế giới
Các công cụ chia sẻ file cung cấp cho mọi thành viên trong đội nhóm quyền truy cập vào những tài liệu cần thiết
Các công cụ tích hợp tập trung tất cả phần mềm và ứng dụng tại cùng một nơi để người dùng không phải tiêu tốn thời gian di chuyển liên tục giữa những công cụ
Công cụ giám sát tiến độ trợ giúp người quản lý dự án lên kế hoạch hiệu quả hơn và đảm bảo đội ngũ thực hiện đúng lịch trình bằng cách theo dõi tiến độ trong thời gian thực
Đón nhận sự thay đổi và phát triển
Một trong những lợi ích to lớn nhất của phương pháp làm việc linh hoạt chính là tính linh hoạt và khả năng thích ứng. Đội ngũ có thể rút ra bài học từ mỗi giai đoạn nước rút nhằm áp dụng những giải pháp đổi mới nhất trong toàn bộ dự án và cả dự án tiếp theo.
Nguyên tắc làm việc linh hoạt
Không đơn thuần là một phương pháp, hình thức làm việc linh hoạt còn là cách tư duy. Đó là cách sống và làm việc. Yếu tố cốt lõi nằm ở quá trình đánh giá nhân sự và đo lường thành công bằng hiệu quả cùng kết quả, chứ không thông qua thời gian cũng như mức độ đóng góp của từng cá nhân.
Hình thức làm việc linh hoạt tuy có thể bắt nguồn từ quá trình phát triển phần mềm, nhưng không đơn thuần dành riêng cho lĩnh vực công nghệ.
Đây là cách thức quản lý dự án một cách khoa học hơn, áp dụng được trong nhiều ngành nghề trên toàn cầu. Trong thời đại làm việc theo mô hình từ xa và kết hợp, phương pháp cộng tác linh hoạt có thể trợ giúp mọi người và các đội ngũ thích ứng với những thách thức về khía cạnh kinh tế và người tiêu dùng. Những giải pháp này sẽ vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới.
Có thể bạn cũng quan tâm
Hãy luôn kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.