Nhắn tin tức thì trong doanh nghiệp: 10 quy tắc then chốt

Khám phá những điểm quan trọng nhất mà bạn nên và không nên làm khi dùng tính năng nhắn tin tức thì tại nơi làm việc.

HOạT độNG CộNG TáC TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 4 PHúT
Employee using instant messaging in the workplace

Nhắn tin tức thì trong doanh nghiệp đang lên ngôi, với lưu lượng nhắn tin tức thì (IM) đạt nghìn tỷ lượt nhắn. Trong số các phương thức cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc ngày càng phát triển, tính năng nhắn tin tức thì cho doanh nghiệp đang chứng tỏ là một trong những phương thức hiệu quả và phổ biến nhất, với lượng tin nhắn văn bản tăng 37% trong năm 2023.

Lợi ích của nhắn tin tức thì tại nơi làm việc

Lợi ích của nhắn tin tức thì tại nơi làm việc

Nhắn tin tức thì có thể giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp tại nơi làm việc theo rất nhiều cách khác nhau nếu biết cách sử dụng.

Giải đáp nhanh

Một tin nhắn có thể giải quyết vấn đề hoặc giải đáp thắc mắc với một chút gián đoạn công việc của mọi người. Theo Forbes, trung bình mỗi người mất khoảng 90 phút để trả lời email, nhưng chỉ mất 90 giây để trả lời tin nhắn.

Tính gần gũi

Nhắn tin có thể giúp mọi người, kể cả nhân viên làm việc theo hình thức kết hợp hay từ xa, đều cảm thấy mình là một phần của tập thể mà không cần họp hành. Qua tính năng IM, bạn cũng có thể hiểu hơn về cảm xúc của mọi người, từ đó nắm bắt ý kiến và thái độ nhanh chóng mà không cần thực hiện các cuộc khảo sát rườm rà.

Độ ổn định

Khác với cuộc gọi, công cụ nhắn tin tức thì để lại dấu vết giao tiếp. Và điều này tạo nên niềm tin – một cuộc thăm dò ý kiến nhân viên văn phòng của Veritas cho thấy 93% nhân viên tại Hoa Kỳ xem tin nhắn tức thì là bằng chứng đáng tin cậy cho một thỏa thuận.

Năng suất và cộng tác

Ít gây phiền toái hơn cuộc gọi, tính năng IM này hoàn toàn phù hợp với mong muốn của nhân viên Gen Z về nơi làm việc có sự phản ánh tính nhanh chóng mà họ trải nghiệm trong các lĩnh vực khác của cuộc sống. 45% nhân viên cho biết việc sử dụng các công cụ nhắn tin tức thì cho doanh nghiệp giúp tăng năng suất, còn 49% cho biết các công cụ này giúp tăng cường sự cộng tác giữa các thành viên trong đội ngũ.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

10 quy tắc nhắn tin tức thì tại nơi làm việc

10 quy tắc nhắn tin tức thì tại nơi làm việc

Để khai thác tối đa sức mạnh của công cụ nhắn tin tức thì, doanh nghiệp có thể đặt ra một vài quy tắc để mọi người cùng nhau tuân thủ.

1. Lưu ý đến tính tức thì

Nếu đã quen sử dụng email khi làm việc, bạn có thể quen với việc đọc lại và kiểm tra cẩn thận thông tin trước khi gửi. Thậm chí, bạn có thể hoãn gửi email. Bản chất tức thì của việc nhắn tin có thể là bạn gửi nội dung nào đó trước khi thực sự biết mình muốn nói gì. Do đó, hãy nhớ kiểm tra kỹ tin nhắn trước khi gửi đi.

2. Duy trì tính chuyên nghiệp

Khi sử dụng tính năng nhắn tin tại nơi làm việc, hãy nhớ rằng bạn đang ở trong môi trường chuyên nghiệp, vì vậy hãy duy trì chủ đề liên quan đến công việc cùng giọng điệu lịch sự và tôn trọng. Chẳng có gì sai khi làm sinh động tin nhắn trong doanh nghiệp bằng một vài biểu tượng cảm xúc - miễn là phù hợp với người bạn đang nhắn tin - nhưng đừng lạm dụng công cụ này.

3. Cẩn trọng với thông tin nhạy cảm

Việc lạm dụng các công cụ nhắn tin tức thì cho doanh nghiệp có thể dẫn đến những lỗ hổng về an ninh và bảo mật thông tin. Nghiên cứu về nhắn tin tức thì tại nơi làm việc cho thấy 71% nhân viên văn phòng trên toàn cầu thừa nhận đã chia sẻ dữ liệu nhạy cảm và quan trọng của công ty. Vậy nên, các tổ chức cần minh bạch về những thông tin được phép và không được phép chia sẻ.

4. Đừng để bị phân tâm

Mọi người muốn giao tiếp nhanh hơn và hiệu quả hơn tại nơi làm việc. Mặc dù nhắn tin tức thì tại nơi làm việc nhanh chóng và trực tiếp, nhưng một số nhân viên có thể cảm thấy bị áp lực khi phải trả lời ngay lập tức, điều này có thể làm họ phân tâm khỏi công việc đang làm. Tránh làm phiền vào giờ cao điểm, đừng nói vấn đề khẩn cấp trừ khi thực sự cần và sử dụng các kênh riêng cho các dự án cụ thể hoặc bài đăng không cần phản hồi ngay.

5. Tôn trọng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của đồng nghiệp

Sử dụng tin nhắn tức thì cho doanh nghiệp đồng nghĩa với việc tôn trọng giờ hành chính và thông báo vắng mặt. Hãy cân nhắc liệu bạn có thực sự cần phản hồi tin nhắn tức thì của mình ngay lập tức hay không trước khi gửi đi.

6. Đảm bảo tính hòa nhập

Với sự đa dạng của các công cụ nhắn tin tức thì cho doanh nghiệp hiện nay, điều quan trọng là phải đảm bảo mọi người đều có thể truy cập và sử dụng cùng một công cụ.

7. Bám sát chủ đề

Khi nhắn tin, có thể bạn rất muốn bắt đầu chat thoải mái, nên hãy cố gắng giữ ý thức để bám sát chủ đề. Như thế, bạn sẽ hoàn tất công việc nhanh hơn và có thêm nhiều thời gian để chat.

8. Tách biệt trò chuyện xã hội khỏi môi trường doanh nghiệp

Có nhiều lợi ích đáng kể khi dành không gian cho các cuộc trò chuyện ngoài công việc bằng tính năng IM tại nơi làm việc. Nhắn tin giúp xây dựng mối quan hệ và kết nối bạn bè – điều này đặc biệt quan trọng khi có bạn thân tại nơi làm việc là một trong những yếu tố then chốt để gia tăng sự gắn kết của nhân viên. Để tối ưu hóa giá trị của công cụ IM, hãy tách biệt công việc và trò chuyện xã hội bằng cách thiết lập các kênh trò chuyện riêng trong phần mềm nhắn tin tức thì của doanh nghiệp.

9. Biết khi nào nên dừng

Mục đích của tin nhắn tức thì là tăng tốc độ giao tiếp. Do đó, nếu bạn phải xử lý hàng loạt tin nhắn, liên tục trả lời câu hỏi và cố gắng làm rõ những gì muốn nói, việc gọi điện thoại hoặc nói chuyện trực tiếp với ai đó có thể nhanh chóng và dễ dàng hơn.

10. Sử dụng tính năng IM hợp ngữ cảnh

Nhắn tin tức thì là tính năng tuyệt vời trong việc cải thiện hoạt động giao tiếp tại nơi làm việc, nhưng không phải lúc nào cũng là kênh phù hợp cho công việc. Tin nhắn tức thì phải ngắn gọn, nên nếu bạn muốn nói thêm điều gì đó thì email sẽ phù hợp hơn hoặc bạn có thể đăng trong nhóm Workplace của Facebook. Khi cần thảo luận về những vấn đề nhạy cảm, một cuộc gặp mặt trực tiếp có lẽ là cách tốt nhất.

Đọc tiếp

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác nhóm.

Thông qua sự hợp tác, nhân viên có thể làm việc khoa học, sáng tạo và hiệu quả hơn. Sau đây là cách để đội ngũ cộng tác hiệu quả.

Cộng tác | Thời gian đọc: 3 phút

Cộng tác đa ngành

Khám phá các bí quyết quan trọng để cải thiện hoạt động cộng tác đa ngành, bao gồm những lợi ích khi có nhiều quan điểm khác nhau và cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm tại nơi làm việc.

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 8 phút

Cách cộng tác hiệu quả trong đội ngũ liên chức năng

Tìm hiểu cách khuyến khích sự cộng tác trong đội ngũ liên chức năng, đồng thời nắm rõ cách làm tốt nhất cũng như những khó khăn để tận dụng hiệu quả hơn sự cộng tác giữa các đội ngũ